Kassenführung: So führst Du das Kassenbuch richtig
Eine wasserdichte Kassenführung ist entscheidend für die ordnungsgemäße Buchhaltung. Doch was ist entscheidend für die Kassenführung? Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich es? Und wer braucht sowas überhaupt?
Wir haben die Antworten! In unserer praktischen Anleitung erfährst Du außerdem, wie Du sicherstellst, dass Finanzprüfer bei Deiner Buchhaltung nichts zu beanstanden haben.
Was ist ein Kassenbuch? Welche Arten von Kassen gibt es?
Kassenbuch und Kassenführung sind zwar miteinander verwandt, doch beide Begriffe werden oft verwechselt und sorgen für Unklarheiten. Deshalb werfen wir zur Abgrenzung einen Blick auf die einzelnen Begriffe und klären, wozu das Kassenbuch genutzt wird, und welche Arten von Kassen es gibt:
| BEGRIFF | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Kassenbuch | Ein Journal, das die einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig abbildet. In der Praxis sind es digitale Kassenbücher, die alle Vorgänge automatisch aufzeichnen. |
| Registrierkasse | Oftmals synonym mit dem Begriff Kassensystem verwendet; tatsächlich handelt es sich hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen, die für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen benutzt werden. |
| Offene Ladenkasse | In der Regel wird darunter ein Aufbewahrungsgegenstand (Zigarrenkiste, Geldkassette, Schublade) für Bargeld verstanden, der keine technische Ausstattung hat. |
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Seit 2016 besteht für alle Unternehmer und Gastronomen, die einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro und Bareinnahmen von mehr als 7.500 Euro überschreiten, die Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung ihrer Einnahmen; die sogenannte Kassenpflicht. Damit diese Pflicht geltend gemacht wird, müssen beide Umsatzgrenzen überschritten werden. Seit April 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.
Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Buchführung sicher?
Eine richtige Buchführung heißt, alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens mit korrekten Buchungssätzen zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest.
Jedes Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:
- Fortlaufende, einmalige Nummerierung (Belegnummer)
- Steuersatz
- Datum des Eintrags
- Buchungstext
- Höhe der Einnahmen bzw. Ausgaben
- Kassenstand
Es wird dabei aber nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung du dich letztendlich entscheidest. Hier gibt es zwei Varianten:
- Manuelle Kassenbuchführung (Excel)
- Elektronische Kassenführung
Beide Methoden verlangen eine Aufzeichnung, die vollständig, sowie sachlich und zeitlich zugeordnet ist.
readyInsight: Eine elektronische Kassenbuchführung erleichtert dir viele Prozesse enorm. Das händische Eintragen des Kassenzählprotokolls fällt komplett weg. Zudem ist die Archivierung um ein vielfaches leichter.
Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung muss ein Beleg ausgestellt werden. Grundsätzlich gilt: Wenn Geld in oder aus der Kasse fließt, muss dies festgehalten werden! Jeder Geschäftsvorfall muss also nachvollziehbar, vollständig und richtig sein. Außerdem dürfen sie nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Das bedeutet, dass es für jede Änderung in der Kasse ein neuer Eintrag geben muss. Um deine Buchhaltung richtig zu führen, darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben; ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenstand.
Jeder Beleg muss folgende Inhalte aufweisen:
- Name des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese werden für die Identifikation des jeweiligen Geschäftsvorfalls benötigt)
- Ausstellungsdatum des Belegs
- die handelsübliche Bezeichnung
- die Menge der Ware bzw. Dienstleistung
- Betrag (der Barzahlung)
Seit April 2017 müssen außerdem zusätzlich folgende Bestandteile auf einen Beleg:
- die Kassenidentifikationsnummer
- der Betrag der Barzahlung (nach Steuersätzen getrennt)
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Weiters muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können. Tägliche Einnahmen und Ausgaben müssen zeitgerecht erfasst werden; dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto.
Prüfer können jederzeit unangemeldet in den Laden kommen und einen Kassensturz vornehmen. Dies bedeutet, dass die Daten in kürzester Zeit auswertbar sein müssen. Bei solch einer Prüfung sind sowohl Kassenbuch, Tagesabschluss (Z-Bon), Zählprotokoll und die dazugehörigen Belege vorzuweisen. Je nach Umfang der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht monatlich oder gar wöchentlich abgeschlossen und handschriftlich unterschrieben werden.
Excel-Kassenbücher haben ausgedient
Die Kassenbuchführung in Excel – meist anhand einer Kassenbuch-Vorlage – war bis vor einigen Jahren noch eine gängige Praxis; davor sogar handschriftliche Buchführung. Da dies nicht mehr der Registrierkassenpflicht entspricht, sind Kassenbücher in Excel nicht mehr erlaubt. Der Grund dazu ist, dass Kassenbucheinträge in Excel nämlich jederzeit bearbeitet werden können, und dadurch also nicht vor Manipulation geschützt sind.
Fazit ist: Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft – und am besten sucht man sich dafür gleich ein Anbieter, der sich den laufenden Veränderungen fristgerecht anpasst!
Die Kassenbuchführung beginnt mit der richtigen Kasse
Um finanzamtkonform zu wirtschaften, müssen Unternehmer also eine geeignete Kasse kaufen. Du investierst damit nämlich nicht nur in die Finanzamt-Tauglichkeit, sondern ersparst Dir mit der richtigen Kasse auch viel Zeit und Sorgen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter. Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu verändern, und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.
Übrigens: Die Entwicklung geht zur Kartenzahlung. Die Gründe für den Trend zur kontaktlosen Zahlung haben wir hier zusammengestellt. Die passende Hardware findest Du in unserem Online-Shop.
Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?
Wenn Du Dein Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führst, müssen zusätzliche Punkte beachtet werden.
| RECHTLICHE ANFORDERUNGEN | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Belegerteilungspflicht |
Eine Alternative zur Einzelaufzeichnung ist der Z-Bon; das ist im Prinzip nichts anderes als der Tagesabschluss. Dieser fällt ebenfalls unter die Aufbewahrungspflicht. Der Z-Bon muss folgende Inhalte aufweisen:
Die Zahlungsart und der Kassenbestand müssen auf null gesetzt sein. |
| Lückenlose Erfassung und Manipulationsschutz |
Hinter dem QR-Code verbirgt sich die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers. Mit dieser Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine mögliche Datenmanipulation würde daher die chronologische Bar-Umsatz-Kette unterbrechen und wäre somit nachweisbar. |
| Aufbewahrungspficht |
Jede Aufzeichnung muss für 7 Jahre entweder in Papierform, mittels optischer Archivierungssystemen oder in elektronischer Form gespeichert bzw. behalten werden. |
Außerdem gab es Ende 2017 erstmals die Jahresbelegprüfung. Dabei müssen Unternehmer zum Jahresende den Jahresbeleg ausdrucken und dann mittels Handy-App prüfen.
Finde die optimale Software
Seit dem 1. Januar 2017 steht fest, wie eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aussieht. Daher ist man sich auch im Klaren, welches elektronische Kassensystem alle Kriterien für die Führung des Kassenbuchs erfüllt.
So weit, so gut – doch die Anforderungen an Kassenbücher sind oftmals sehr komplex. Da auch elektronische Kassen steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme.
Für alle, die sich nicht mit den Details herumschlagen wollen, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt, um die gesetzlichen Anforderungen an das Kassenbuch zu erfüllen.
Das Wichtigste zur Kassenführung
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt Dich dabei und nimmt Dir das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparst Du Dir viel Zeit, jedoch auch das Geld, was Du sonst in einer Steuerprüfung zahlen müssten.
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Sabine Amler
Senior Content Manager
Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Dieses Know-how verbindet sie mit langjähriger Erfahrung im Bereich SEO und Marketing.
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