Umsatzsteuer-ID

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Hier handelt es sich um eine unverwechselbare Kennzeichnung eines Unternehmens in der Europäischen Union. Sie wird zusätzlich zur Steuernummer ausgestellt: Die UID wird immer dann nötig, wenn Du als Unternehmer:in eine grenzüberschreitende Tätigkeit in der EU ausübst – also Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU an andere Unternehmen (nicht: Privatpersonen) vertreibst.

Wichtig: Die Umsatzsteuer-ID ist nicht mit der Steueridentifikationsnummer zu verwechseln, die jede Person mit gemeldetem, festen Wohnsitz in Deutschland erhält.

Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kennzeichnet ein Unternehmen eindeutig innerhalb der Europäischen Union. Sie wird zusätzlich zur Steuernummer ausgestellt und ist unverzichtbar, um Geschäfte über Waren oder Dienstleistungen im Ausland steuerrechtlich korrekt abzuwickeln. Dies gilt auch dann, wenn Du selbst zwar innerhalb Deutschlands tätig bist, aber geschäftliche Beziehung zu einem Betrieb in der EU pflegst. Besonders wichtig ist dies im B2B-Bereich.

Wer nur innerhalb Deutschlands tätig ist, benötigt keine Umsatzsteuer-ID. Hier genügt die Angabe der Steuernummer auf Rechnungen und im allgemeinen Geschäftsverkehr. Kleinunternehmer:innen mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern können eine USt-IdNr. beantragen, zwingend vorgeschrieben ist dies aber nicht.

Wie ist die UID aufgebaut?

Die Umsatzsteuer-ID ist immer nach dem gleichen Muster aufgebaut:

• Präfix aus zwei Großbuchstaben, die dem jeweiligen EU-Ländercode entsprechend (z.B. DE für Deutschland, AT für Österreich)
• plus nummerische Reihe aus max. 12 Ziffern 
• Validierung durch Prüfziffer 

Eine deutsche UID kann also z.B. so aussehen: DE12346789

Was ist der Unterschied zur VAT-Nummer?

VAT-Nummer ist die Abkürzung für “Value Added Tax Number”: Der Begriff entspricht der deutschen Umsatzsteuernummer für inländische Geschäfte und wird z.B. in Großbritannien oder Polen verwendet. 

Die VAT-Nummer besteht aus mindestens 9 Ziffern und kann z.B. so aussehen: 123 4567 89.

Was bedeutet Europäische Identifikationsnummer?

Sie wird an Unternehmer außerhalb der EU vergeben, um den Handel zwischen europäischen Unternehmen und Unternehmen außerhalb der EU einschließlich korrekter Besteuerung zu ermöglichen. Sie beginnt mit dem Länderpräfix “EU”.

Wo muss ich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben?

Die UID muss zwingend hier angegeben werden:

• Impressum: Laut §5 TMG muss eine vorhandene USt-ID hier aufgeführt sein.
• Rechnungen: Sofern die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, gehört die USt-IDNr laut §14 UStG zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung, die für Geschäfte innerhalb des EU-Marktes ausgestellt wird. Wenn eine Rechnung eine innergemeinschaftliche Leistung abrechnet, muss die UID aller beteiligten Partner aufgeführt werden – andernfalls ist der unbedingt notwendige Nachweis für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung nicht vorhanden. 

Wichtig für Deinen Kunden: Nur so kann er die berechnete Umsatzsteuer auch bei seinem Finanzamt als Vorsteuer geltend machen.

Wie erfahre ich die USt-IdNr. von Geschäftspartnern?

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst Du über Impressum, Rechnung oder auf Nachfrage erfahren. Ob diese auch korrekt ist, kannst Du über das einfache oder das qualifizierte Bestätigungsverfahren prüfen:

Einfaches Bestätigungsverfahren	Hier erfährst Du über das Bundeszentralamt für Steuern, ob die jeweilige USt-IdNr. zum Zeitpunkt Deiner Abfrage in dem Land, welches für die Erteilung verantwortlich war, noch gültig ist.
Qualifiziertes Bestätigungsverfahren	Hier erhältst Du zusätzlich Informationen, ob der Firmenname, Rechtsform und Adresse richtig sind und mit den hinterlegten Daten übereinstimmen.

Wie erhalte ich meine USt-IdNr.?

Hier gibt es drei Möglichkeiten:

• Bei der Gründung kannst Du die UID direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen: Dafür muss lediglich ein entsprechendes Feld im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angekreuzt werden. 
• Nachträglich kannst Du die USt-ID schriftlich unter folgender Adresse beantragen:  Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis in 66738 Saarlouis. 
• Außerdem kannst Du die Umsatzsteuer-ID auch online über das passende Formular auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern beantragen. 

In allen Fällen wird die zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf dem Postweg an Dein Unternehmen zugestellt.

Welche Angaben sind für die Umsatzsteuer-ID nötig?

Um die Umsatzsteuernummer bei dem für Dich zuständigen Finanzamt zu beantragen, brauchst Du folgenden Daten:

• Deine Steuernummer, unter welcher das Unternehmen zu finden ist
• Rechtsform Deines Unternehmens
• Bei Einzelunternehmen: Name und Geburtsdatum des steuerpflichtigen Unternehmensführers
• Sonstige Rechtsformen: Name und Adresse des Unternehmens 

Wie lange dauert der Antrag auf Umsatzsteuer-ID?

Bei einer Neugründung bekommst Du Deine ID meist nach etwa zwei Monaten zugestellt; bei einem bereits bestehenden Unternehmen sind es meist nur 3–5 Tage. 

Kann ich mehrere Umsatzsteuer-IDs haben?

Ja. Dies kann etwa möglich sein, wenn Dein Unternehmen weitere Niederlassungen oder Betriebsstätten in anderen EU-Ländern hat. Hier wird die Umsatzsteuer-ID von der Finanzbehörde ausgestellt, in deren Einzugsgebiet sich der jeweilige Standort befindet. 

Kann ich meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ändern?

Grundsätzlich behält eine UID ihre Gültigkeit. Folgende Fälle führen allerdings dazu, dass sie geändert bzw. neu vergeben wird:

• wenn durch Fusion im Rahmen einer Umstrukturierung ein neues Unternehmen entsteht.
• wenn eine Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft umgewandelt wird.
• wenn durch Aufspaltung ein neues Unternehmen entsteht, auch wenn das bisherige nur in geringem Umfang bestehen bleibt.
• wenn durch Verschmelzung eine Neugründung entsteht. 

Wann brauche ich eine Umsatzsteuer-ID?

Wer mit seinem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen über EU-Grenzen hinaus an B2B-Partner vertreibt, braucht laut §4 UStG und §6 UStG eine Umsatzsteuer-ID, um die anfallende Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer korrekt abführen zu können.

Diese Gewerbe bzw. Tätigkeiten erfordern keine UID:

• Als nur im Inland tätiger Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer brauchst Du keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Wer Waren oder Dienstleistungen an Privatleute im EU-Ausland verkauft, braucht keine UID.

Warum gibt es die Umsatzsteuer-ID?

Nach dem Wegfall der EU-Binnengrenzen im Jahr 1993 standen die Finanzbehörden vor einem Problem: Wie sollten sie ohne Grenzkontrollen alle handelsrelevanten Zahlen im EU-Markt beaufsichtigen und anfallende Steuern sicher eintreiben?

Ein neues Kontrollverfahren entstand und innerhalb dessen wurde im Jahr 2007 die Umsatzsteuer-ID eingeführt, um jedes Unternehmen in der EU weiterhin eindeutig zuordnen zu können. Die UID stellt so sicher, dass alle Umsätze aus Geschäften im EU-Binnenmarkt richtig versteuert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer-ID und Umsatzsteuernummer, Steuernummer und Steuer-ID?

Die Steuernummer ist für alle Gewerbetreibenden notwendig – die Umsatzsteuernummer nur für Gewerbetreibende außerhalb der Kleinunternehmerregelung. Die Umsatzsteuer-ID wird zusätzlich dann nötig, wenn Du als Unternehmer:in EU-weit Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen vertreibst.

Die Steuernummer und die Steuer-ID bzw. Steuer-Identifikationsnummer wiederum haben nichts miteinander gemein: Im Gegensatz zur Steuernummer bleibt die Steuer-ID lebenslang gleich, während sich die Steuernummer immer dann ändert, wenn ein anderes Finanzamt zuständig ist oder sich durch Heirat oder Selbstständigkeit etwas ändert.