Umsatzsteuernummer

Was ist die Umsatzsteuernummer? Mithilfe der Umsatzsteuernummer werden die Umsätze Deines Unternehmens gekennzeichnet und ans Finanzamt abgeführt. Denn wer Erträge erwirtschaftet, muss darauf in der Regel u.a. Umsatzsteuern zahlen: Deswegen muss bei Gewerbeanmeldung meist auch die Umsatzsteuernummer und ggf. eine Umsatzsteuer-ID beantragt werden. Eine Ausnahme gibt es nur dann, wenn die Kleinunternehmerregelung Anspruch genommen wird. 

Wichtig: Die Umsatzsteuernummer ist nicht mit der Steuernummer zu verwechseln. 

Umsatzsteuernummer oder Umsatzsteuer-ID?

Auch wenn sich beide Begriffe stark ähneln, sind sie nicht zu verwechseln:

• Die Umsatzsteuernummer ist für alle deutschen Unternehmen (ohne Kleinunternehmerregelung) verpflichtend, um die Umsatzsteuer korrekt zu verbuchen und abzuführen.
• Die Umsatzsteuer-ID wird nur dann nötig, wenn ein Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen liefert.

Wann brauche ich eine Umsatzsteuernummer?

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) brauchen alle, die steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbringen, eine Umsatzsteuernummer. Wer innerhalb der EU tätig ist, braucht außerdem eine Umsatzsteuer-ID. Das gilt nicht nur für natürliche Personen, sondern auch für juristische Personen. 

Die Umsatzsteuernummer muss spätestens dann beantragt werden, wenn nach der Gewerbeanmeldung die Gewerbetätigkeit aufgenommen und der Gewerbeschein vorhanden ist. Sie muss von Anfang an auf allen Rechnungen erscheinen. Auf alle Umsätze muss der entsprechende Umsatzsteuersatz erhoben und ans Finanzamt abgeführt werden. 

Wann brauche ich keine Umsatzsteuernummer für mein Unternehmen?

Kleinunternehmen brauchen keine Umsatzsteuernummer. 

Bei einem Umsatz von bis zu 22.000 Euro – zuzüglich der darauf entfallenen Steuern – im vorangegangenen Kalenderjahr und bis zu 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr kannst Du als Unternehmer:in entscheiden, ob Du Umsatzsteuer ausweisen willst oder nicht. Falls nicht, brauchst Du keine Umsatzsteuernummer – falls doch, gelten für Dich dieselben Regeln wie für die “Großen”.

Wichtig: Falls Du grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig bist, brauchst Du auch als Kleinunternehmer:in eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wie beantrage ich die Umsatzsteuernummer?

Die Umsatzsteuernummer zur steuerlichen Erfassung kannst Du entweder direkt bei der Gewerbeanmeldung beantragen oder spätestens dann, wenn Du Deine Geschäftstätigkeit aufnimmst. Der Antrag kann schriftlich oder online beim zuständigen Finanzamt erfolgen.

Wichtig: Das Finanzamt wird über Gewerbeanmeldungen automatisch informiert – ein “hab ich vergessen” gilt bei der Umsatzsteuernummer also nicht.

Was ergibt sich aus der Umsatzsteuernummer?

Es ist natürlich nicht damit getan, die Umsatzsteuernummer einfach nur zu beantragen:

• Die Umsatzsteuer muss auf allen Rechnungen erscheinen.
• Umsätze müssen entsprechend besteuert und die Umsatzsteuer abgeführt werden.
• Zu beachten sind auch die Regelungen zur Umsatzsteuervoranmeldung und der Vorsteuerabzug, mit dem die reale Höhe der zu zahlenden Steuerlast ermittelt wird. 
• Um dies zu erfüllen, brauchst Du eine reguläre Buchhaltung, bei der die Posten Vorsteuer und Umsatzsteuer stets auf aktuellem Stand sind.

Was mache ich, wenn ich bei Geschäftsaufnahme noch keine Umsatzsteuernummer habe?

Die Umsatzsteuernummer solltest Du am besten bei der Gewerbeanmeldung und spätestens bei Aufnahme Deiner Geschäftstätigkeit beantragen. Normalerweise wird sie – schon im Interesse des Finanzamts – schnell zugewiesen.

Solltest Du ausnahmsweise noch keine Umsatzsteuernummer erhalten haben, wenn Du die erste Rechnung ausstellen musst, vermerkst Du übergangsweise Deine persönliche Steuernummer auf dem Dokument und kalkulierst den üblichen Umsatzsteuersatz.

Ändert sich die Umsatzsteuernummer?

Nein. Die Umsatzsteuernummer bleibt auch dann gleich, wenn der Unternehmenssitz umzieht oder weitere Tätigkeiten dazukommen. 

Auch, wenn Du als Unternehmer:in mehr als ein Gewerbe betreibst, wird diese als Unternehmenseinheit betrachtet und erhält daher nur eine einzige Steuernummer.

Unter dieser werden all Deine gewerblichen Tätigkeiten zusammengefasst – und das erleichtert die Buchhaltung erheblich, v.a. in Sachen Vorsteuerabzug und Umsatzsteuervoranmeldung. 

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuernummer und Umsatzsteuer-ID, Steuernummer und Steuer-ID?

Die Steuernummer und die Steuer-ID bzw. Steuer-Identifikationsnummer haben nichts miteinander gemein: Im Gegensatz zur Steuernummer bleibt die Steuer-ID lebenslang gleich, während sich die Steuernummer immer dann ändert, wenn ein anderes Finanzamt zuständig ist oder sich durch Heirat oder Selbstständigkeit etwas ändert.

Die Steuernummer ist für alle Gewerbetreibenden notwendig – die Umsatzsteuernummer nur für Gewerbetreibende außerhalb der Kleinunternehmerregelung. Die Umsatzsteuer-ID wird zusätzlich dann nötig, wenn Du als Unternehmer:in EU-weit Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen vertreibst.