Effektives Feedback: Mehr Erfolg in 3 Stufen

Jeder kennt es: “Das gefällt mir aber nicht!” – oder schweigende Ablehnung und später Getuschel in der Kantine. Wenn firmeninternes Feedback zu Projekten, neuen Ideen oder veränderten Arbeitsabläufen so aussieht, sinken Erfolg (und Stimmung) gegen Null. Mit einer effektiven Feedback-Kultur hingegen kannst Du nicht nur die Motivation steigern, sondern auch von wirkungsvollem Input profitieren. Wir erklären, wie’s geht.

Das Feedback ist keine einseitige Angelegenheit: Es geht nicht nur darum, anderen mitzuteilen, wie ich sie sehe bzw. ihre Idee verstehe und was ich darüber denke. Vielmehr ist es eine Gesprächsform mit zwei Komponenten:

• Feedback-Geben (Senden)
• Feedback-Nehmen (Empfangen)

Bei jedem Feedback bzw. jeder Rückmeldung geht es um drei Ziele:

1. Ich möchte dem anderen verdeutlichen, wie ich ihn/sein Verhalten/seine Idee/seinen Vorschlag erlebe und was dies für mich bedeutet – positiv wie negativ.
2. Ich teile meine Bedürfnisse und Gefühle klar mit, damit der andere nicht auf seine eigenen Vermutungen angewiesen ist.
3. Ich trage meine Gedanken und Vorschläge aktiv und deutlich bei, um die Zusammenarbeit/das Projekt/die Idee zu optimieren.  

Feedback kann Abwehr auslösen, schmerzlich oder peinlich sein (sowohl im Geben als auch im Nehmen). Doch gerade im Arbeitsalltag geht es immer darum, konstruktiv und professionell zusammenzuarbeiten – was nicht bedeutet, dass Gefühle keine Rolle spielen dürfen! Auch bei der Arbeit reagieren wir menschlich, was Feedbacksituationen knifflig macht. Daher empfiehlt es sich, feste Feedbackstrukturen zu erproben und zu etablieren.

Für effektives Feedback gibt es einen idealen Rahmen, auch “1-2-3 Framework” genannt. Wichtig dafür ist eine genaue Rezeption: Genaues Zuschauen und Hinhören ist wichtig, wenn es um Ideen, Verhalten oder Vorschläge geht. 

Danach geht es in die aktive Kritik:

1. Wahrnehmung: Was habe ich gehört und gesehen?
2. Interpretation: Wie ist meine Auslegung von 1? Wie werte ich das Rezipierte?
3. Emotion: Wie fühle ich mich aufgrund von 2?

Der vierte Schritt der Aktion dagegen ist optional: Was soll meiner Meinung nach unternommen werden?

Bei Feedback-Regeln geht es nicht nur darum, wie Feedback gegeben, sondern auch wie es angenommen wird. Denn wenn der Empfänger Rückmeldungen gar nicht aufnehmen will, kann sich der Sender noch so viel Mühe geben. Daher folgen hier unsere Empfehlungen für beide Seiten.

Effektives Feedback geben – für Sender

Damit Feedback nicht verletzend wirkt, sondern zielorientiert die Möglichkeit zur Entwicklung gibt, sollte es ….

• erbeten sein: Wer andere ungefragt mit seiner Rückmeldung überfällt, stößt oft auf Abwehr.
• sachlich richtig und damit nachprüfbar/nachvollziehbar sein. Grundloses Meckern, Schimpfen oder Beleidigungen haben hier nichts zu suchen.
• konstruktiv sein und zukunftsweisende Perspektiven bieten – idealerweise kannst Du neue Informationen oder eine andere Sichtweise zum Thema beitragen. Unveränderliches (z.B. Budgetvorgaben) muss nicht nochmals infrage gestellt werden.
• konkret sein, denn allgemeine Aussagen oder Phrasen helfen nicht, das betreffende Problem zu erkennen und zu beseitigen.
• subjektiv formuliert sein: Wer seine eigenen Beobachtungen und Eindrücke beschreibt, geht in den persönlichen Dialog.  
• zeitnah und rechtzeitig erfolgen: Wer zu spät Rückmeldung liefert, läuft Gefahr, dass sich der Empfänger gar nicht mehr erinnert – oder dass das Feedback nicht mehr verwendet werden kann.
• nicht nur negativ sein: Verbesserungsvorschläge lassen sich besser akzeptieren, wenn auch das Gute hervorgehoben wird. Dies geht z.B. mit der sogenannten “Sandwich-Methode”, bei der negatives Feedback zwischen einer positiven Einleitung und einem positiven Fazit eingebettet wird.  

Außerdem solltest Du damit rechnen, dass Dein Feedback nicht angenommen wird: Selbst wenn Du sachlich richtig liegst und mit Bedacht formulierst, kann es sein, dass Deine Botschaft nicht ankommt. Akzeptiere auch dies – oder thematisiere auch ständige Ablehnung es in einem erneuten Feedbackgespräch. Stelle Dir dafür folgende Fragen:

• Warum willst Du eigentlich Feedback geben? Willst Du die Kommunikation verbessern, helfen – oder dem anderen auf vermeintlich elegante Weise seine Inkompetenz vor Augen halten?
• Welche Wirkung könnte Dein Feedback auf die Zusammenarbeit haben? 

Feedback effektiv annehmen – für Empfänger

Niemand lässt sich gern mit Rückmeldungen überfallen – deswegen kannst Du auch als Empfänger von Kritik einige Regeln festlegen:

• Bestimme die Art und Weise: Worüber, wann und wie möchtest Du Feedback erhalten? Bei einer Präsentation kannst Du eine Fragerunde am Ende einbauen und für allgemeine Rückmeldungen um ein geplantes Einzelgespräch bitten. Du kannst auch aktiv um Feedback zu laufenden Prozessen bitten, damit Kollegen wissen, dass Du jederzeit ansprechbar bist.
• Nimm Dir Zeit: Hast Du genau verstanden, was Dein Gegenüber sagen will?  Identifiziere, was der Beitrag Dir an neuen Informationen bringt und ordne das Feedback erst danach ein. Scheue Dich dabei nicht vor Nachfragen: So kannst Du auch den Feedback-Dialog kontrollieren.
• Teile Deine Emotionen: Informiere Dein Gegenüber, wie sein Feedback auf Dich wirkt. War es ausreichend oder sollte er konkreter werden? Welchen Einfluss hat das Feedback auf Kommunikation und das beidseitige Verhältnis? 
• Bleibe selbst kritisch: Kannst Du das Feedback selbst bestätigen? Wurdest Du schon mehrfach auf dasselbe Thema angesprochen? Wie ist Deine erste Reaktion – offen, empfindlich, widersprüchlich oder offensiv? Auch dazu gehört die Frage, ob Du zu viel oder zu wenig Feedback erhältst. 

Am besten funktioniert Feedback als Teil der Unternehmenskultur: Dabei gibt es gibt viele Möglichkeiten, Feedback flexibel in den Betriebsalltag zu integrieren, z.B. 

• Regelmäßige Mitarbeitergespräche, bei denen auch der/die Vorgesetzte Rückmeldung erhält
• aktives Einbeziehen aller Beteiligten bei der Entwicklung neuer Ideen
• feste Strukturen für Anmerkungen und Vorschläge  

Überlege dafür, in welchen Situationen Feedback neue Perspektiven eröffnen könnte: Beziehe am besten gleich zu Beginn Deine Angestellten ein, um den besten Weg zu finden und zu zeigen, dass ihre Meinung für Dich zählt.