Rechnung

Was ist eine Rechnung? Diese Form des Belegs dokumentiert die Forderung eines Entgelts für eine erbrachte Leistung (Dienstleistung oder Produkt). Im unternehmerischen Leben werden die meisten wirtschaftlichen Geschäfte mithilfe von Rechnungen abgewickelt.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung unter 150 Euro, kann die Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben genutzt werden. Diese muss nur folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Genaue Bezeichnung und Menge der Leistung
• Ausstellungsdatum 
• Steuersatz der Umsatzsteuer

Bei höheren Gesamtbeträgen muss eine ordentliche Rechnung nach gesetzlicher Vorgabe folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des/der Rechnungsempfänger:in
• Steuernummer und Umsatzsteuer-ID 
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Falls abweichend vom Ausstellungsdatum: Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt für die einzelnen Rechnungspositionen
• Gesamtbetrag der Brutto- und Nettoforderungen
• Steuersatz der Umsatzsteuer

Wichtig sind auch:

• Kontoverbindung
• Zahlungsziel
• möglicher Rabatt oder Skonto

Je nach Art und Status des ausstellenden Unternehmens können auch weitere Angaben nötig sein. Viele Unternehmen fügen auch freiwillig weitere Angaben wie Kontaktmöglichkeiten, Sachbearbeiter:in oder Kundennummer hinzu, um z. B. Reklamationen einfacher bearbeiten zu können.

Wie kann eine Rechnung übermittelt werden?

Grundsätzlich gilt, dass die Rechnung so übermittelt werden muss, dass der Empfänger oder die Empfängerin sie auch erhalten kann. Ursprünglich galt das für den Postweg oder die direkte, persönliche Übergabe. Heutzutage werden Rechnungen zunehmend elektronisch übermittelt – dafür müssen allerdings einige Anforderungen an Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit bei der Übermittlung beachtet werden. Dazu gehört zum Beispiel die Zustimmung der Kundschaft, überhaupt eine elektronische Rechnung zu erhalten.

Rechnungen erstellen mit ready2order

Mit dem Kassensystem von ready2order lassen sich neben Angeboten und Lieferscheinen auch Rechnungen unkompliziert erstellen. In der Verwaltungsoberfläche wählst Du dazu den passenden Kunden aus oder legst bei Bedarf einen neuen Kunden an. Anschließend fügst Du die entsprechenden Positionen hinzu. Die gewünschte Zahlungsart kann ebenfalls eingetragen und bei Bedarf nachträglich angepasst werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Vorschau der Rechnung auszudrucken oder den Rechnungsstatus zu ändern, sobald die Zahlung erfolgt ist.

Rechnungsversand per E-Mail

Mit ready2order kann der Kunde entweder direkt einen Kassenbon mitnehmen oder sich die Rechnung per E-Mail zusenden lassen. Darüber hinaus bietet das Kassensystem die Option, Rechnungen nicht nur in Papierform auszudrucken, sondern auch digital am Ende des Bezahlvorgangs als QR-Code anzuzeigen.

Der Digitale Beleg spart Zeit und Papier

Für einen umweltfreundlichen und effizienten Arbeitsablauf steht die Funktion „Digitaler Beleg“ zur Verfügung: Dabei wird der Beleg nicht ausgedruckt, sondern in Form eines QR-Codes angezeigt, den die Kunden bequem mit dem Smartphone scannen können. Das verkürzt Wartezeiten und reduziert den Papierverbrauch.

In der Kassenoberfläche stehen drei Einstellungsoptionen für den QR-Code zur Verfügung:

• standardmäßig nach jeder Rechnungserstellung anzeigen
• nur bei bestimmten Zahlungsarten automatisch verwenden
• nur auf Nachfrage generieren

Außerdem kannst Du festlegen, ob der QR-Code lediglich angezeigt oder zusätzlich auf einem verkürzten Bon ausgedruckt werden soll.