Tagesabschluss: So geht’s richtig

Ob Einzelhandel oder Gastronomie: Am Ende des Tages steht der prüfende Blick in die Kasse auf dem Programm. Der Tagesabschluss ist an jedem Tag durchzuführen, an dem Transaktionen vorgenommen wurden – sprich: an jedem Tag, an dem Du Geld eingenommen oder ausgegeben hast. Was dabei zu beachten ist, haben wir in diesem Beitrag für Dich zusammengetragen.

Der Tagesabschluss liefert Dir tagesaktuelle Umsatzberichte: Dabei findest Du nicht nur heraus, wie viel Du eingenommen hast – sondern auch, ob alle Beträge korrekt in der Kasse gelandet sind. 

Denn beim Tagesabschluss geht es darum, den Kassen-Istbestand mit dem Kassen-Sollbestand zu vergleichen. Oder anders gesagt: Befindet sich in der Kasse tatsächlich der Betrag, der laut Beleg vorhanden sein soll? 

Sollte der Ist-Bestand vom Soll-Bestand abweichen, musst Du den Grund für den Fehlbestand unverzüglich herausfinden, damit am Ende Deine Buchhaltung stimmt. 

Heißt es Tagesabschluss oder Tageslosung?

Der Begriff “Tageslosung” oder auch “Tageslösung” bezeichnet die Tagesbareinnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen in Form. Die Tageslosung ist also gewissermaßen eine Geldsumme.

Der Tagesabschluss ist dagegen ein Vorgang, nämlich die Überprüfung aller Transaktionen eines Tages nach Ist- und Soll-Zustand mithilfe des Z-Bons.

Wichtig: Ein Tagesabschluss ist nicht gleichbedeutend mit der Schließung einer Schicht! “Schicht schließen” bedeutet, dass Mitarbeiter:innen ihre Arbeit für den Tag beendet haben oder unterbrechen. Dies kann an einem Tag beliebig oft der Fall sein. Der Tagesabschluss markiert dagegen das Ende des Geschäftstages und wird nur ein Mal pro Tag vorgenommen.

Der Tagesabschluss beendet den Geschäftstag:

• Folge den Anweisungen Deines Kassenprogramms zur Erstellung des sogenannten “Z-Bons” oder Kassenabschlussbelegs, auf dem alle Tagesumsätze angegeben sind.

In unserem Hilfe-Center erklären wir, wie Du den Tagesabschluss mit ready2order erstellen kannst.

• Zähle den Kassenbestand an Münzen und Scheinen.
• Bündele Gutscheine und Kartenzahlungsbelege.
• Auf dem Z-Bon sind alle Umsätze nach Zahlart getrennt aufgeführt: Gleiche die Beträge auf dem Z-Bon nun mit den tatsächlichen Beträgen ab. 

Treten Fehlbeträge auf? 

• Nein: Perfekt, Du bist fertig mit dem Tagesabschluss. 
• Ja: Finde heraus, wie der Fehlbetrag zustande gekommen ist und korrigiere diesen entsprechend der Firmenpolitik.

Mögliche Gründe für Fehlbestände beim Tagesabschluss

Wenn die Kasse nicht stimmt, kann natürlich Diebstahl als Erklärung infrage kommen – doch das ist eher die absolute Ausnahme als die Regel. 

Die Gründe für Fehlbestände sind meist harmlos:

• Wechselgeld falsch herausgegeben: z.B. wenn auf einen 20-Euro-Schein statt auf einen Zehner herausgegeben wurde, eine Münze zu viel herausgegeben oder ein 2-Euro-Stück versehentlich im 1-Euro-Fach landete.
• Buchung in der falschen Zahlungsart: z.B. wenn eine Zahlung mit Karte als “bar” eingegeben wurde.
• Entnahmen: z.B. Privatentnahmen oder Entnahmen für Portoausgaben o.ä.

Nichtsdestotrotz heißt es auch bei wenigen Cents: Suchen, suchen, suchen! 

Wie mit geringwertigen Fehlbeträgen umgegangen wird, ist je nach Unternehmen unterschiedlich: Manche Vorgesetzte “erlauben” den Ausgleich mithilfe der Trinkgeldkasse; andere Unternehmen ziehen sogar kleinste Centbeträge vom Lohn ab. 

Mithilfe unseres Kassensystems kannst Du Dir nicht nur den Z-Bon erstellen. Wir erleichtern Dir den täglichen Abschluss mit weiteren Funktionen:

• Lass Dir den Tagesbericht per E-Mail senden.
• Drucke die Benutzerstatistik automatisch aus: So weißt Du, wer am betreffenden Tag mit der Kasse gearbeitet und welche Buchung vorgenommen hat.
• Stelle eine Uhrzeit für den Tagesabschluss ein und führe ihn automatisch durch. 

Mehr dazu erfährst Du in unserem Hilfe-Center unter Tageslosung- und Schichteinstellungen.

Deine Kasse kann Dir übrigens noch viele weitere Aufgaben erleichtern. Hier erfährst Du mehr zum Thema Zeit sparen: Diese Aufgaben kann Dir Dein Kassensystem abnehmen.