GoBD. Kassensystem 100% konform.
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GoBD. Was ist das?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Regelung wurde mit 1. Januar 2015 mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 eingeführt und hat die GDPdU und die GoBS abgelöst.
Betroffen von der GoBD sind alle Unternehmen, die Daten mit einem Datenverarbeitungssystem, wie Registrierkasse, erstellen. Wer also ein elektronisches Kassensystem führt, muss alle Daten elektronisch und manipulationssicher aufzeichnen. Das Ziel der GoBD ist es die Datensicherheit und Unveränderbarkeit von Daten zu gewährleisten.
Kassensystem. Welches brauche ich?
Die Anforderungen an Unternehmen zur elektronischen Aufbewahrung lauten wie folgt:
- Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln aufgezeichnet und 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Die Daten müssen manipulationssicher, maschinell auswertbar und in einem für das Finanzamt lesbaren Format jederzeit verfügbar sein.
- Alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
- Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein und alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden.
- Aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren.
GoBD konformes Kassensystem. Was muss es seit 2017 können?
- Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Barumsätze müssen vom Unternehmen einzeln und lückenlos erfasst werden.
- GoBD: Elektronisch erstelle Unterlagen müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein und für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden.
- Manipulationsschutz ab 2020: Dieser Schutz stellt mittels einer Verkettung der Barumsätze sicher, dass keiner der vorherigen Belege geändert oder gelöscht werden kann.
- Ordnungsgemäße Kassenführung: Um keinen Spielraum für Nachschätzungen zu lassen, ist generell ist die Führung eines Kassenbuchs zu empfehlen, damit die Finanzverwaltung bei einer eventuellen Kassennachschau alle prüfungsrelevanten Informationen zur Hand hat.
Informationen & Anforderungen. des BMF und Finanzministeriums.
Derzeit herrscht in Deutschland keine Beleg- bzw. Registrierkassenpflicht. Wer jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss die Auflagen dafür erfüllen. Kleinunternehmen, Freiberufler, Ärzte & Co. müssen also kein Kassensystem verwenden - wenn Sie es aber tun muss das Kassensystem GoBD konform sein.
Unternehmen die eine manuelle Kassenführung besitzen wie z.B. eine offene Ladenkasse sind von der GoBD ausgenommen. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sind hier jedoch erhöht und mit mehr Aufwand verbunden, als bei einer Kassenführung mit einer Registrierkasse.
Die konkrete Umsetzung der GoBD in der Praxis erfolgt am einfachsten durch ein modernes Kassensystem. Wie sowas auszusehen hat, können Sie in unserem Leitfaden für die Unternehmenspraxis nachlesen. Dadurch ist eine Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet und eine Kassenbuchführung nach den GoBD möglich. Zu beachten ist, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt sind und weitere gesetzliche Anforderungen (wie der Manipulationsschutz) ohne einen zusätzlichen Programmieraufwand bewältigbar sind.
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