Rechnung

Was ist eine Rechnung? Diese Art von Beleg hält den Anspruch auf eine Zahlung für eine erbrachte Leistung – sei es eine Dienstleistung oder ein Produkt – fest. Im geschäftlichen Alltag werden die meisten Transaktionen durch Rechnungen abgewickelt.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Beträgt der Gesamtbetrag der Rechnung weniger als 150 Euro, kann eine Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben verwendet werden. Hier genügen dann 

• Name und Adresse des rechnungsgebenden Unternehmens
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Genaue Bezeichnung und Menge der Leistung
• Ausstellungsdatum 
• Tag bzw. Zeitraum der Leistung
• Steuersatz der Umsatzsteuer

Übersteigt der Betrag diese Grenze, ist eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich, die gemäß gesetzlicher Vorgaben folgende Pflichtangaben enthalten muss:

• Kompletter Name und komplette Adresse des rechnungsgebenden Unternehmens
• Kompletter Name und komplette Adresse des/der Rechnungsempfänger:in
• Steuernummer und Umsatzsteuer-ID 
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Falls abweichend vom Ausstellungsdatum: Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt für die einzelnen Rechnungspositionen
• Gesamtbetrag der Brutto- und Nettoforderungen
• Steuersatz der Umsatzsteuer

Meist ebenfalls enthalten sind auch:

• Kontoverbindung
• Zahlungsziel
• ggf. Rabatt oder Skonto

Abhängig von der Art und dem Status des ausstellenden Unternehmens können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Darüber hinaus ergänzen viele Unternehmen freiwillig Informationen wie Kontaktmöglichkeiten, zuständige Ansprechperson oder Kundennummer, um beispielsweise die Bearbeitung von Reklamationen zu erleichtern.

Wie wird eine Rechnung übermittelt?

Grundsätzlich muss eine Rechnung so übermittelt werden, dass sie von der empfangenden Person tatsächlich empfangen werden kann. Früher geschah dies hauptsächlich per Post oder durch persönliche Übergabe. Inzwischen erfolgt die Übermittlung zunehmend auf elektronischem Weg – dabei sind jedoch bestimmte Anforderungen an die Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit der Rechnung zu erfüllen. Dazu zählt unter anderem die Zustimmung der Kundschaft zum Erhalt einer elektronischen Rechnung.

Rechnungsstellung mit ready2order

Über das ready2order Kassensystem kannst Du ganz einfach Angebote,  Lieferscheine und natürlich auch Rechnungen erstellen. Dafür wählst Du in Deiner Verwaltungsoberfläche einfach den richtigen Kunden aus (oder erstellst den Kunden neu) und fügst die passenden Positionen hinzu. Auch die gewünschte Zahlungsart kannst Du eintragen bzw. auch im Nachhinein noch anpassen. 

Du hast außerdem die Möglichkeit, eine Rechnungsvorschau auszudrucken oder den Status Deiner Rechnung zu verändern, sobald sie bezahlt wurde. 

Rechnungsversand per E-Mail

Mit ready2order kann Dein Kunde entweder direkt den Kassenbon mitnehmen oder auch seine Rechnung ganz klassisch per E-Mail zugeschickt bekommen.

Außerdem kannst Du Rechnungen mit einem ready2order Kassensystem nicht nur wie gewohnt auf Papier ausdrucken, sondern hast auch die Möglichkeit, sie zeitgemäß und modern am Ende des Kassiervorgangs als QR-Code zum Scannen anzuzeigen.

Der Digitale Beleg spart Papier und Zeit

Wenn Du umweltbewusst und besonders schnell arbeiten willst, nutze unseren Digitalen Beleg. Es wird ein QR-Code erstellt, den Deine Kunden schnell und einfach per Smartphone abscannen können und schon ist der Beleg auf dem Handy. Das hält Warteschlangen kurz und schont die Umwelt!

Dabei hast Du drei Optionen bei der Einstellung in der Kassenoberfläche:

• QR-Code als standardmäßig als Aktion nach Rechnungserstellung festlegen
• QR-Code standardmäßig, aber nur in Kombination mit einer bestimmten Zahlungsmethode nutzen
• … oder den Digitalen Beleg nur auf Abfrage erzeugen.
• Außerdem kannst Du wählen, ob Du den QR-Code nur anzeigen oder auf einem verkürzten Bon auch ausdrucken willst.