Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren? Erste Schritte & Vorteile

Digitalisierung ist nicht nur in Zeiten der Pandemie allgegenwärtig. Aktuell werden Bemühungen zur digitalen Transformation in Deutschland besonders gefördert – aber welche Möglichkeiten zur Digitalisierung haben kleine Unternehmen ganz konkret? Welche Prozesse eignen sich in besonderem Maße dazu, mit digitaler Hilfe beschleunigt und verbessert zu werden, und welche Möglichkeiten gibt es? Wir fassen zusammen.

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bezeichnet das Umstellen analoger Vorgänge auf digitale Prozesse. Häufig wird auch der Begriff der digitalen Revolution oder digitalen Transformation verwendet, denn oft geht es ganz praktisch darum, Abläufe aus der realen Welt in die elektronische zu übersetzen. 

Bei der Digitalisierung in Unternehmen steht vor allem die Effizienz betrieblicher Abläufe im Vordergrund, meistens verbunden mit konkreten Kosteneinsparungen. Auf Bundesebene gibt es passend dazu eine ganze Reihe von Digital-Förderprogrammen, die helfen sollen, das wirtschaftliche und ökologische Potenzial in deutschen Betrieben zu steigern.

Welche Möglichkeiten zur Digitalisierung gibt es für kleine Unternehmen?

Ob Handel oder Gastronomie – wer jetzt neu gründet, kommt um moderne, digitale Systeme nicht mehr herum. Doch auch für Unternehmen, die schon länger bestehen, ist die Umstellung auf digitale Prozesse nicht nur machbar. Häufig ist sie sogar zwingend erforderlich und dabei in so gut wie jedem Fall profitabel. Dies gilt vor allem in Geschäftsbereichen, die ohne elektronische Hilfsmittel mit viel Zeitaufwand verbunden sind. 

Dazu gehören:

• Buchhaltung
• Rechnungserstellung
• Bestellverwaltung und Warenwirtschaft
• Kunden- und Lieferantendatenverwaltung
• Angebotserstellung
• Verkaufsstatistiken und Datenanalyse
• Lohnabrechnung und Schichtplanung

Weitere digitale Möglichkeiten, die besonders während der Corona-Krise sinnvoll sein können, sind

• Kontaktloses Bezahlen
• Aufbau einer Online-Präsenz als Shop oder Vorbestellungs-Tool
• Cloudbasierte Datenspeicherung für ortsunabhängigen Zugriff (Homeoffice)
• Marketing über soziale Medien und/oder E-Mail

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung?

Richtig eingesetzt kann Digitalisierung das volle Potenzial eines Unternehmens nutzbar machen. Schließlich geht es darum, interne Prozesse zu vereinfachen, Arbeit zu erleichtern, Kosten zu verringern, die Produktion bzw. den Umsatz zu erhöhen, den Informationsfluss zu beschleunigen, das Unternehmensimage zu verbessern, die Effizienz und Flexibilität der Mitarbeiter zu steigern, Fehlerquellen aufzuzeigen und zu beseitigen und zufriedenere Kunden zu gewinnen. 

1. Achte bei der Anschaffung auf Rechtssicherheit: Entsprechend zertifizierte Systeme nehmen Unternehmern viel Recherche- und Analyseaufwand ab, schon weil sie Prozesse in standardisierter Form nach den gültigen gesetzlichen Vorgaben ablaufen lassen. Du musst Dich also nicht selbst mit immer neuen Vorgaben und Details auskennen, sondern brauchst nur darauf achten, Dein System auf dem neuesten Stand zu betreiben.
2. Vereinfachte Abläufe sorgen für Zeitersparnis: Stelle Unterlagen für Steuerberater und Finanzamt per Knopfdruck zusammen, versende E-Mails an vorbereitete Verteilergruppen, erstelle Schichtpläne oder Lohnabrechungen auf digitaler Grundlage, speichere Geschäftsvorfälle einfach per Klick, aktualisiere Daten parallel zum normalen Betriebsablauf… digitale Programme laufen automatisiert und funktionieren einfach schneller als das althergebrachte Abarbeiten per Hand. 
3. Digitalisierung ermöglicht langfristige Kostenersparnis und Umsatzsteigerung: Je weniger Arbeitszeit in einzelne Aufgaben investiert werden muss, desto weniger Lohnkosten sind in diesem Bereich nötig. Stattdessen haben Deine Mitarbeiter mehr Zeit für Kundenbetreuung, Angebotspräsentation oder Marketingaktionen, was sich positiv auf Deinen Umsatz auswirkt.
4. Nutze die gespeicherten Daten für Statistiken und Analysen: Professionelle Programme liefern per Knopfdruck Auswertungen von Verkäufen, Produktion, zeitlichen Abläufen, Kundenvorlieben und vielem mehr. Nutze diese Daten, um Deine Abläufe zu optimieren oder speziell auf Deine Kunden zugeschnittene Angebote zu erstellen. So erkennst Du Potenzial und kannst es voll ausschöpfen.
5. Profitiere von digitaler Datensicherheit: Mit Zugangsberechtigungen und -beschränkungen legst Du genau fest, welcher Mitarbeiter welche Daten sehen darf. So gesichert erhält kein Unbefugter Einblick in Deine Geschäftsunterlagen.
6. Mit wenigen Klicks zu mehr Vernetzung: Bleibe mit Deinen Kunden per Newsletter oder Social Media in Kontakt, vergleiche Lieferantenangebote einfach digital oder nutze Cloudspeicherung, damit Deine Mitarbeiter nicht nur vom Arbeitsplatz aus Zugang zu wichtigen Daten haben. 
7. Zuverlässige Warenwirtschaft: Mit digitalen Mitteln besitzt Du jederzeit eine aktuelle und solide Datenbasis über Lagerbestände, Abverkäufe, Umsatzhochs und -tiefs, Bestellbedarf und Ladenhüter. So vereinfachst Du die Inventur und hast Deine Umsatzspitzenreiter immer auf Lager.

Die Kasse: Der erste Schritt zur Digitalisierung

Einen guten Einstieg für Digitalisierung in Handel, Dienstleistung und Gastronomie bietet ein digitales Kassensystem – denn eine elektronische Registrierkasse kann mehr als nur Kassieren. 

Die Kassensoftware von ready2order etwa bietet Dir folgende Vorteile:

• Automatische Konformität mit allen gesetzlichen Anforderungen
• Regelmäßige, unkomplizierte Programm-Updates 
• Schnelle Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen 
• Integrierte Warenwirtschaft 
• Aussagekräftige Statistiken über Umsätze, Mitarbeiter, Produkte etc.
• Spezial-Funktionen für den Gastronomiebetrieb (voreingestellte Happy Hours, Menü-Gang-Wahl, Tischpläne und Funkbonierung) 
• Einfache Erstellung von Schichtplänen 
• Zugriffs- und Aufgabenzuweisung mit definierten Mitarbeiterrollen
• Schneller Datenimport von bestehenden Produkt- oder Kundendaten (Excel) 
• Optionale Kassenbuchführung 
• Schnittstelle für den Datenimport z. B. zum Steuerberater
• Integrierte Kartenzahlungsfunktion 
• Intuitive Bedienung und flexible Anpassung an Dein Unternehmen
• Auch mobil und unabhängig von Internetzugang einsetzbar

Alle Funktionen sind dabei in eine übersichtlich getrennte Kassen- und Verwaltungsoberfläche integriert. Hier kannst Du Dich für die kostenlose Testversion des ready2order Kassensystems anmelden und unverbindlich ausprobieren, wie Dein Unternehmen digital aussehen könnte.

Gut zu wissen: Zahlen & Fakten zur Digitalisierung

Die meisten Kleinunternehmer sind über alle Branchen hinweg erfahrene, etablierte Geschäftsleute und über 50 Jahre alt. Das ist das Ergebnis einer Studie im Auftrag von IONOS mit 1.000 Befragten in kleinen Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern. Nur 7% von ihnen wickeln dabei ihr Geschäft komplett online ab, doch immerhin 43% betrachten das Internet immerhin als mögliche Erweiterungsoption für ihr Geschäftsfeld.

Doch die Neuerung lohnt sich: Gleichzeitig hat die Studie ergeben, dass durch zunehmende Digitalisierung bei 44% der Befragten im Handel und bei 61% in der Gastronomie eine Umsatzsteigerung zu verzeichnen war. Außerdem gaben 72% der Befragten an, dass sie von mehr Flexibilität bei der Arbeit profitieren.

Nutze Deine Chance auf Arbeitserleichterung, mehr Umsatz und Flexibilität und verschaffe Dir mit digitalen Mitteln deutliche Wettbewerbsvorteile.