Rechnung

Was ist eine Rechnung? Diese Form des Belegs dokumentiert die Forderung eines Entgelts für eine erbrachte Leistung (Dienstleistung oder Produkt). Im unternehmerischen Leben werden die meisten wirtschaftlichen Geschäfte mithilfe von Rechnungen abgewickelt.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung unter 400 Euro, kann die Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben genutzt werden. Bei höheren Gesamtbeträgen muss eine ordentliche Rechnung nach gesetzlicher Vorgabe folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  • Art und Menge der Dienstleistung
  • Zeitraum der Dienstleistung
  • Steuer-Summe und Steuersatz der Umsatzsteuer
  • Entgelt für Leistung oder Lieferung

Wichtig sind auch:

  • Kontoverbindung
  • Zahlungsziel
  • möglicher Rabatt oder Skonto

Je nach Art und Status des ausstellenden Unternehmens können auch weitere Angaben nötig sein. Viele Unternehmen fügen auch freiwillig weitere Angaben wie Kontaktmöglichkeiten, Sachbearbeiter:in oder Kundennummer hinzu, um z. B. Reklamationen einfacher bearbeiten zu können.

Als Dokument fällt die Rechnung unter den Oberbegriff "Faktur"; der dazugehörige Bereich in der Buchhaltung ist die sogenannte "Fakturierung".

Wie kann eine Rechnung übermittelt werden?

Grundsätzlich gilt, dass die Rechnung so übermittelt werden muss, dass der Empfänger oder die Empfängerin sie auch erhalten kann. Ursprünglich galt das für den Postweg oder die direkte, persönliche Übergabe. Heutzutage werden Rechnungen zunehmend elektronisch übermittelt – dafür müssen allerdings einige Anforderungen an Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit bei der Übermittlung beachtet werden. Dazu gehört zum Beispiel die Zustimmung der Kundschaft, überhaupt eine elektronische Rechnung zu erhalten.

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