Registrierkassen Test: 3 Dinge, die Ihr Kassensystem können muss

Mit der Einführung der GoBD in Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2017 neue Richtlinien für elektronische Kassensysteme.

Die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch eine Software umgesetzt werden. Wenn Sie bereits eine elektronische Registrierkasse verwenden oder Sie sich in nächster Zeit eine anschaffen möchten, sollten Sie auf Folgendes achten!

Die GoBD legt fest, welche gesetzlichen Anforderungen Kassensysteme erfüllen müssen. Sie soll vor allem manipulationssicher sein, d.h. , dass die Daten nicht nachträglich geändert werden können. Eine elektronische Kassenführung ist also auf die Zukunft vorzubereiten.

Eine Auflistung von Kassensysteme im Vergleich finden Sie auf Registrierkassentest Info.

Was muss ein Kassensystem können?

Ein Kassensystem muss neben den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ auch die Anforderungen der Datensicherheit und Unveränderbarkeit erfüllen sowie über die Integration einer Verfahrensdokumentation verfügen um vom Finanzamt als konform bezeichnet zu werden. Welches Kassensystem Pflicht ist, hängt also davon ab ob es diese Anforderungen erfüllt.

Unser Registrierkassen-Test soll Aufschluss darüber geben, ob Ihre Kasse bereits finanz- bzw. gesetzeskonform ist. Die allgemeinen Anforderungen an elektronische Kassen können Sie in unserem Kassencheck 2017 nachlesen. Welche Punkte Sie genau überprüfen sollten, wenn Sie sich eine Registrierkasse kaufen, können Sie hier nachlesen:

1. Grundsätze der GoBD

In erster Linie werden Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichten Dokumente gestellt. Diese beinhalten den „Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit“ sowie die „Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung“.

Ersteres legt fest, dass alle Aufzeichnungen der Kassensysteme nachvollziehbar und aussagekräftig sein müssen. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens verschaffen können.

Letzteres beschreibt die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit der unternehmensrelevanten Daten. Diese Richtlinien legen den Grundstein einer ordnungsgemäßen Buchhaltung fest.

Bei der Überprüfung Ihrer Registrierkasse ist auch sicherzustellen, dass die Daten vollständig und unveränderbar archiviert werden. Dies bedeutet, dass für jeden Geschäftsvorfall alle relevanten Informationen systematisch erfasst werden sollen. Änderungen, Löschungen oder Stornierungen müssen ebenfalls nachvollziehbar sein.

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Achtung! Oft verfügen elektronische Kassen über einen Trainingsmodus, bei dem hauptsächlich neue Mitarbeiter eingeschult werden. Auch hier muss die Gefahr des Missbrauchs ausgeschlossen werden, indem die Aktivierung dieses Modus ebenfalls dokumentiert wird. Erst vor kurzem musste sich aus diesem Grund ein Unternehmer der Steuerhinterziehung von 400.000€ verantworten, da die Einnahmen vom Trainingsmodus nicht in die Registrierkasse erfasst wurden.

Richtigkeit bedeutet, dass alle Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Angaben übereinstimmen. Daher soll auch ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Geschäftsvorfällen und der Erfassung im elektronischen Kassensystem gegeben sein.

Wichtig: Die GoBD stellt zudem bestimmte Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Dokumente einer elektronischen Registrierkasse. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Dazu zählen alle Unterlagen, die in den Bereich der Buchhaltung fallen und unternehmensrelevant sind. Welche darunterfallen, erfahren Sie hier.

Die GoBD gilt sowohl für Hauptbuch- als auch für Nebenbuchsysteme. Die Aufbewahrungspflicht gilt also neben PC-Kassen und elektronische Kassen auch für Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssysteme, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Materialwirtschaft usw.

Folgende Daten müssen für die GoBD elektronisch aufbewahrt werden:

• Außersteuerliche und steuerliche Bücher
• Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Geschäftsvorfällen
• Daten und Datensätze
• Bedienungsanleitungen
• Programmieranleitungen
• Änderungsprotokolle
• Z-Bons
• Einrichtungsprotokolle
• Registrierkassenstreifen

und alle weiteren Unterlagen, die zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind.

Ausgenommen von dieser Regelung sind zum Beispiel Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen oder Unterlagen die zwischengespeichert werden.

Im Grunde genommen fallen alle Daten(sätze), Dokumente und Änderungsprotokolle, die mit der betrieblichen Bilanz/GuV, (EDV) Buchhaltung und Kassenführung einhergehen, unter die Aufbewahrungspflicht.

Dabei gilt immer der Grundsatz der Einzelerfassungspflicht. Das heißt, diese Dokumente müssen einzeln erfasst und aufgezeichnet werden.

Die Kasse sollte auch einen Z-Bon erstellen können und der Kassenbestand muss nach jedem Tagesabschluss auf null gesetzt werden.

2. Anforderungen an die Datensicherheit und Unveränderbarkeit

Bei den Anforderungen an die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der Daten geht es darum, Daten bzw. Datensätze gegen Verlust und unzulässigen Zugangs- und Zugriffskontrollen abzusichern. Wenn diese nicht ausreichend geschützt sind, ist die Buchhaltung nicht mehr ordnungsgemäß. Außerdem dürfen Daten nicht mehr nachträglich abgeändert werden können. Die Hard- bzw. Software der elektronischen Registrierkasse muss dies gewährleisten.

Falls Änderungen vorgenommen werden, muss der ursprüngliche Tatbestand noch ersichtlich sein. Sollten Sie einmal aus Versehen Daten falsch eingeben, sind diese zu stornieren und neu zu erstellen.

3. Integration einer Verfahrensdokumentation

Jede elektronische Registrierkasse muss eine übersichtliche Verfahrensdokumentation inklusive eines internen Kontrollsystems beinhalten. Sie dient zur Darstellung aller Prozesse der elektronischen Buchführung.

Eine Verfahrensdokumentation für einen anständigen Kassenbericht soll folgendes enthalten:

• Inhalt, Aufbau und Ablauf der Dokumentation muss vollständig und schlüssig sein.
• Angefangen bei der Eingabe der Informationen, über die Verarbeitung, der Speicherung bis hin zur Auswertbarkeit der Daten muss alles protokolliert und dokumentiert werden.
• Alle Änderungen innerhalb der Dokumentation müssen ebenfalls protokolliert werden. Schwerwiegende Mängel könnten zur Verwerfung der kompletten Buchhaltung führen. Hier sind auch mit Hinzuschätzungen der Finanzverwaltung zu rechnen.
• Datensicherungskonzept: Informationen wie und wo die Daten abgesichert werden. Tipp: die Speicherung in einer Daten-Cloud bietet eine optimale Lösung, sollte es zu einem unvorhergesehenen Datenverlust kommen.
• Das interne Kontrollsystem legt insbesondere die Zugangs- und Zugriffsberechtigungen fest, wer wann an der Kasse gearbeitet hat. Dies muss auch tatsächlich ausgeübt und protokolliert werden.

Was wird von einer ordnungsgemäßen Kassenführung erwartet?

Seit dem 1. Januar 2017 müssen elektronische Kassensysteme GoBD-konform sein. Bei Kassenprüfungen wird die Tauglichkeit überprüft und ob alle Anforderungen erfüllt werden. Sollte es einmal zu einer Überprüfung kommen, empfehlen wir Ihnen im Vorhinein einen Registrierkassen Test zu starten und sich Gedanken über folgende Punkte zu machen:

• Daten der Registrierkasse müssen jederzeit lesbar und abrufbar sein.
• Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für unternehmensrelevante Unterlagen.
• Einzelaufzeichnungspflicht der Belege muss gegeben sein.

Kassenbuch einfach führen: Das MUSST Du wissen! [+Vorlage]

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob ihre elektronische Registrierkasse den Anforderungen der GoBD entspricht, empfehlen wir Ihnen dringend eine Bestandsaufnahme durch einen Registrierkassen Test für 2017 zu machen: Welche Registrierkasse brauche ich 2017?

So finden Sie heraus, ob ihre Kasse finanz- bzw. gesetzeskonform ist. Ihr Steuerberater wird Sie darüber beraten, welche Unterlagen wichtig sind und welche Anforderungen von der Finanzverwaltung gestellt werden.

Welches Kassensystem für die Gastronomie?

Effektive Registrierkassen sind essenziell für jeden Restaurantbesitzer. Das beste Kassensystem für die Gastronomie bietet mehr als eine Registrierkasse. Sie dienen als ein intelligenter Computer und können effizient alle Transaktionen speichern, Bestellungen an das Küchenpersonal schicken, Kartenzahlungen verarbeiten, Rechnungen erstellen und Lohnnebenkosten berechnen.

Unser Tipp: iPad Kassensysteme erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern sind auch preiswert und mobil einsetzbar.

Welches Kassensystem für den Einzelhandel?

Kassensysteme im Einzelhandel erlauben Einzelhändlern effizient ihren Laden und Betriebsaufgaben zu verwalten. Eine intuitive Warenwirtschaft hilft zudem Warenschwund zu vermeiden und den Lagebestand immer im Blick zu haben. Ein innovatives Kassensystem für den Einzelhandel spart ehrgeizigen Unternehmern damit viel Zeit bei der Verwaltung und steigert gleichzeitig die Kundenzufriedenheit durch schnellere Chekout-Prozesse.

Dies sind nur einige der wichtigsten Funktionen, über die ein Kassensystem in der Gastronomie bzw. im Einzelhandel verfügen muss. Hier sollten Sie sich im Klaren sein, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind bzw. welche Aufgaben Sie mit einer Registrierkasse lösen wollen.

Fazit nach unserem Registrierkassen Test

Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte tätigen, bieten einen leichten Angriffsfläche bei einer Betriebsprüfung. Vor allem manuell geführte Kassen unterliegen Steuernachschätzungen, die sich mit einer elektronischen oder digitalen Kasse vermeiden ließen, da diese als transparenter gilt. Jedoch nicht nur Nachschätzungen lassen sich durch digitale Kassen sparen, sondern auch viel Zeit und Arbeitsaufwand.

Achten Sie bei der Anschaffung einer elektronischen oder digitalen Kasse, ob diese den Anforderungen der GoBD entspricht.