Mitarbeiter kündigen: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Motiviertes und qualifiziertes Personal ist der Schlüssel zum Erfolg – doch manchmal stellt sich eine Einstellung als Fehlentscheidung heraus oder Dein Unternehmen entwickelt sich anders als gedacht. Idealerweise sollte daher Feedback zu Deiner Unternehmenskultur gehören, um Deine Mitarbeiter zu motivieren und auf Erfolgskurs zu halten.

Wenn der Ernstfall jedoch aus gegebenen Gründen nicht zu vermeiden ist, solltest Du alles richtig machen: Wir erklären, worauf Du bei außerordentlichen wie ordentlichen Kündigungen achten musst und geben Tipps zum Kündigungsgespräch.

“Du bist gefeuert!!” – einmal brüllen und tschüss? So einfach geht es nur im Film. Tatsächlich gibt es einige Grundvoraussetzungen nach §623 BGB, die zu beachten sind:

• Betriebsrat vorab informieren und Kündigung begründen
• Schriftform mit Unterschrift
• Nachweisbare Zustellung im Original (Papierform)

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Kündigung laut §125 BGB formnichtig und somit unwirksam. Daher erklären wir nachfolgenden noch einmal im Detail, worauf Du achten musst.

1. Betriebsrat informieren

Bevor die Kündigung bei dem/der Mitarbeiter ankommt, musst Du laut §102 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zwingend den Betriebsrat informieren (wenn vorhanden): Bereite Dich hier gut vor, denn hier werden Gründe und Umstände der Kündigung im Sinne des Arbeitnehmers möglicherweise sehr detailliert hinterfragt.

2. Schriftform und Zustellung einhalten

Jede Kündigung muss nach §126 BGB zwingend schriftlich erklärt werden und von Dir als Arbeitgeber (bzw. einer kündigungsberechtigten Person) eigenhändig auf Papier unterschrieben sein. Eine E-Mail, eine WhatsApp bzw. SMS oder eine Nachricht über soziale Netzwerke genügt also nicht. 

Außerdem muss die Kündigung im Original übergeben oder postalisch zugestellt werden. Das musst Du als Arbeitgeber im Zweifelsfall nachweisen können. Du solltest also die Option “Einschreiben mit Übergabe” wählen oder die Kündigung per Bote zustellen lassen. 

3. Kündigungsgrund formulieren – ja oder nein?

Begründen musst – und solltest – Du die Kündigung allerdings nicht: Um Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen, solltest Du niemals den Grund für die Kündigung schriftlich niederlegen. Eine Ausnahme bilden hier nur Schwangere und Mütter in den ersten vier Monaten nach der Entbindung.

Welche weiteren Voraussetzungen Du beachten musst, hängt davon ab, ob Du eine ordentliche oder außerordentlich Kündigung aussprechen willst.

Wenn Du eine Kündigung aussprechen willst, solltest Du vorab prüfen, ob beim betroffenen Arbeitnehmer der gesetzliche Kündigungsschutz nach Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift. Dieser gilt dann, wenn…

• im Betrieb >10 Vollzeitarbeitnehmer regelmäßig beschäftigt sind (Teilzeitbeschäftigte zählen anteilig)
• der zu kündigende Arbeitnehmer länger als 6 Monate beschäftigt gewesen ist

Welche Kündigungsgründe gelten im Kleinbetrieb?

Wenn Dein Betrieb weniger als 10 Angestellte beschäftigt (oder die Betriebszugehörigkeit geringer ist als die genannten sechs Monate), ist das Kündigungsschutzgesetz nicht auf Dein Unternehmen anwendbar. Das bedeutet: Du benötigst keinen Grund für eine ordentliche und fristgerechte Kündigung. 

Andernfalls darf nur bei einem der folgenden Gründe gekündigt werden:

personenbedingt	liegt in der Person begründet bezieht sich auf Fähigkeiten und Eigenschaften, die der Arbeitnehmer nicht auf absehbare Zeit verliert z.B. Führerscheinentzug, Haftstrafe, Erkrankung vorausgesetzt ist, dass der Verlust der Fähigkeit vertragliche oder betriebliche Interessen beeinträchtigt innerbetriebliche Versetzung oder Umschulung muss in Betracht gezogen werden gute Argumentation bereitlegen!
verhaltensbedingt	häufigster Kündigungsgrund liegt im Verhalten der Person begründet Vertragsverletzung z.B. durch ständiges Zuspätkommen, unentschuldigte Fehlzeiten, sexuelle Belästigung, Diebstahl  durch Prognose muss ermittelt werden, ob das Verhalten wiederholt werden wird oder einmalig bleibt mildere Mittel wie z.B. Abmahnung müssen in Betracht gezogen werden, wenn sie Wirkung zeigen können Interessenabwägung kann vor Gericht ggf. zugunsten des Arbeitnehmers ausfallen
betriebsbedingt	liegt beim Arbeitergeber z.B. Rationalisierung, Umstrukturierung, Auftragsverlust, Schließung oder Insolvenz der Stellenabbau muss dringend erforderlich und andere zumutbare Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten nicht vorhanden sein Sozialauswahl laut §1 Abs. 3 KSchG ist zu beachten (nach Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten, Behinderung und Alter)

Als Arbeitgeber musst Du den jeweiligen Kündigungsgrund beweisen. Außerdem unterscheidet man die außerordentliche, fristlose Kündigung und die ordentliche Kündigung mit Kündigungsfrist.

Ordentliche Kündigung (mit Kündigungsfrist)

In der Regel werden ordentliche Kündigungen ausgesprochen, die mit einer bestimmten Kündigungsfrist einhergehen. Dies ist auch für Dich als Arbeitgeber der sichere Weg, um nicht im Nachhinein mit Rechtsstreitigkeiten konfrontiert zu werden.

Entscheide Dich im Zweifelsfall also auch dann nicht für eine fristlose Kündigung, wenn Du den entsprechenden Mitarbeiter sofort aus dem Unternehmen entfernen möchtest – sondern wähle lieber die ordentliche Kündigung mit Freistellung. 

Außerordentliche Kündigung (ohne Kündigungsfrist)

Eine außerordentliche Kündigung ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes nach §626 BGB möglich. Dazu gehören in der Regel:

• Arbeitszeitbetrug
• Wiederholtes unentschuldigtes Fehlen
• Arbeitsverweigerung
• Alkoholkonsum trotz ausdrücklichem Verbot
• Nebentätigkeit bei Krankschreibung
• Annahme von Schmiergeldern
• Geschäfts- und Rufschädigung
• Schwere Beleidigung von Kollegen, Gästen oder Kunden
• Diebstahl von Betriebsmitteln
• Körperverletzung oder Mobbing gegenüber Kollegen
• Indiskretion bei Geschäftsgeheimnissen
• Fehlende Arbeitserlaubnis
• Haftstrafen
• Rechtsextremistische Betätigung (auch im privaten Bereich)
• Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz

Zu beachten ist außerdem, dass die außerordentliche Kündigung binnen zwei Wochen nach Bekanntwerden des Kündigungsgrunds ausgesprochen werden muss – eine langgezogene Betriebsratsanhörung hemmt diese Frist nicht.

Anders gesagt: Eine außerordentliche Kündigung ist rechtlich gesehen oft knifflig und wird häufig angefochten. Mit einer ordentlichen Kündigung kannst Du diesen Streitigkeiten vorbeugen, wenn kein unumstößlicher Grund vorliegt.

Wie bemisst sich die Kündigungsfrist?

Die gesetzliche Kündigungsfrist nach §622 BGB ergibt sich aus der Betriebsangehörigkeit des jeweiligen Arbeitnehmers:

>2 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 1 Monat zum Ende des Monats
>5 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 2 Monate zum Ende des Monats
>8 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 3 Monate zum Ende des Monats
>10 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 4 Monate zum Ende des Monats
>12 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 5 Monate zum Ende des Monats
>15 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 6 Monate zum Ende des Monats
>20 Jahre Betriebszugehörigkeit	→ 7 Monate zum Ende des Monats

Ordentlich gekündigt werden kann dabei immer nur zum Ende eines Monats: Wenn einem Arbeitnehmer mit vier Jahren Betriebszugehörigkeit Mitte März die Kündigung ausgesprochen wird, endet das Arbeitsverhältnis offiziell am 30. April.

Im Arbeits- oder Tarifvertrag können längere Fristen festgelegt sein – verkürzt werden können die Fristen nur, wenn im Tarifvertrag entsprechende Regelungen vereinbart wurden, oder es sich um Betriebe mit weniger als 20 Angestellten oder um Aushilfen handelt.

Wichtig: In der (maximal sechsmonatigen) Probezeit darf das Arbeitsverhältnis nach §622 Abs. 3 BGB jederzeit mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. 

Grundsätzlich ist die Abfindung eine freiwillige Leistung auf Arbeitgeberseite. Es gibt also keinen rechtlichen Anspruch – es sei denn, im Tarifvertrag besteht eine andere Regelung oder Du als Arbeitgeber hast Dich vertragswidrig verhalten. In diesem Fall besteht ein Rechtsanspruch als Arbeitnehmerseite.

Bei betriebsbedingten Kündigungen kann die Abfindung nach §1a KSchG außerdem eine gute Möglichkeit sein, Dich als Arbeitgeber gegen Kündigungsschutzklagen abzusichern.

Ein professionell geführtes Kündigungsgespräch soll den Trennungsprozess für beide Parteien möglichst reibungslos gestalten. Das ist nicht einfach – doch mit etwas Vorbereitung kannst Du diese heikle Situation besser meistern. 

• Kündige das Gespräch mit einer neutralen, intern etablierten Formulierung an, z.B. “Ich würde gern in Ruhe etwas mit Ihnen besprechen.”
• Lege den Termin idealerweise auf den Wochenanfang, damit ein mögliches Folgegespräch noch in derselben Woche stattfinden kann.
• Zeitlich empfiehlt sich der frühe Nachmittag, damit der gekündigte Arbeitnehmer den Arbeitstag schon weitgehend hinter sich hat und bald nach dem Gespräch gehen kann, um die Kündigung zu verarbeiten.
• In der Regel dauert ein Kündigungsgespräch 10–20 Minuten. Plane jedoch genügend Reserve ein, um den Termin nicht überstürzt verlassen zu müssen, wenn mehr Klärungsbedarf besteht.
• Stelle vorab alle relevanten Unterlagen zusammen und arbeite sie gründlich durch, damit Du alle wichtigen Eckdaten und Argumente im Kopf hast.
• Achte auf eine abgeschlossene Umgebung, in der das Gespräch ungestört bleibt – wähle also eher einen Meetingraum als die Cafeteria.
• Biete ein Glas Wasser an und halte ggf. Taschentücher in Griffweite.
• Übe vorab, was Du sagen willst, damit Dir die Formulierungen auch unter Anspannung gut über die Lippen gehen. 

Das eigentliche Gespräch gliedert sich anschließend in sechs Phasen:

1. Eröffnung: Halte die Einleitung am besten kurz und erkläre deutlich, dass sich das Gespräch um das Arbeitsverhältnis drehen wird.
2. Aussprechen der Kündigung: Sprich die Kündigung in den ersten fünf Sätzen unmissverständlich aus. Wähle eine Formulierung, die eindeutig von Kündigung, Trennung oder Vertragsaufhebung spricht und benenne auch das fristgerechte Datum, zu dem die Kündigung erfolgt.
3. Mitgefühl: Drücke Dein Mitgefühl aus und rechne mit unterschiedlichen Reaktionen von Wut bis Trauer. Äußere Verständnis und gib Deinem Gegenüber verständnisvoll Zeit, sich wieder zu fassen. Entlasse ihn erst aus dem Gespräch, wenn er wieder stabil erscheint – alternativ hole eine Vertrauensperson zur Begleitung dazu.
4. Begründung: Die Erklärung kann in einem Zug oder in einem Folgegespräch stattfinden (abhängig vom emotionalen Zustand). Nenne hier die Gründe, die zur Kündigung geführt haben. Mache dabei deutlich, dass die ausgesprochene Kündigung jedoch rechtskräftig ist und an dieser Stelle nicht diskutiert wird.
5. Weiteres Vorgehen abstimmen: Biete Unterstützung bei der Arbeitsplatzsuche an, stelle Referenzen (Arbeitszeugnis) zur Verfügung und biete ggf. Freistellung an. Es kann auch nötig sein, die Weiterarbeit mit sensiblen Daten sofort zu untersagen oder den Gekündigten (z.B. bei fristloser Kündigung) persönlich zu begleiten, während er seine Sachen packt und die Firma verlässt.
6. Abschluss: Händige das Kündigungsschreiben aus, signalisiere nochmals Deine Unterstützung bei Fragen und verabschiede Dich anteilnehmend.
7. Nachbereitung: Informiere das Team über die Kündigung und weiteres Vorgehen.

In Deutschland gilt das System der sozialen Marktwirtschaft, das u.a. die “schwachen” Elemente schützen soll. Neben dem allgemeinen Kündigungsschutz gibt es daher den besonderen Kündigungsschutz für besondere Fälle. Er gilt für

• schwerbehinderte Mitarbeiter
• Schwangere (ausgenommen besondere Fälle nach §17 Abs. 2 Mutterschutzgesetz (MuSchG) sowie vier Monate nach Entbindung
• Arbeitnehmer in Elternzeit

Auch bei Auszubildenden und Betriebsratsmitgliedern sind besondere Voraussetzungen zu beachten, wenn eine Kündigung wirksam sein soll. 

Wirst Du von gekündigten Mitarbeitern vor Gericht gegen die ausgesprochene Kündigung verklagt, solltest Du mithilfe einer durchdachten Strategie bei der Güteverhandlung vor dem Arbeitsgericht einen günstigen Vergleich anstreben. 

Ist dies nicht möglich oder im Einzelfall nicht sinnvoll, musst Du beachten, dass die Darlegungs- und Beweislast für die Kündigungsgründe sowie die Einhaltung der sonstigen Voraussetzungen grundsätzlich beim Arbeitgeber liegt. Du musst also (in der Regel mithilfe eines Anwalts) beweisen, dass Deine Kündigung rechtmäßig ist.

Gibt es Alternativen zur Kündigung?

Bei jeder Kündigung muss zunächst ein sogenanntes “milderes Mittel” in Erwägung gezogen werden. Dazu gehören Versetzungen oder Abmahnungen. Letztere ist sogar Pflicht bei den meisten Kündigungen aus verhaltensbedingten Gründen. Erst wenn der Arbeitnehmer weiteres Fehlverhalten an den Tag legt, darf ihm außerordentlich gekündigt werden. 

Außerdem gibt es die Option des Aufhebungsvertrags, bei dem beide Parteien – Arbeitergeber und Arbeitnehmer – dem Ende des Arbeitsverhältnisses zustimmen. Hier ist allerdings Verhandlungsgeschick nötig, weil es für den Gekündigten zu Problemen mit dem Arbeitslosengeld kommen kann – ebenso wie einer Kündigung mit Abfindungsangebot nach §1a KSchG. 

Alternativ lässt sich eine Kündigung auch nachträglich mit einem Abwicklungsvertrag kombinieren, in dem die Folgen der Entlassung einvernehmlich geregelt werden.