Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren? Erste Schritte & Vorteile

Digitalisierung ist nicht nur in Zeiten der Pandemie allgegenwärtig. Aktuell werden Bemühungen zur digitalen Transformation in Deutschland besonders gefördert – aber welche Optionen und Technologien zur Digitalisierung gibt es für kleine Unternehmer ganz konkret? Welche Prozesse eignen sich in besonderem Maße dazu, mit digitaler Hilfe beschleunigt und verbessert zu werden? Wir fassen zusammen, was den Wandel in der Wirtschaft auch für Dein Unternehmen öffnet.

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung ist mehr als Internet: Der Begriff bezeichnet das Umstellen analoger Vorgänge auf digitale Prozesse. Häufig wird auch der Begriff der digitalen Revolution oder digitalen Transformation verwendet, denn oft geht es ganz praktisch darum, Abläufe aus der realen Welt in die elektronische zu übersetzen, neue Vernetzung zu erreichen und  künstliche Intelligenz dort zu nutzen, wo sie hilfreich ist.

Bei der Digitalisierung in Unternehmen steht vor allem die Effizienz betrieblicher Abläufe im Vordergrund – kurz, die Zukunft des Unternehmens. Denn digitale Geschäftsmodelle sind meistens mit konkreten Kosteneinsparungen verbunden. Auf Bundesebene gibt es passend dazu eine ganze Reihe von Digital-Förderprogrammen, die helfen sollen, das wirtschaftliche und ökologische Potenzial in deutschen Betrieben zu steigern.

Welche Technologien zur Digitalisierung gibt es für kleine Unternehmen?

Ob Handel oder Gastronomie – wer jetzt neu gründet, kommt um moderne, digitale Systeme nicht mehr herum. Denn während manche Abläufe und Voraussetzungen einfach auf althergebrachte Weise erfüllt werden müssen (z.B. Warenpräsentation, Reinigung oder das Verräumen von Produkten), ist die Umstellung auf digitale Prozesse in anderen Feldern mittlerweile sogar zwingend erforderlich. Das gilt vor allem in Geschäftsbereichen, die ohne elektronische Hilfsmittel sehr zeitintensiv sind.

Dazu gehören:

• Buchhaltung
• Rechnungserstellung
• Bestellverwaltung und Warenwirtschaft
• Kunden- und Lieferantendatenverwaltung
• Angebotserstellung
• Verkaufsstatistiken und Datenanalyse
• Lohnabrechnung und Schichtplanung

Weitere digitale Maßnahmen, die besonders während der Corona-Krise sinnvoll sein können, sind

• Kontaktloses Bezahlen
• Aufbau einer Online-Präsenz als Shop oder Vorbestellungs-Tool
• Cloudbasierte Datenspeicherung für ortsunabhängigen Zugriff (Homeoffice)
• Marketing über soziale Medien und/oder E-Mail

Welche Vorteile eröffnet die Digitalisierung?

Richtig eingesetzt kann Digitalisierung das volle Potenzial eines Unternehmens nutzbar machen. Schließlich geht es darum, interne Prozesse zu vereinfachen, Arbeit zu erleichtern, Kosten zu verringern, die Produktion bzw. den Umsatz zu erhöhen, den Informationsfluss zu beschleunigen, das Unternehmensimage zu verbessern, die Effizienz und Flexibilität der Mitarbeiter zu steigern, Fehlerquellen aufzuzeigen und zu beseitigen und zufriedenere Kunden zu gewinnen.

• Achte bei der Anschaffung auf Rechtssicherheit: Entsprechend zertifizierte Systeme nehmen Unternehmern viel Recherche- und Analyseaufwand ab, schon weil sie Prozesse in standardisierter Form nach den gültigen gesetzlichen Vorgaben ablaufen lassen. Du musst Dich also nicht selbst mit immer neuen Vorgaben und Details auskennen, sondern brauchst nur darauf achten, Dein System auf dem neuesten Stand zu betreiben.
• Vereinfachte Abläufe sorgen für Zeitersparnis: Stelle Unterlagen für Steuerberater und Finanzamt per Knopfdruck zusammen, versende E-Mails an vorbereitete Verteilergruppen, erstelle Schichtpläne oder Lohnabrechungen auf digitaler Grundlage, speichere Geschäftsvorfälle einfach per Klick, aktualisiere Daten parallel zum normalen Betriebsablauf… digitale Programme laufen automatisiert und funktionieren einfach schneller als das althergebrachte Abarbeiten per Hand.
• Digitalisierung ermöglicht langfristige Kostenersparnis und Umsatzsteigerung: Je weniger Arbeitszeit in einzelne Aufgaben investiert werden muss, desto weniger Lohnkosten sind in diesem Bereich nötig. Stattdessen haben Deine Mitarbeiter mehr Zeit für Kundenbetreuung, Angebotspräsentation oder Marketingaktionen, was sich positiv auf Deinen Umsatz auswirkt.
• Nutze die gespeicherten Daten für Statistiken und Analysen: Professionelle Programme liefern per Knopfdruck Auswertungen von Verkäufen, Produktion, zeitlichen Abläufen, Kundenvorlieben und vielem mehr. Nutze diese Daten, um Deine Abläufe zu optimieren oder speziell auf Deine Kunden zugeschnittene Angebote zu erstellen. So erkennst Du Potenzial und kannst es voll ausschöpfen.
• Profitiere von digitaler Datensicherheit: Mit Zugangsberechtigungen und -beschränkungen legst Du genau fest, welcher Mitarbeiter welche Daten sehen darf. So gesichert erhält kein Unbefugter Einblick in Deine Geschäftsunterlagen.
• Mit wenigen Klicks zu mehr Vernetzung: Bleibe mit Deinen Kunden per Newsletter oder Social Media in Kontakt, vergleiche Lieferantenangebote einfach digital oder nutze Cloudspeicherung, damit Deine Mitarbeiter nicht nur vom Arbeitsplatz aus Zugang zu wichtigen Daten haben.
• Zuverlässige Warenwirtschaft: Mit digitalen Mitteln besitzt Du jederzeit eine aktuelle und solide Datenbasis über Lagerbestände, Abverkäufe, Umsatzhochs und -tiefs, Bestellbedarf und Ladenhüter. So vereinfachst Du die Inventur im Einzelhandel und hast Deine Umsatzspitzenreiter immer auf Lager.