6 Dinge, die Unternehmer am Jahresende erledigen müssen

Der Countdown läuft! Für Einzelhandel und Gastronomie bedeutet das noch einmal viel Arbeit. Doch zum Jahreswechsel geht es nicht nur um Umsatz: Bevor das neue Jahr beginnen kann, gibt es für Unternehmer organisatorisch einiges zu erledigen – wir erklären, worauf Du jetzt achten musst und was zu tun ist.

Papiere sortieren – alle Jahre wieder: Als Kaufmann bzw. Kauffrau musst Du jedes Geschäftsjahr buchhalterisch abschließen und auswerten. Dies geschieht mit dem Jahresabschluss. Dazu sind folgende Unterlagen vorzubereiten:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Anhang und Lagebericht

Kleingewerbe oder Freiberufler, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, erstellen als Jahresabschluss eine Einnahmenüberschussrechnung. 

Beim Finanzamt musst Du das Ganze zwar erst zum 31. Juli des kommenden Jahres einreichen, aber gerade, wenn es in Deinem Geschäft zwischen den Jahren ruhig ist, kannst Du die “tote” Zeit jetzt sinnvoll nutzen. Und damit Du dabei nicht allein dastehst, kommen wir gleich zum nächsten Punkt!

Wenn Du Deine Unterlagen noch nicht über den Steuerberaterzugang in Deinem ready2order Kassensystem abrufen lässt, solltest Du jetzt einen Termin mit Deiner Steuerberatung vereinbaren. Informiere Dich zum einen, was Du noch an Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen musst – und zum anderen, welche steuerlichen Optimierungsmaßnahmen für Dich infrage kommen könnten. Gewinnfreibeträge, Abschreibungen und viele andere gehören zu den Steuermaßnahmen zum Jahreswechsel, über die Deine Steuerberatung Dich genau informieren kann – und auch diese beiden (einfacheren) Optionen:

Last-Minute-Anschaffungen und Investitionen 

Stehen größere Anschaffungen an, die Du sowieso bald tätigen willst? Gibt es sinnvolle Anlässe, um zu investieren? Dann kannst Du diese Ausgaben vorziehen, um die entsprechenden Abschreibungen auch schon für 2021 vorzunehmen und so Deinen Gewinn (und damit die Steuerlast) zu mindern. Bedenke aber auch, dass alles, was Du jetzt neu anschaffst, auch bei der Inventur auftauchen muss und ggf. den Aufwand erhöht.

Spenden 

Auch Spenden lassen sich steuerlich absetzen: In diesem Fall stimmt also das Sprichwort “Wer Gutes tut, bekommt Gutes zurück”. Kennst Du eine Organisation, die Du längst einmal unterstützen wolltest, oder willst Du dem örtlichen Fußballverein einen Satz neue Trikots schenken? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.

Zum Jahresbeginn werden vermehrt Kassenprüfungen durch das Finanzamt durchgeführt. Doch keine Angst: Hier geht es ganz einfach um eine ordentliche Buchführung – und die kannst Du im Zuge des Jahresabschlusses gleich mit vorbereiten. 

Mit guten Arbeitsbedingungen für die Prüfer und vollständigen Papieren kannst Du die Beamten freundlich stimmen und ersparst Dir selbst eine Menge Stress. 

Kassennachschau: So bist Du vorbereitet – wir geben Tipps und erklären Dir den Ablauf.

Das reimt sich nicht nur, sondern sorgt auch für Freifläche in Regalen und Ordnern. In Deutschland gelten für die Aufbewahrung unterschiedliche Fristen. Folgende Unterlagen aus dem Jahr 2011 und früher kannst Du laut Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nun entsorgen:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Fahrtenbücher
• Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

Weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahr 2015 und früher können nun laut Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren ebenfalls in den Schredder wandern:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen und Verträge

Und wenn Du schon dabei bist, Deine aufbewahrten Unterlagen zu prüfen, dann nutze die Gelegenheit, um abgeschlossene Verträge zu prüfen:

• Telekommunikation (Internet, Telefon)
• Miete und Pacht
• Leasing
• Personal
• Dienstleistungen
• Versicherungen
• Softwareprogramme und Lizenzen

Brauchst und nutzt Du alle abgeschlossenen Verträge – oder kannst Du manches kündigen und damit Deine Kosten senken? Dann notiere Dir mögliche Kündigungsfristen und -zeitpunkte gleich im Kalender oder stelle Dir eine automatische Erinnerung fürs nächste Jahr.

Falls Du an diesem Punkt angekommen sein solltest, möchten wir Dir erst einmal unseren Respekt aussprechen – und Dich daran erinnern, dass Du viel geschafft hast. Und wir hoffen, dass für Dich nicht nur die Abmeldung, sondern vor allem die schönen, mutigen und fröhlichen Momente in Erinnerung bleiben.

Um Dein Unternehmen zum Jahresende abzuwickeln, musst Du Dein Gewerbe abmelden:  Hier wird der zuständigen Behörde mit einem speziellen Formular das Ende der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens angezeigt. Zuständig sind – wie auch bei der Gewerbeanmeldung – Gemeinde bzw. Ordnungsamt am Geschäftssitz.