Wie Sie die Kalkulation in der Gastronomie meistern

Die Getränke-, und Speisenkalkulation nimmt in der Gastronomie einen wichtigen Stellenwert ein. Mit der Kalkulation in der Gastronomie beschäftigen sich Restaurant- und Café-Besitzer nicht nur am Anfang bei der Lokal-Eröffnung.

Die Preisgestaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäfts und sollte das richtige Preis-Leistungsverhältnis des eigenen Angebots widerspiegeln.

In diesem Beitrag lernen Sie

  1. Was eine Preiskalkulation ist
  2. 3 bewährte Preiskalkulations-Methoden und wie Sie diese anwenden
  3. Auf welche Faktoren Sie beim Verkaufspreis achten müssen

Was versteht man unter Preiskalkulation?

Sollte ein Stück Kuchen in einem Café 2,50€ oder besser 3,50€ kosten? Viele Gastronomen verzichten auf eine genaue Kalkulation und hören auf ihr Bauchgefühl. Oft kann das jedoch schief gehen, indem durch zu niedrige Preise die Kosten nicht gedeckt, oder keine Gewinne erzielt werden und die Konkurrenzfähigkeit darunter leidet. Überlegen Sie sich also genau wie Sie Ihre Verkaufspreise kalkulieren, um eine ausreichende Gewinnspanne zu erzielen.

#1 Die altbewährte Gastronomie Kalkulation

Dies ist die einfachste und schnellste Preiskalkulation. Vor allem kleine Betriebe verwenden diese schnelle Berechnungsmethode. Hier wird von den Branchen-Durchschnittskosten ausgegangen, welche im Unternehmen anfallen.

Verkaufspreis = Materialkosten x 3

Warum Materialkosten x3? Der Verkaufspreis umfasst somit Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn.

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Um einen “schöneren” Verkaufspreis zu erlangen, sollte nicht auf das Runden vergessen werden. Dabei können Sie sich überlegen, ob sie 10,30 Euro oder 10,50 Euro als einen angemessenen Preis empfinden.

Vorteile der schnellen Kalkulation

  • Zeitersparnis
  • Für Einsteiger besser geeignet

Nachteile der schnellen Kalkulation

  • Diese Berechnungsmethode kann nur für Speisen eingesetzt werden, bei welchen Materialkosten (= Einkaufspreis) vorliegen.
  • Verrechnet man bei größeren Portionen oder Getränken einfach das Doppelte, werden auch die Reinigungs- und Bestellkosten doppelt gerechnet. Der Kaufreiz für den Kunden ist außerdem größer, wenn der Preis für ein kleines Soda von 1,70 Euro nicht auf 3,40 Euro für ein großes Soda verdoppelt, sondern z.B. nur auf 2,90 Euro, erhöht wird.
  • Die Konkurrenz und der Standort wird bei dieser Kalkulationsmethode komplett außer Acht gelassen, dabei sind das  wesentliche Bestandteile.

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#2 Gastronomie-Preiskalkulation – die genaue Kalkulationsmethode

Die genaue Preiskalkulation ist heute einer der gängigen Preiskalkulationen in der Gastronomie und wird gegenüber der schnellen, altbewährten Kalkulation vorgezogen.

Von welchen Faktoren hängt die Preiskalkulation ab?

Der Verkaufspreis setzt sich aus fünf unterschiedlichen Preisberechnungen und Kosten zusammen:

  1. Warenpreis (= Einkaufspreis)
  2. Gemeinkosten
  3. Personalkosten
  4. Gewinnmarge
  5. Mehrwert-/ Umsatzsteuer

Die Kalkulationsformeln:

  1. Einkaufspreis + 40% für die Lagerung + 30% Gemeinkosten + Eigenkosten + 20% bis 40%  kalkulierter Profit = Grundpreis
  2. Grundpreis + 17% bis 20% Personalkosten = Nettoverkaufspreis
  3. Netto-Verkaufspreis + 20% Mehrwertsteuer = Brutto-Verkaufspreis

Bruttoverkaufspreis-beispiel-gastronomie

Der Warenpreis und Warenkosten

Beim Waren,- bzw. Einkaufspreis handelt es sich um die Ausgaben für  verwendete Lebensmittel, die Liefer-, und Transportkosten, sowie sonstige Kosten. Der Löwenanteil des Warenpreises fällt auf die Qualität und Menge der Lebensmittel. Sonstige Kosten fallen auf die Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen etc. Natürlich sollte immer ein möglichst günstiger Preis beim Händler ausgehandelt werden. Dabei gilt es die beste Qualität für den geringsten Preis zu erzielen. Außerdem muss es eine klar vorgegebene Portionsgröße geben, damit genau errechnet werden kann, wie viel Geld für eine Portion ausgegeben wurde.

Tipp: Registrierkassen in der Gastronomie helfen dabei, die wichtigsten Umsatzdaten zu erfassen.

Bäckerei Registrierkasse

Gemeinkosten

Die Gemeinkosten umfassen alle fixen und variablen Kosten, die innerhalb des Betriebes entstehen. Dazu zählen: Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren, Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren, Schaufenstergestaltung und Marketingausgaben.

Personalkosten

Hier werden alle Kosten aufgelistet, die das Personal und die Kalkulation in der Küche betreffen. Diese sind u.a. Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld, Sozialversicherungsabgaben.

Unter die Personalkosten fallen beispielsweise auch die Buchhaltung, das Reinigungspersonal, sowie die Geschäftsführung.

Preise in der Gastronomie berechnen

Gewinnmarge

Die Marge ist der Gewinn, der bei der Preiskalkulation aufgeschlagen wird. Sie hängt vom jeweiligen Produkt ab. Bei Getränken ist die Marge im Regelfall größer, als bei Speisen. Der Gewinn ist für das unternehmerische Wachstum sehr wichtig, da dadurch Investitionen, wie der Kauf von Maschinen und Geräten oder die Eröffnung einer weiteren Filiale, getätigt werden können. Je höher die Nachfrage an Ihren Speisen und Getränken ist, desto höher ist auch der Gewinn.

Steuern

Die Steuerabfuhr an den Staat darf auf keinen Fall vergessen werden. Diese beträgt in Österreich 20%.

#3 Mischkalkulation mit Aufschlagsfaktor – Wareneinsatzquote

Im Gegenteil zur Methode #1 basiert die Mischkalkulation auf den Gegebenheiten des Marktes und nicht auf den Materialkosten. Dabei werden geringe Gewinne oder sogar Verluste bei manchen Artikeln durch hohe Gewinne bei anderen ausgeglichen.

Je nach Preisgestaltung und Artikelart unterscheidet man in der Mischkalkulation zwischen

  1. Schlüsselartikeln
  2. Zugartikeln
  3. Kompensationsartikeln

Schlüsselartikel sind meist Produkte von hoher Qualität, die zu einem günstigen Preis angeboten werden, und dienen dazu, sich von Konkurrenten abzuheben.

Zugartikel sind besondere Angebote, mit denen Kunden gelockt werden. Diese günstigen Artikel binden zwar Kunden, erzielen jedoch kaum Gewinn.

Kompensationsartikel, die zu normalen bis höheren Preisen angeboten werden, sollen das ausgleichen.

Um den Mindestpreis zu erhalten werden auch hier die gesamten Kosten zusammengerechnet. Der Aufschlag auf den Warenpreis variiert dann.  Beim Bierverkauf sind es etwa 300%, bei einem Kaffee sogar 700-1000%.

Grundsätzlich gilt, dass der gesamte Warenpreis aller Speisen und Getränke in etwa 30% des Gesamtumsatzes ausmachen sollte. Bei manchen Speisen ist der Aufschlag höher, bei anderen niedriger. Allerdings ist nur das Endergebnis entscheidend.

Ist die Mischkalkulation den Aufwand wert?

Mit der Wareneinsatzquote lässt sich die Effizienz des Wareneinsatzes messen. Das heißt, Sie können damit vergleichen, ob sich die anfallenden Kosten für die Herstellung eines Produktes lohnen.  

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro ( = Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (=Verkauf) x 100

wareneinsatzquote-gastronomie

Je niedriger die Wareneinsatzquote ist, desto effizienter wurde gehandelt.

Dabei gelten folgende Faustregeln:

  • Der Preis der angebotenen Produkte muss mindestens so hoch sein, wie der Deckungsbeitrag.
  • Die Speisen, die den größten Gewinn bringen sollten aktiv vermarktet werden und dem Kunden empfohlen werden, so können größere Gewinne erzielt werden.

Marktpreise sollten beobachtet werden

Der Marktpreis legt den den maximalen Preis fest, welchen der Gast bereit zu zahlen ist. Je höher der Marktpreis ist, desto größer ist der Unterschied zum Mindestpreis. Das bedeutet, dass bei einer großen Differenz auch der Gewinn höher ist.

Um den Marktpreis in der Umgebung ausfindig zu machen, sollte die Konkurrenz beobachtet werden. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, was in Ihrer Umgebung angeboten wird und zu welchen Preisen die Speisen und Getränke verkauft werden, die Preise der Mitbewerber dürfen als Richtlinie gelten, jedoch sollten Sie nicht auf Ihren eigenen Kosten sitzen bleiben.

Kunden orientieren sich im Regelfall an sogenannte Preisschwellen, da macht es oftmals wenig aus, wenn der Preis 8,50 Euro oder 8,80 Euro ausmacht. Trotzdem hat jeder Gast einen gewissen Preiskatalog von Getränken und Speisen im Kopf, an welchem er sich orientiert.

Merke: Der Marktpreis legt den Höchstpreis fest, der die maximale Zahlungsbereitschaft der Kunden darstellt. Dieser wird durch die Nachfrage bestimmt und kann daher nicht beeinflusst werden.

Je höher der Marktpreis, desto höher die Differenz zum Mindestpreis.

Tipp: Wenn der gegebene Marktpreis kleiner als die eigene Kalkulation ist, müssen Sparmaßnahmen am Warenpreis vorgenommen werden, damit ein besseres Ziel erreicht wird. Eine andere Möglichkeit ist die Portionsgröße der Speisen zu verkleinern oder Gerichte von der Karte zu streichen, welche wenig Gewinn bringen und selten bestellt werden.

Wie kann ich beim Wareneinsatz in der Gastronomie sparen?

  • Einkaufspreis und Mengen genau überprüfen
  • Preise verschiedener Lieferanten vergleichen: Suchen Sie nach alternativen Lieferantenquellen, die Lebensmittel zu günstigeren Preisen anbieten
  • Lager überprüfen: Inventar, Lagerverluste
  • Wareneingang: Qualität, Preise, Menge kontrollieren
  • Rezeptur-, und Speisenkalkulation: einheitliche Rezepturen, Menge bzw. Größe der Portion, Gewicht, Einsatz von Lebensmittel, schlankere Speisekarten
  • Umgang mit Rohwaren: optimale Verwertung der Lebensmittel und Zutaten (Sparsamkeit, Verschwendung, Entsorgung)
  • Fehleinschätzung in der Kalkulation des Wareneinsatzes: In diesem Fall muss die Berechnung neu überdacht werden und/oder Artikel werden aus dem Angebot gestrichen

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Weitere Kriterien, die den Verkaufspreis beeinflussen:

In der Gastronomie ist die Preiskalkulation  wichtig, da es über den Erfolg bzw. Misserfolg des Unternehmens entscheidet. Neben den oben vorgestellten Kostenfaktoren gibt es auch noch andere Merkmale, die den Preis formen.

Zahlungsbereitschaft der Kunden (Preissensibilität)

Jeder Unternehmer sollte seine Zielgruppe kennen, denn jede Zielgruppe hat unterschiedliche Ansprüche an die Qualität der Speisen. Daraus lässt sich das Preissegment ableiten. Hat die Zielgruppe höhere Ansprüche, darf auch die Preiskalkulation etwas höher ausfallen.

Bei beliebten Produkten, wie beispielsweise Softdrinks haben Kunden eine bestimmte Preisschwelle, da sie wissen, wie viel z.B. eine Cola in einem anderen Restaurant in etwa kostet. Wenn diese Artikel zu teuer sind, betreten preissensible Kunden das Lokal erst gar nicht.

Wahl des Lieferanten (Marktangebot): Die Preise der Lieferanten sollten ständig verglichen werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie die Lebensmittel zu einem optimalen Preis/Leistungsverhältnis einkaufen. Auch sollte darauf geachtet werden, ob die Lieferanten mit sich handeln lassen oder Sonderangebote bzw. Rabatte angeboten werden.

Tipp: Je besser der Einkaufspreis, desto besser können Sie kalkulieren!

Saisonale Artikel

Die Preise können auch aufgrund saisonaler Schwankungen variieren. Hier ist es ratsam, die Speisekarte den Veränderungen anzupassen und die Produkte als Tages- oder Wochenangebot anzubieten. Auf diese Weise holt man den besten Einkaufspreis heraus. Außerdem bieten Sie ein abwechslungsreiches Angebot, das bei den Kunden sehr gut ankommt.

Rezept und Zubereitung

Ein weiterer wichtiger Kostenbestandteil, der in den Preis mit einkalkuliert werden muss, ist, welche Lebensmittel und Zutaten in das Gericht mit einfließen. Exklusive und teure Zutaten erhöhen selbstverständlich den Verkaufspreis. Auch die Portionsgröße spielt hier eine Rolle. Am besten ist es, ein einheitliches Rezept festzulegen, dass die Größe, das Gewicht, die Menge und die Art der Zutaten genauestens protokolliert.

Tipp: Bei den Vorbereitungsmaßnahmen und Verarbeitungen (z.B. Kochen, Auftauen, Zuschneiden, Reinigen usw.) der Lebensmittel werden oft Verluste gemacht. Beispiel: Fleisch, das im Rohzustand 500 g wiegt, ist beim Servieren nur noch 300 g schwer. Bei der Zubereitung muss daher darauf geachtet werden, dass nicht zu viel vom “Rohstoff” verloren geht. All das sind Faktoren, die bei der Kalkulation berücksichtigt werden müssen.

Essen-anrichten

Die Warenvorräte und Bestände sollten immer protokolliert werden. So vermeiden Sie, dass zum Beispiel verderbliche Artikel verfallen. Außerdem haben Sie stets einen Überblick über das Lager. Am einfachsten geht es, wenn Sie sich einen Melde- und Sicherheitsbestand als “eiserne Reserve” festlegen. So wissen Sie genau, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge Sie die notwendigen Lebensmittel bestellen müssen.

Tipp: Das Kassensystem von ready2order verwaltet die gesamte Warenwirtschaft mühelos in einer zentralen Oberfläche. So bekommen Sie immer eine Benachrichtigung, wenn sich Ihr Bestand dem Ende neigt.

Schaffen Sie eine faire und transparente Preiskalkulation und stärken Sie dadurch das Vertrauen Ihrer Kunden. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto vertrauenswürdiger und gerechtfertigter sind die kalkulierten Preise. Ein iPad Kassensystem kann Ihnen dabei helfen, diese Transparenz zu erreichen.

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Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

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