Prokura

Was ist die Prokura? Bei der Prokura handelt es sich um eine umfangreiche geschäftliche Vertretungsvollmacht, die innerhalb eines Unternehmens an einzelne Mitarbeiter:innen erteilt werden kann. Je nach Ausgestaltung kann diese Vollmacht an den Handlungsspielraum der Geschäftsführung oder des Vorstandes heranreichen. Damit stellt die Prokura eine gewillkürte Form der Stellvertretung dar und sorgt dafür, dass im Handelsverkehr immer eine ansprechbare Vertretung vorhanden ist.

Eine weitreichende Vollmacht: die Prokura 

Nach §48 bis §53 HGB (und insbesondere gemäß §49 Abs. 1 HGB) befähigt die Prokura einzelne Personen – sogenannte “Prokurist:innen” – zu allen Arten von (außer-)gerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die zum Tagesgeschäft eines Unternehmens im Handelsgewerbe zählen. Darunter fallen beispielsweise: 

• Produkte und Dienstleistungen kaufen und bezahlen
• Mitarbeiter:innen einstellen und entlassen
• Kredite aufnehmen
• Verträge abschließen
• Vertretung des Unternehmens vor Gericht 

Wichtig: Während die Vertretungsvollmacht fast alle üblichen Rechtsgeschäfte umfasst, sind für die Veräußerung und Belastung von Grundstücken besondere Befugnisse notwendig, welche Prokurist:innen ausdrücklich erteilt werden müssen. 

Grundlagengeschäfte, wie beispielsweise der Verkauf des Unternehmens, die Veräußerung maßgeblicher Unternehmensanteile oder etwa die vollständige Einstellung des Geschäftsbetriebes, zählen ebenfalls zu den außerordentlichen Geschäfts- und Rechtshandlungen, die besonderer Befugnisse bedürfen.  

Außerdem sind Prokurist:innen nicht zu Handlungen bemächtigt, die ausschließlich der Geschäftsführung bzw. deren gesetzlicher Vertretung unterstehen. So dürfen Prokurist:innen zum Beispiel nicht den handelsrechtlichen Jahresabschluss unterzeichnen.

In welchen Unternehmen ist die Prokura möglich?

Für manche Unternehmer:innen mag es sehr verführerisch klingen, sich jederzeit oder mal zwischendurch von Prokurist:innen vertreten zu lassen. Allerdings gibt es hier gleich vorweg einen kleinen Dämpfer: Nicht jede:r Unternehmer:in kann sich mithilfe der Prokura vertreten lassen. Grund dafür ist die Beschränkung der Prokura gemäß des Handelsgesetzbuchs. 

So können nur folgende Unternehmensformen die Prokura überhaupt in Anspruch nehmen: 

• Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH, UG)
• Personengesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG)
• eingetragene Kaufleute

Im Umkehrschluss sind folgende Unternehmensmodelle vom Anspruch auf Prokura ausgenommen: 

• Gewerbetreibende, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind
• Freiberufler:innen
• Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)
• Partnergesellschaften 
• (eingetragene) Vereine

Kann jede:r Prokurist:in werden?

Nein. Die Prokura kann nur von voll geschäftsfähige natürliche Personen übernommen werden. Allerdings müssen dafür keine fachlichen oder persönlichen Voraussetzungen erfüllt sein, und es müssen auch keine speziellen Rechtsbeziehungen zum Unternehmen vorliegen. Somit können auch Ehegatten, Verwandte sowie andere betriebsfremde Personen und freiberufliche Mitarbeiter:innen Prokurist:innen werden. 

Ausgeschlossen von der Inanspruchnahme der Prokura sind hingegen folgende Personen: 

• Geschäftsführende
• Mitglieder des Aufsichtsrates
• Testamentsvollstrecker:innen
• Insolvenzverwalter:innen
• Komplementäre, die von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind

Welche Arten der Prokura gibt es?

Vielfalt ist wichtig – das gilt für die Besetzung einzelner Mitarbeiter:innen bis hin zur Definition ihrer Handlungsspielräume. Es verwundert daher nicht, dass auch das Handelsgesetzbuch die Prokura in diversen Variationen auflistet; jede einzelne davon reguliert die Entscheidungs- und Handlungsmöglichkeiten der Prokurist:innen auf individuelle Weise. Wir haben Dir hier eine kleine Übersicht der verschiedenen Prokura-Modelle zusammengestellt:

Einzelprokura 

Als die weitreichendste Form der Vertretungsvollmachten ermöglicht das Einzelprokura Prokurist:innen eine vollständige Vollmacht, die sie zu alleinigen Vertretungsberechtigten macht; sie sind somit auf Niveau der Geschäftsführung.

Echte Gesamtprokura

Gemäß §48 Abs. 2 HGB kann die Prokura auch mehreren Personen gemeinschaftlich übertragen werden. Diese sogenannte “Echte Gesamtprokura” – oder auch: “Echte Kollektivprokura” – ermächtigt zwei oder mehrere Personen zu gemeinschaftlichen Handlungen. Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings auch, dass die Prokurist:innen nur gemeinschaftlich Entscheidungen treffen können bzw. sich im Vorfeld auf Entscheidungen einigen müssen. Mit anderen Worten: In der Echten Gesamtprokura sind einzelne Prokurist:innen nicht einzelvertretungsberechtigt.

Wichtig: Bei der Echten Gesamtprokura sind Unterschriften nur gemeinschaftlich gültig; die Unterschrift einer einzelnen Person reicht also nicht zur Entscheidungs- oder Handlungserteilung aus.

Halbseitige Gesamtprokura 

Im Gegensatz zur Echten Gesamtprokura handelt es sich bei der Halbseitigen Gesamtprokura um eine spezielle Form der Prokura, die nur einer oder mehreren Prokurist:innen eine Vollmacht erteilt, während andere Prokurist:innen einzelvertretungsberechtigt sind, d.h. eine alleinige Vollmacht besitzen.

Unechte (gemischte) Gesamtprokura

Bei der Unechten (gemischten) Gesamtprokura dürfen Prokurist:innen das Unternehmen nur mit einer Person aus Geschäftsführung oder Vorstand vertreten; sie sind nicht einzelvertretungsberechtigt – auch nicht in der Gruppe.

Filialprokura

Nach §50 Abs. 3 HGB handelt es sich bei der Filialprokura um eine Prokura-Art, die einzelnen Personen eine Vertretungsvollmacht verleiht, die ausschließlich auf eine Niederlassung des Unternehmens (Filiale) sowie den Handlungsspielraum der dortigen Geschäftsführung beschränkt ist. Wirksam wird sie Dritten gegenüber nur dann, wenn die einzelnen Filialen unter verschiedenen Firmen betrieben werden (wie die Beispiel GmbH Bremen und Beispiel GmbH Hamburg).

Beschränkung der Prokura 

Eine inhaltliche Beschränkung der Prokura gegenüber Dritten ist nicht wirksam – mit Ausnahme der Filialprokura. Allerdings müssen Dritte die Beschränkung der Vertretungsvollmacht gelten lassen, sobald diese im Handelsregister eingetragen ist. Leiten sich keine entsprechenden Beschränkungen aus der Eintragung im Handelsregister ab, dürfen Dritte vom Fall der Einzelprokura ausgehen.

Tipp: Es stehen wichtige Geschäfte an?Dann lohnt sich in jedem Fall ein Blick auf die Vertretungsbefugnis der Prokurist:innen. Der Handelsregisterauszug gibt Dir darüber Auskunft – einfach, online und kostengünstig via Unternehmensregister.

Was ist bei der Prokura noch zu bedenken?

Prinzipiell ist die Prokura schnell geklärt: Sie wird vergeben, beibehalten und unter gewissen Umständen einfach wieder abgegeben. Trotzdem ergeben sich im Geschäftsalltag diverse Fragen, die sich nicht immer von selbst beantworten lassen. Wir haben Dir dafür eine Übersicht der wohl dringendsten Fragen erstellt, denen Prokurist:innen im Laufe ihrer Vertretungsvollmacht begegnen können:

Wie unterzeichnen Prokurist:innen?

Nach §51 HGB müssen Prokurist:innen sich im Rechtsverkehr als solche zu erkennen geben. Konkret bedeutet das bei namentlicher Zeichnung die Nennung des Unternehmens, das durch besagte:n Prokurist:in vertreten wird sowie Nennung des eigenen Namens mit Hinzufügung eines Zusatzes, der die Prokura verdeutlicht. Das sieht dann ungefähr so aus:

Tipp: Verbreitet ist vor allem die Abkürzung “ppa”; diese steht für “per procura auctoritate”, also: "mit der Macht einer Prokura", und wird dem Namen voran- oder nachgestellt.

Wer bestellt die Prokurist:innen? 

Gemäß §48 Abs. 1 HGB darf die Prokura nur von Inhaber:innen des jeweiligen Unternehmens oder ihren gesetzlichen Vertreter:innen vergeben werden. In der nachfolgenden Übersicht findest Du verschiedene Geschäftsmodelle mit den entsprechenden Personen, die zu einer Vergabe der Prokura berechtigt sind:

• GmbH, UG: Geschäftsführung

• Aktiengesellschaften und andere Gesellschaften, die unter das Aktienrecht fallen sowie Genossenschaften: Vorstand

• Personenhandelsgesellschaften: Persönliche haftende Gesellschafter (sofern diese nicht von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind)

Ein spezieller Fall: Die Unterprokura

Die sogenannte “Unterprokura” bezeichnet die Möglichkeit von Prokurist:innen, die eigene Vollmacht auf eine:n oder mehrere Prokurist:innen zu erweitern. Das bedeutet, Prokurist:innen könnten selbst eigene Prokurist:innen bestellen. Die Gefahr daran: eine Vollmacht ließe somit beliebig ausdehnen. Die Unterprokura ist in Deutschland gesetzlich ausgeschlossen.

Wie wird die Prokura erteilt?

Die Erteilung der Prokura durch schlüssiges Handeln oder Duldung allein reichen nicht aus (siehe: §48 Abs. 1 HGB: “Die Prokura kann [...] nur mittels ausdrücklicher Erklärung erteilt werden.”). Das bedeutet im Besonderen, dass die berechtigte Person ausdrücklich eine sogenannte “Ernennungserklärung” abgeben muss; diese kann allerdings auch mündlich erfolgen und bedarf keiner schriftlichen Form. Sobald die Ernennungserklärung abgegeben wurde, ist die Prokura-Bestellung wirksam, und zwar: ab sofort.

Wichtig: Auch wenn das HGB eine Eintragung ins Handelsregister gesetzlich vorschreibt (gemäß §53 HGB), so hat diese Vorgabe nur eine deklaratorische Wirkung. Dritte, die bereits über die Prokura-Vergabe informiert worden sind, sowie die Prokurist:innen selbst können bereits voll und ganz auf die Bestellung der Prokura vertrauen.

Die Eintragung der Prokura ins Handelsregister

Apropos Handelsregister: Geschäftsinhaber:innen sowie ihre gesetzlichen Vertreter:innen sind zur Eintragung der Prokura ins Handelsregister verpflichtet (siehe §53 Abs. 1 S. 1 HGB). 

Wichtig: Die Anmeldung muss notariell beglaubigt werden; es empfiehlt sich daher, den gesamten Vorgang über ein Notariat abwickeln zu lassen. Hierfür müssen Prokurist:innen allerdings nicht selbst anwesend sein und eine Unterschriftenprobe ist heute ebenfalls nicht mehr notwendig.

Anfallende Kosten beim Eintrag ins Handelsregister

Die Eintragung der Prokura ins Handelsregister ist leider nicht umsonst; vielmehr fallen Kosten an, die sich nach den Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notariate bestimmten (kurz: GNotKG). So können beispielsweise für die Eintragung einer neu ernannten Prokuristin insgesamt bis zu 220 Euro anfallen, die gegenüber Gericht und Notariat zu entrichten sind. Soll gleichzeitig eine bestehende Prokura aus dem Handelsregister gestrichen werden? Dann fallen zusätzlich bis zu 50 Euro an. 

Wichtig: Hierbei handelt es sich nur um Richtwerte, denn die Gerichtskosten für die Eintragung ins Handelsregister hängen stark mit dem Unternehmensmodell bzw. der jeweiligen Rechtsform zusammen. In unserem Beispiel handelt es sich um den Fall einer GmbH.

Wie beende ich die Prokura?

Die Prokura kann jederzeit widerrufen werden, und zwar durch die jeweiligen Geschäftsinhaber:innen oder deren Stellvertreter:innen. 

Wichtig: Der Widerruf ist nur dann wirksam, sobald entsprechende:r Prokurist:in den Widerruf auch erfährt. Das Arbeitsverhältnis wird durch den Widerruf allerdings nicht automatisch beendet – auch dann nicht, wenn die beschäftigte Person ausdrücklich als Prokurist:in eingestellt worden ist. Hier gilt die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist.

Die Prokura erlischt zusätzlich, wenn… 

• das Vertragsverhältnis zwischen Prokurist:in und Arbeitgeber:in endet
• das Unternehmen sich zur Schließung gezwungen sieht bzw. der Betrieb eingestellt wird
• das Unternehmen Insolvenz beantragt
• das Unternehmensmodell bzw. die vorher gewählte Rechtsform des Unternehmens wechselt
• ein eigenes Handelsgeschäft gegründet oder übernommen wird
• Prokurist:in verstirbt. 

Vorsicht: Die Prokura bleibt beim Tod der Geschäftsführung vollständig unberührt.

Der wichtige Unterschied: Handlungsvollmacht vs. Prokura

Eine Handlungsvollmacht, wie sie in §54 HGB definiert wird, kann gegebenenfalls weitreichende Kompetenzen verleihen; diese sind jedoch im Wesentlichen von der Prokura zu unterscheiden. Dazu zählen beispielsweise: 

• Handlungsbevollmächtigte dürfen nur Rechtsgeschäfte verfolgen, die für das jeweilige Handelsgewerbe typisch sind. 
• Handlungsbevollmächtigte sind nur nach besonderer Befugniserteilung dazu berechtigt, Grundstücke zu veräußern oder zu belasten, Wechselverbindlichkeiten einzugehen, Darlehen aufzunehmen oder Prozesse zu führen.
• Eine Handlungsvollmacht gegenüber Dritten kann beliebig eingeschränkt werden, solange diese von den Beschränkungen in Kenntnis gesetzt werden.
• Eine Handlungsvollmacht muss nicht zwangsläufig durch die Geschäftsführung oder ihre Vertretung erteilt werden; sie kann somit auch als Untervollmacht erfolgen.
• Eine Eintragung ins Handelsregister ist bei der Handlungsvollmacht nicht notwendig bzw. nicht vorgesehen.

Die Risiken der Prokura

Wer eine Prokura – und dabei insbesondere eine Einzelprokura – erteilt, schafft für Prokurist:innen einen weitreichenden Handlungsspielraum in so gut wie allen geschäftlichen Belangen. Neben den oben bereits erwähnten Vorteilen bedeutet dies allerdings auch, dass alle Fehleinschätzungen und die jeweils damit verbundenen Konsequenzen immer zu Lasten der Geschäftsführung gehen; denn diese haftet für die geschäftlichen Handlungen der Prokurist:innen.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Prokurist:innen besonders sorgfältig und aufmerksam Entscheidungen treffen müssen. So sollte beispielsweise immer eine intern wirksame Vollmacht-Einschränkung auch im Außenverhältnis beachtet werden. Geschieht dies nicht, können Prokurist:innen auch zu Schadensersatz verpflichtet werden.