GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GDPdU steht für “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” und wurde – so viel vorab – bereits 2015 durch die GoBD vollständig ersetzt. 

Die GDPdU hatten die Aufgabe, alle gängige Prüfungsmethoden von finanzamtrelevanten Daten und Steuerinformationen an moderne Buchführungstechniken anzugleichen. Das heißt: Von der softwarebasierten Buchhaltung bis hin zu Verkäufen an der Registrierkasse – die GDPdU regelte nach allgemeinen und erweiterten Grundsätzen den Zugriff und die Nachprüfbarkeit aller steuerrelevanten Daten.

Auf Buchfühlung mit der GDPdU

Ob nach GDPdU oder GoBD – das Finanzamt überprüft grundsätzlich die Buchführung Deines Unternehmens. Dazu zählt auch die digitale oder softwareerstellte Buchhaltung. Gemäß der sogenannten “steuerlichen Außenprüfung” beschränkt sich dieser Zugriff von außen allerdings nur auf alle steuerrelevanten Daten. Darunter fallen unter anderem die Daten der Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung.

Gemäß der GDPdU war eine Prüfung bis 2015 nach je einer dieser drei Kriterien möglich: 

  1. Nach Vorgaben des Finanzamtes stellte die buchführungspflichtige Person alle notwendigen Daten zur Verfügung.
  2. Das Finanzamt wertete die Daten mithilfe einer Buchführungssoftware aus – allerdings musste diese neben einem dazu notwendigen Gerät erst von der buchführungspflichtigen Person bereitgestellt werden.
  3. Alle relevanten Daten wurden mithilfe eines externen Datenträgers (wie einer CD-ROM oder eines USB-Sticks beispielsweise) direkt übergeben bzw. dem Finanzamt überlassen.

Die betriebsprüfende Person hatte kein das Recht, eine eigene Software auf das System der steuerpflichtigen Person zu installieren oder Informationen eigenmächtig vom vorliegenden Gerät der steuerpflichtigen Person zu kopieren – insbesondere nicht für eine nachfolgende Weiterverarbeitung.

Ursprünge und Folgen der GDPdU

Ihren Ursprung hatten die GDPdU in der Ergänzung der GoBS (der “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme”) im Jahre 2002, die wiederum die GoB (“Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung”) ergänzten.

Zwischen Ende 2008 und der Außerkraftsetzung der “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” im Jahr 2015 drohten Unternehmen bei Verstoß oder Nicht-Einhaltung der GDPdU zum Teil drakonische Strafen. Das sogenannte “Verzögerungsgeld” konnte zwischen 2.500 und 250.000 Euro betragen. Dabei konnte es auf betreffende Unterlagen nur einmalig veranschlagt werden und musste durch einen Verwaltungsakt festgesetzt werden. Dabei handelte es sich um eine Ermessensentscheidung gemäß § 5 AO – sprich: Die betriebsprüfende Person bewertete das Ausmaß des Verstoßes.

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