Eigenbeleg

Was ist ein Eigenbeleg? Diese Form des Belegs stellst Du als Unternehmer:in selbst für Dich aus – im Gegensatz zum Fremdbeleg, den Du von einem Dritten (Dienstleister:in, Handelspartner:in etc.) erhältst. Er ist zur Dokumentation kleineren Ausgaben (z.B. nicht quittierten Trinkgeldausgaben, Kopiergeld) üblich und ersetzt als Not- oder Ersatzbeleg verlorene oder zerstörte Belege.

Warum brauche ich Eigenbelege?

Laut Steuerrecht müssen berufliche und betriebliche Aufwendungen bei der Steuererklärung nachgewiesen werden. Um eine Steuerminderung zu beantragen, musst Du also gültigen Rechnungen oder Quittungen vorlegen. Diese Nachweispflicht entfällt lediglich bei Pauschalen. 

Auch für eine korrekte Buchhaltung gilt das Prinzip “Keine Buchung ohne Beleg” – sprich, ohne Rechnung, Quittung oder Bon kannst Du keinen Eintrag in den Büchern vornehmen. Daher sollten alle entsprechenden Unterlagen immer sorgfältig aufbewahrt werden, damit sie ggf. vom Finanzamt überprüft werden können.

Doch gelegentlich kommt es vor, dass für einen Geschäftsvorfall kein Beleg vorhanden ist – z.B. wenn Unterlagen verloren gegangen oder zerstört worden sind oder eine geringwertige Ausgabe vom Empfänger nicht quittiert wurde. In diesem Fall werden von Dir als Unternehmer:in stellvertretend Eigenbelege erstellt, um die ordnungsgemäße Buchführung zu garantieren.

Welche Belegarten gibt es?

Generell werden interne und externe Belege unterschieden – bei beiden Arten kann es sich um Eigenbelege handeln. Doch die Umstände sind verschieden:

1) Interne Belege

Interne Belege werden innerhalb des Unternehmens erstellt. Sie machen interne Vorgänge nachvollziehbar und bilden betriebswirtschaftliche Prozesse ab. Zu den typischen internen Belegen gehören z.B. Lohnlisten oder Materialentnahmescheine.

Diese internen Belege sind gleichzeitig immer Eigenbelege, denn bei den belegten Vorgängen ist kein Dritter beteiligt.

2) Externe Belege

Externe Belege dokumentieren Finanz- und Gütertransaktionen mit Dritten. Hier kann es sich um Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Bons oder Quittungen handeln, die von den jeweiligen Geschäftspartner:innen ausgestellt bzw. diesen Partner:innen ausgehändigt wurden: Sie gelangen also quasi von “außen” ins Unternehmen.

Auch hier kommen Eigenbelege vor: Wurde der Belege von Zulieferern oder Dienstleister:innen nicht ausgestellt oder ist er verloren gegangen, muss ersatzweise ein Eigenbeleg erstellt werden. Der Eigenbeleg wird hier häufig als Ersatz- oder Notbeleg bezeichnet und kann idealerweise durch einen Kontoauszug als Nebenbeleg bestätigt werden.

Wichtig: Selbst ausgestellte Belege, die geringfügige Ausgaben ohne verfügbaren Fremdbeleg dokumentieren, dürfen einen Wert von 400 Euro nicht überschreiten. Außerdem wird das Finanzamt keinen Vorsteuerabzug gewähren, weil hierfür eine ordentliche Rechnung vorliegen muss.

Was kann dazu führen, dass Belege fehlen?

Es kann unterschiedliche Ursachen geben, warum Originalbelegen fehlen. Hier sind ein paar typische Fälle:

• Du bezahlst eine geringwertige Ware in bar und der Lieferant vergisst, Dir eine Quittung zum Zahlungsempfang auszustellen.
• Du zahlst eine Parkgebühr oder Eintritt an einem Münzautomaten.
• Beim Geschäftsessen vergisst die Kellnerin, Dir eine Quittung über das erhaltene Trinkgeld auszustellen.
• Beim Reinigen eines Monteurfahrzeugs verschwindet einen Tankbeleg im Staubsauger oder fällt in den Eimer mit dem Putzwasser.
• Du willst Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) abrechnen, doch die Hotelrechnung wurde fälschlicherweise für den falschen Zimmertyp erstellt.
• Als Einzelunternehmer:in nimmst Du eine Privatentnahme in Form von Geld oder Wirtschaftsgütern vor.
• Als Geschäftsteilhaber:in leistest Du eine Privateinlage.
• Außerplanmäßige Abschreibungen durch Verderb, Lagerabbau oder Diebstahl müssen ebenfalls durch Eigenbelege dokumentiert werden. 

Wer kann einen Eigenbeleg ausstellen?

In der Regel werden Eigenbelege von Dir als Unternehmer:in selbst oder von leitenden Angestellten ausgestellt, die von Dir dazu ermächtigt sind. Dies sollte immer zeitnah zum entsprechenden Geschäftsvorfall geschehen.

Wichtig ist auch, dass Eigenbeleg nicht “einfach so”, sondern nur aus Notwendigkeit ausgestellt (interne Belege) oder als Notlösung (Fremdbeleg verloren, zerstört oder nicht vorhanden) eingesetzt werden. Andernfalls dürften Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder auch die interne Revision bei einer Buchprüfung stutzig werden.

Wie stelle ich einen Eigenbeleg aus?

Folgende Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein Eigenbeleg anerkannt wird:

• Die dokumentierten Ausgaben müssen betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein. 
• Die Höhe der Ausgabe muss glaubhaft und plausibel sein. 

Ob ein Eigenbeleg im Rahmen der Steuererklärung anerkannt wird oder nicht, wird vom zuständigen Finanzbeamten beurteilt. In jedem Fall stellt der Eigenbeleg bei verlorenen Unterlagen eine Notlösung dar, die Du durch sorgfältige Archivierung Deiner Originaldokumente möglichst vermeiden solltest: Andernfalls könnte es zu unangenehmen Nachfragen kommen. 

Üblich sind Eigenbelege dagegen bei alltäglichen, kleinen Ausgaben wie z.B. Parkgebühren oder Trinkgeldern. Hier gehören selbst angefertigten Belege und Quittungen zur gängigen Geschäftspraxis.

Wichtig: Vermeide das Ausfertigen von Sammelbelegen und lege für jeden einzelnen Vorgang einen gesonderten Eigenbeleg an. 

Welche Angaben sind auf einem Eigenbeleg erforderlich?

Den Eigenbeleg kannst Du handschriftlich und formlos erstellen. Er muss allerdings zwingend folgende Angaben enthalten:

• Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Aufwendung und (falls abweichend) der Erstellung 
• Art der Aufwendung
• Kosten (Gesamtpreis oder der Einzelpreis pro Stück)
• Gültiger Umsatzsteuersatz 
• Nachweis über die Höhe des Betrags (z.B. Preisliste) 
• Grund für den Eigenbeleg (Verlust des Originalbelegs, nicht quittiertes Trinkgeld, Automatennutzung etc.)
• Händische Unterschrift des Ausstellers, um die Richtigkeit aller Angaben zu bestätigen

Der Eigenbeleg muss ebenso wie alle anderen Kassenbelege entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sieben Jahre aufbewahrt werden.

Beispiel: So kannst Du einen Eigenbeleg ausstellen

Ist der Eigenbeleg beim Vorsteuerabzug gültig?

Nein, leider wird der Eigenbeleg beim Abzug der Vorsteuer nicht vom Finanzamt akzeptiert, da er die formalen Voraussetzungen nach §§12 Abs. 10 bis 12 (UStG) nicht erfüllt. Ein ordentlicher Beleg im Original ist demnach unerlässlich. 

Die Begründung ist klar: Der selbst ausgestellte Beleg reicht dem Finanzamt nicht als Beweis aus, um eine Zahlung hieb- und stichfest zu belegen. Auch ist aus den Angaben auf dem Eigenbeleg nicht ersichtlich, ob der oder die Zahlungsempfänger:in ein Unternehmen oder eine Privatperson war. 

Obwohl Eigenbelege für Kleinbeträge in der Regel unproblematisch akzeptiert werden (insbesondere, wenn die Transaktionen bargeldlos über ein Konto getätigt wurden) und der Gesetzgeber keine Höchstgrenze für Eigenbelege definiert, lohnt es sich also immer, möglichst Originalbelege vorzulegen:

• Keine Nachfragen vom Finanzamt
• Vorsteuerabzug möglich
• Sicherheit im Gewährleistungsfall.