Die 20 häufigsten Fehler auf dem Weg in die Selbstständigkeit

Eine Firma gründen und ein eigenes Unternehmen führen, das ist gerade in der Anfangsphase eine große Herausforderung. Viele Selbstständige machen ähnliche Fehler – und das ist völlig normal. Wir erklären Dir, wie Du sie am besten umgehst und Dich bestmöglich auf Deine Selbstständigkeit vorbereitest. 

Einige Selbstständige unterschätzen den Mehraufwand durch Buchführung, Akquise und vieles mehr, den sie im Gegensatz zu Angestellten betreiben müssen, und erhoffen sich mehr freie Zeit durch die Selbstständigkeit. Andere stürzen sich in die Arbeit und planen kaum noch Zeit für Partnerschaft, Familie, ausgleichende Hobbys und soziales Umfeld. Die Selbstständigkeit braucht Energie – ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit hilft Dir, diese Kraft auch über längere Zeit zu erhalten. 

Selbstständige sind mit hohen Sozialabgaben konfrontiert, die sie selbst abführen müssen. Hinzu kommen hohe Krankenkassenbeiträge und die Gewerbesteuer. Auch Aufgaben wie Buchhaltung oder die Kundenakquise, die direkt keine Einnahmen einbringen, müssen bei der Berechnung des Stundensatzes berücksichtigt werden. Außerdem müssen Leerlaufzeiten ausgeglichen werden können, wenn die Aufträge mal ausbleiben. Grob gesagt, bleibt Dir bei der Selbstständigkeit nur die Hälfte des in Rechnung gestellten Stundensatzes als Gewinn: Überlege also genau, wie viel Geld Du monatlich erwirtschaften musst, um alle Kosten zu decken und gut leben zu können. Außerdem hilft ein Blick auf die Konkurrenz, um Deinen Stundensatz zugleich wettbewerbsfähig zu kalkulieren.

Eine gute Beziehung zur Kundschaft ist wichtig, denn nur dann wird ein Unternehmen weiterempfohlen. Im Umgang solltest Du daher immer professionell, authentisch und freundlich sein. Aber als Freischaffender musst Du Dir auch nicht alles gefallen lassen: Wenn Du Deine Auftragslage im Blick hast, kannst Du komplizierte Projekte oder unangemessen schwierige Kundschaft auch durchaus ablehnen, um Deine Zeit und Energie in rentablere Projekte zu investieren. 

Sorge stets dafür: Dass Dein Kalender auch in den nächsten Monaten gut gefüllt ist: Wer erst nach Abschluss eines Auftrags nach neuen Projekten sucht, läuft Gefahr, in Leerlauf zu geraten. Diese Zeiten sind nicht ungefährlich, denn sie können Deine Ersparnisse schnell aufzehren – und Dich auch psychisch belasten. Nutze also Dein persönliches Netzwerk (online und offline), um stetig Aufträge zu generieren. Durch Mundpropaganda, Teilen auf sozialen Netzwerken und Kontaktvermittlung kannst Du Deine Reichweite erhöhen, mit tollen Projektergebnissen Werbung für Dich machen und – im Idealfall – eine vorausschauende Planung sichern. 

Wenn die Akquise läuft und Du immer mehr Menschen von Deinen Qualitäten überzeugst, ist das toll – doch achte darauf, Dich nicht zu überlasten. Wer nicht “nein” sagen kann und zu viele Aufträge auf einmal annimmt, schadet sich auf lange Sicht. Durch Überforderung lässt die Qualität der Arbeit nach und es entstehen Verzögerungen, die Deinen guten Ruf ins Gegenteil verkehren können. Wer also regelmäßig Nächte durcharbeitet, sollte dringend seine Kapazitäten neu überdenken. Aber auch hier macht Übung den Meister: Mit der Zeit kannst Du immer besser einschätzen, wie viel Zeit und Kraft jeder Auftrag in Anspruch nimmt.  

Die Buchhaltung stellt viele Einsteiger gerade bei fehlender Erfahrung vor erhebliche Herausforderungen. Sie benötigt viel wissen – und Zeit, die Du sinnvoller in Aufträge investieren könntest. Fehler können außerdem zu Problemen mit dem Finanzamt und langwierigen Korrekturen führen. Es ist also ratsam, schon früh die Unterstützung einer Steuerberatung in Anspruch zu nehmen. 

Übrigens: Wer als Kleinunternehmer:in erfolgreich gründen will, dem sei ein Kassensystem ans Herz gelegt: In diesem Beitrag erfährst Du, warum eine Registrierkasse und Kleingewerbe nicht nur in Sachen Buchhaltung unbedingt zusammengehören.

Selbstständige und Freiberufler können vor allem zu Beginn schwer vorhersagen, wie viel sie erwirtschaften werden. Da vor allem Freelancer für Projekte arbeiten, schwankt ihr Einkommen ständig. Versuche daher, bei jedem abgeschlossenen Auftrag oder Geschäftsmonat etwas Geld als “Puffer” für Zeiten ohne Aufträge beiseite zu legen. 

Hinweis: Separate Konten für “Wirtschaftsgeld” und Rücklagen können helfen, hier nicht den Überblick zu verlieren. Es ist außerdem sinnvoll, zum Beispiel in Form einer privaten Rentenversicherung in die Altersvorsorge zu investieren.  

Jeder macht mal Fehler. Bei Angestellten ist in der Regel das arbeitgebende Unternehmen in der Pflicht – Selbstständige und Freischaffende müssen dagegen selbst für den entstandenen Schaden aufkommen. Um im Schadensfall nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten, solltest Du eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen, die Schadensersatzansprüche in Höhe einer festgelegten Deckungssumme übernimmt. Ob Du darüber hinaus eine Gewerbeversicherung oder andere Arten von Versicherungen benötigst, klären wir unserem Blog.

In diesem Beitrag erfährst Du außerdem speziell, welche Gastro-Versicherungen Du abschließen musst und welche empfehlenswert sein können.

Selbstständige arbeiten oftmals deutlich mehr als 40 Stunden in der Woche. Vor allem zu Beginn ist das nicht unüblich, da viele Arbeitsabläufe erst mit der Zeit etabliert werden müssen und viel Zeit für den Aufbau eines festen Kundenstamms benötigt wird. Vergiss jedoch bei aller Arbeit und allem Engagement nicht, dass Körper, Seele und Geist auch Pausen brauchen: Du solltest also auch eine realistische Urlaubsplanung anstreben. 

Eine langfristige Projektplanung hilft dabei, Deine Aufgaben so zu erledigen, und eine gute Finanzplanung sichert das Urlaubsbudget – so kannst Du mit gutem Gewissen ein paar Tage freinehmen und Deine Energiespeicher wieder auffüllen.

Welche Aufgabe schiebst Du vor Dir her? Um welche Tageszeit arbeitest Du am effektivsten? Helfen Dir To-Do-Listen bei der Übersicht Deiner Aufgaben? Was musst Du täglich oder regelmäßig erledigen?

Als Freischaffender kannst Du Deine Zeit frei einteilen – dabei musst Du nur beachten, wann Du Kund:innen oder Lieferant:innen erreichen kannst. Eine gute Organisation hilft Dir, Deine Zeit effektiv zu nutzen. Dabei kannst Du “altmodisch” einen Kalender verwenden, um regelmäßige Aufgaben eintragen und die Aufgaben für die nächsten Tage zu planen. Hier kann es helfen, Aufgaben, die Du nicht gern erledigst, gleich als erstes abzuarbeiten – so hast Du den Kopf wieder frei. Für das Zeitmanagement auf moderne Art gibt es außerdem verschiedene Apps, die den Arbeitsalltag von Unternehmer:innen erleichtern können. 

Natürlich kannst Du für Freunde und Bekannte auch mal “schnell etwas nebenbei” erledigen. Doch achte darauf, dass Du nicht zu vielen Menschen umsonst einen Gefallen tust – schließlich willst Du mit Deinem Talent oder Unternehmen Geld verdienen. Wer Deine Arbeit zu schätzen weiß, wird das gern verstehen: In einem Neukundengespräch finden Selbstständige heraus, wie Kunden ticken, welche Vorstellungen sie haben, ob diese umsetzbar sind und welchen Preis sie dafür zahlen wollen. Mit etwas Erfahrung wirst Du bald schnell feststellen können, ob ein Auftrag den Aufwand wert ist oder nicht. 

Verspätete Zahlungen solltest Du nicht dulden: Je mehr sich Überweisungen verschieben, desto höher ist das Ausfallrisiko für Selbstständige, die in dieser Zeit in Vorleistung gehen müssen. Nicht hinter jedem Zahlungsverzug steckt jedoch eine kriminelle Absicht: Meist ist Deine Rechnung vermutlich einfach untergegangen. Es ist also ratsam, zuerst eine kooperative Lösung anzustreben. Eine Zahlungserinnerung oder ein Gespräch über Ratenzahlung kann Lösungen bringen. Sollte auch das die Zahlung nicht beschleunigen, solltest Du eine Mahnung schicken. 

Hinweis: Zahlt ein Kunde trotz mehrfacher Mahnung nicht, hilft nur der Rechtsweg. Unter Umständen wird dazu ein Anwalt oder ein Inkassobüro nötig sein. Dabei kann es sein, dass das Geld erst mit hohem Verzug auf dem Unternehmenskonto eingeht. 

Angehende Unternehmer:innen können sich im Vorfeld bei Verbänden, Kammern und Unternehmensberatern informieren und einen Gründerfahrplan erarbeiten, in dem die wesentlichen Schritte der Gründung aufgelistet sind. Bei der Wahl der Rechtsform oder bei der Ausarbeitung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist eine Beratung ebenfalls unverzichtbar. Auch bei Fragen zum Geschäftsalltag, Buchhaltung, Steuern u. ä. können Berufs- und Branchenverbände hilfreiche Tipps geben.

Eine gute Idee und viel Herzblut sind der Anfang – doch damit eine Geschäftsidee richtig ausgereift, braucht es noch etwas mehr. Prüfe den Markt auf Konkurrenz und vergleiche Angebot und Preise mit Deinen Vorstellungen. Sammle Informationen über Deine Branche, über Regeln und Möglichkeiten, und führe eine Marktanalyse durch: Wirst Du als weitere:r Anbieter:in noch “gebraucht”? Was machst Du anders  oder besser als die Mitbewerber:innen? Ideal ist, wenn sich Dein Produkt eindeutig von den Mitstreitenden abhebt und vielleicht sogar ungenutzte Nischen besetzt. Sei hier offen und ehrlich mit Dir selbst und prüfe Deine Idee – vielleicht entdeckst Du sogar noch neues Potenzial.

Der Businessplan ist das Kernstück einer Gründung und muss dementsprechend sorgfältig erstellt werden: Du brauchst ihn für Kreditanträge bei der Bank, für mögliche Investoren und auch, um eventuelle Fördermittel zu beantragen. Außerdem wird Deine Geschäftsidee hier noch einmal konkret auf den Prüfstand gestellt: Es geht um Zahlen und Fakten, außerdem fließt Deine Konkurrenzanalyse hier ebenfalls ein. Am Ende sollte deutlich werden, welchen Vorteil Dein Produkt der Kundschaft bringt. Bei uns erfährst Du darum auch, wie Du einen Businessplan erstellen kannst. In einem weiteren Artikel zeigen wir Dir außerdem, wie Du in Deinem Businessplan Fehler vermeidest.

Der Umsatz eines Unternehmens stabilisiert sich meistens erst nach einer gewissen Zeit und gerade in der Anfangsphase nicht klar ist, wie viel es erwirtschaften wird, daher ist besondere Vorsicht bei der Kalkulation geboten. Bei der Gründung sind in den meisten auch Fremd- oder Fördermittel erforderlich, d. h. Du kannst die nötigen Mittel nicht nur aus eigener Tasche aufbringen. Kalkuliere hier so knapp wie möglich, aber so weitblickend wie nötig, damit Du nicht in Geld- oder Rückzahlungsschwierigkeiten kommst. Berücksichtige bei der Berechnung der benötigten Mittel für die nachfolgenden Geschäftsmonate auch eventuelle Personalkosten (Lohnkosten) und – ganz wichtig – Deine eigenen Lebenshaltungskosten. 

Das Geheimnis effektiver Werbung ist die Definition der richtigen Zielgruppe. Wenn Du weißt, wen Du ansprechen willst, wer sich für Dein Produkt interessiert und wo Du diese Menschen am besten kontaktierst (Stichwort: Warenpräsentation), hast Du bereits die wichtigsten Eckpunkte, um erfolgreich zu werben. Die nächsten Schritte sind eine ausgereifte Markenidentität (Brand) und eine gute Strategie. Um mit allen drei Elementen Marketing und Vertrieb zu verbinden, kann Dir ebenfalls eine gute Beratung helfen.

Achte auf Datensicherheit: Alle Deine Geschäftsdaten solltest Du durch sogenannte Back-ups, also regelmäßige Sicherheitskopien, und gute Passwörter sichern. Einfache oder mehrfach verwendete Passwörter oder kein ausreichender Virenschutz können außerdem zu Problemen führen. Vor allem für Online-Shops kann sich auch eine Cyber-Versicherung gegen Hackerangriffe u. ä. lohnen: Lass Dich hier am besten ebenfalls beraten.

Stelle am besten vor der Gründung sicher, dass Deine Marke, Deine Produkte, der gewünschte Domainname für Deine Website und möglicherweise nötige Patente rechtlich einwandfrei sind, um Dich gegen Vorwürfe zu wappnen und Deine Idee zu schützen. 

Fehler in der Kommunikation, unterschiedliche Vorstellungen und Uneinigkeit über die Verantwortungsbereiche kommen vor, doch Du solltest die Notbremse ziehen, bevor sie sich negativ auf die Beziehung zu Investoren und Mitgründer:innen auswirken. Bemühe Dich daher jederzeit um sachlichen Austausch bemühen, informiere Dich ausreichend und strebe Kompromisse an, die alle Beteiligten gern mittragen. 

Eine Gründung und der Start mit dem eigenen Geschäft sind eine spannende Zeit, in der oft auch mal die Nerven blankliegen: Das ist ganz normal. Doch aus Fehlern lernt man bekanntlich am besten: Lass Dich also nicht aus der Ruhe bringen, sondern informiere Dich bei Experten, hol Dir komptente Hilfe und finde so letztlich Deinen ganz eigenen Weg zum erfolgreichen Alltag in der Selbstständigkeit.

Weitere Tipps

Ob Unternehmensnachfolge, GbR gründen oder Kleinunternehmen gründen: In unserem Blog findest Du viele hilfreiche Beiträge rund um die Themen Firma gründen, Businessplan erstellen und Unternehmensfinanzierung.