Abschlagszahlung

Was bedeutet Abschlagszahlung? Gemeint ist die Teilzahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt. Im Gegensatz zur Anzahlung, die vor Leistungserbringung gezahlt wird, zahlt der Auftraggebende den Abschlag, nachdem eine (Teil-)Leistung durchgeführt wurde. Nach Übergabe des fertigen Produkts bzw. nach Abschluss der Dienstleistungen wird die Abschlusszahlung für noch offene Beträge geleistet.

Wo wird die Abschlagszahlung eingesetzt?

Du kennst das Prinzip bereits von Deiner privaten Nebenkostenabrechnung: Hier bezahlst Du pro Monat eine kleine Summe für Strom, Wasser oder Gas – den sogenannten Abschlag. Am Ende des Abrechnungszeitraums erhältst Du dann eine Jahresrechnung, in der die bereits gezahlten Abschläge mit dem Gesamtpreis Deines tatsächlichen Verbrauchs gegengerechnet werden. Je nach Verbrauch erhältst Du dann eine Rückzahlung oder musst nachzahlen.

Abgesehen von der Rechnung für den Energieverbrauch, den Nebenkosten oder großen Bauprojekten kommen Abschlagszahlungen im privaten Leben aber selten vor.

Abschlagszahlungen mindern das Betriebsrisiko

Für Betriebe ist die Abschlagszahlung dagegen eine gute Möglichkeit, das Geschäftsrisiko zu senken: Auftragnehmer:innen bekommen die gelieferte Leistung vorfinanziert und bleiben im Notfall nicht auf der Gesamtsumme sitzen. Auftraggeber:innen mindern durch viele “kleine” Abschlagszahlungen die finanzielle Belastung und motivieren den Auftragnehmenden durch eine gute Zahlmoral. Außerdem haben sie durch die Teilzahlungen ein Druckmittel, falls der Auftragnehmende unzuverlässig arbeitet.

Gerade für Gründer:innen, die in der ersten Zeit viele Anschaffungen tätigen müssen, ist die Abschlagszahlung eine gute Option, um Maschinen, eine Ladeneinrichtung oder andere große Teile des Inventars zu finanzieren. Denn dank Abschlag zahlen sie nicht sofort den vollen Preis für etwas, das sie möglicherweise erst in einigen Monaten verwenden können, sondern begleichen die Summe budgetverträglich Zug um Zug. 

Voraussetzungen für die Abschlagszahlung

Um eine Abschlagszahlung verlangen zu können, muss der Auftragnehmende 

• die bis zur Erhebung der Abschlagszahlung erbrachte Teilleistung ohne Mängel erbracht haben
• den Betrag der Abschlagszahlung unterhalb des vereinbarten Gesamtentgelts festsetzen
• eine Aufstellung der Leistung vorlegen, für welche die Abschlagszahlung gefordert wird.

Nachteile der Abschlagszahlung

Geräte oder andere Güter, die per Abschlagszahlung finanziert werden, sind meist nicht sofort verfügbar, sondern erst nach einer gewissen Zeit – zum Beispiel, wenn eine komplexe Maschine, eine Betriebsanlage oder ein Gebäude erst gebaut werden muss. Hier kommen – meist bei Bau- oder Umbauvorhaben – am Ende oft noch mehr Kosten zusammen als durch die Abschlagszahlung bereits gedeckt wurden. Als Auftraggeber:in musst Du dann nachzahlen, sodass Dein Budget in diesem Fall unvorhergesehen belastet wird.

Unser Tipp: Rechne bei Großprojekten im Voraus mit einer Nachzahlung. Bilde also Rücklagen, die Du im Notfall für die Nachzahlung verwenden kannst.

Wann ist ein Abschlag fällig?

Eine Abschlagszahlung wird in der Regel dann fällig, wenn der Auftragnehmende einen Teil seiner Arbeit verrichtet oder einen Teil einer Ware geliefert hat: Dann wird ein vereinbarter Anteil der Rechnungssumme fällig. Sobald die gesamte Leistung erbracht wurde oder eine Ware komplett übergeben ist, muss diese auch komplett vom Auftraggebenden bezahlt werden. 

Der Zeitpunkt bzw. die Vorleistung für und die Höhe der Abschlagszahlung muss dabei nicht vorab festgelegt werden: Der Auftragnehmende kann jederzeit auf Akontozahlungen bestehen, auch wenn der bestehende Leistungsvertrag dies nicht vorsieht. Eine vertragliche Regelung im Voraus ist aber für beide Parteien zu empfehlen.

Für den Auftraggebenden besteht das Recht auf Akontozahlung allerdings nicht: Der Aufttragnehmende – ob Verkäufer:in, Dienstleister:in, Energielieferant:in oder Handwerker:in – muss dieser Regelung in diesem Fall zustimmen. Als Auftraggeber:in kannst Du also nicht allein entscheiden, ob Du Teilzahlungen leisten willst.

Abschlagsrechnung richtig erstellen

Eigentlich musst Du als Auftragnehmender nur die bereits erbrachten Teilleistungen auflisten, um eine Abschlagszahlung zu fordern. In der Regel wird allerdings eine Abschlagsrechnung erstellt: Diese muss 

• die Bezeichnung “Abschlagsrechnung” oder “Akontorechnung” tragen
• ggf. bereits geleistete Vorauszahlungen auflisten
• die genaue Teilleistung bezeichnen, für die Abschlag gefordert wird
• Mehrwertsteuer und Steuersatz ausweisen.

Die Schlussrechnung nach Abschluss der vereinbarten Werkleistung muss dann sämtliche bereits gestellten Abschlagsrechnungen anführen und die bereits gezahlten Beträge mit der Gesamtsumme gegenrechnen.

Die Anzahlungsquote: So ermittelst Du den Zahlungsfortschritt 

Auf Auftragnehmer:in – d. h. als Anbieter:in eines Produkts oder einer Dienstleistung – legst Du die Höhe der jeweiligen Abschlagszahlungen fest. Diese müssen nicht immer gleich sein: So kann ein Bauunternehmer z. B. für das Aufsetzen des Dachstuhls mehr Abschlag verlangen als für den Einbau der Haustür. Hier unterscheidet sich der Abschlag im Betriebsablauf also vom gleichbleibenden Abschlag, den bspw. eine Privatperson an ihren Energielieferanten zahlt.

Unterschiedliche Beträge machen es nicht ganz einfach, die bereits getilgte Summe im Auge zu behalten. Die sogenannte Anzahlungsquote ermittelt, inwieweit die bereits erbrachten Akontozahlungen die Kosten für die erbrachte Leistung decken. 

Die entsprechende Formel sieht so aus:

Anzahlungsquote = Erhaltene Abschläge / Wert der teilfertigen Arbeiten 

Ergebnis	Deckung	Konsequenz
= 1	Die Kosten sind gedeckt.
< 1	Die Kosten übersteigen die Abschlagszahlungen.	Auftraggeber:in muss den Fehlbetrag nachzahlen.
> 1	Die Abschläge übersteigen die Kosten (Überzahlung).	Auftraggeber:in bekommt Geld zurück.

So erscheint der Abschlag in der Bilanz

Gezahlte Abschlagszahlungen kannst Du in Deiner Bilanz ganz normal in die Ausgaben eingliedern.

Erhaltene Abschlagszahlungen sind über die Registrierkasse ganz normal gewinnerhöhend als Einnahme zu verbuchen: Hast Du die erbrachte Teilleistung auf der Rechnung auch als solche gekennzeichnet, verbuchst Du die entsprechende Abschlagszahlung als „Vorräte an unfertigen Bauleistungen“  als Forderung in der Bilanz. ‍