Umsatzanalyse: Diese Kennzahlen solltest Du nutzen

Deinen Umsatz kannst Du Dir in Echtzeit im Live-Bericht, in einem bestimmten Zeitrahmen oder im Detail anzeigen lassen: So geht’s. 

Außerdem kannst Du hier verschiedene Umsatzarten definieren. So kannst Du genau erkennen, ob Du Geld eingenommen, in Aktionen investiert oder (z.B. durch Schwund oder Bruch) mit Verlust Ware verloren hast:

• Gesamtansicht
• Normaler Umsatz
• Werbeaufwand
• Personalverbrauch
• Bruch
• Schwund

Erhöhte Werte sollten im Nachgang geprüft werden, z.B.: Wann hast Du besonders viel Umsatz – und kannst Du einen Grund dafür feststellen, um weiter zu profitieren? 

Du kannst zudem Deine Umsatzdaten sortieren, etwa nach

• Kunden oder Kundengruppen
• Mitarbeiter
• Zahlarten (auch Gutscheinverkäufe)
• Produkten und Produktgruppen
• Erlöskonten
• Bereichen (z.B. Tische, Innen- oder Außenbereich)
• Umsatzsteuersatz
• Verbrauchte Ressourcen 
• Gewährte Rabatte und Skonto

Mithilfe dieser detaillierten Umsatzdaten, wie sie automatisch von Deinem Kassensystem aufgezeichnet werden, kannst Du auf einen Blick feststellen, wie sich Dein Umsatz zusammensetzt. Wichtige Fragen sind etwa

• Welche Artikel bringen den meisten Umsatz?
• Auf welche Artikelgruppen solltest Du einen besonderen Fokus legen?
• Welche Angebote rentieren sich weniger?

Die Rentabilität (Marge) sollte dabei auf keinen Fall vernachlässigt werden: Sie sagt aus, ob sich ein bestimmtes Produkt für Dich lohnt. Eine Umsatzsteigerung bei einem Produkt, das kaum Gewinn bringt, stellt so in der Regel eher einen Nachteil für Dich dar – es sei denn, Du willst mit einem günstigen Preis strategisch etwas Bestimmtes erreichen.

Zeigt sich bei einem Produkt oder einer Zahlungsart in der Umsatzanalyse ein deutlicher Anstieg, entwickelt sich hier möglicherweise ein Trend, den Du weiter nutzen kannst. Es lohnt sich also in jedem Fall, den Umsatz nicht nur in der Zusammenfassung zu betrachten, sondern auch die Details aufzurufen.

Die Marge bezeichnet die Gewinnspanne, die sich ergibt, wenn Du vom Verkaufspreis von Produkten oder Dienstleistungen sämtliche Kosten abziehst. So kannst Du sie ausweisen lassen. Als Kennzahl für Überschuss gilt hier, dass Dein Gewinn umso höher und Deine Marktposition umso stärker ist, je höher Deine Marge ausfällt.

Doch auch hier gilt das Prinzip der Balance: Nur weil eine Marge hoch angesetzt ist, heißt es nicht, dass dieses Produkt auch viel Umsatz macht. Bei hoher Nachfrage kannst Du die Marge erhöhen – oder auf Gewinn durch massenhaften Absatz setzen. Hier kommt es also auf die jeweilige Strategie an. 

Wähle im Dropdown des Reiters “Statistiken” den Menüpunkt “Betriebliche Auslastung” aus: So geht’s. Hier siehst Du, zu welcher Zeit welcher Bereich an welchem Tag wie stark ausgelastet war. Zur besseren Vergleichbarkeit kannst Du Dir eine Tages-, Monats- oder Jahresansicht anzeigen lassen.

Diese Kennzahl ist auch als “Kapazitätsauslastung”, “Beschäftigungsgrad” oder “Auslastungsgrad” bekannt. Mit ihrer Hilfe findest Du heraus, welche Bereiche Deines Betriebs gewinnbringend genutzt werden und wo Optimierungsbedarf besteht. Entsprechend kannst Du dann Maßnahmen ergreifen – z.B. mehr Tische im Außenbereich aufstellen.

Die Umschlagshäufigkeit zeigt auf, wie oft Dein Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum umgesetzt wird. An dieser Kennzahl lässt sich erkennen, wie oft ein Warenlager oder einzelne Artikel aufbewahrt oder verkauft werden. Grundsätzlich gilt: Je öfter sich Dein Lager umschlägt, 

• desto kürzer die Lagerdauer
• desto geringer die Lagerkosten
• desto geringer die Kapitalbindung. 

Um die Umschlagshäufigkeit zu erhöhen, hast Du verschiedene Möglichkeiten, z.B.

• Reduktion des Mindestbestands
• Verkürzung der Beschaffungszeiten 
• preisliche Optimierung des Angebots.

Deinen Lagerbestand bzw. die Bestandsveränderungen behältst Du mit ready2order mit Deiner Warenwirtschaft im Blick.

In der Warenwirtschaft kannst Du erhöhte oder verminderte Bestände an Produkten oder Rohstoffen verfolgen: So geht’s. In der Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) gelten Bestandsmehrungen (d.h. Anfangsbestand bei Inventur niedriger als Endbestand) als Erträge. Außerdem ist es natürlich gut, nachgefragte Güter immer auf Lager zu haben. Allerdings ist hier das richtige Gleichgewicht zu finden, denn Lagerbestände binden immer auch Kapital, das im Notfall nicht flüssig gemacht werden kann.

Hier greift die Umsatzanalyse für einzelne Produkte: Du kannst auf einen Blick feststellen, welche Produkte sich am häufigsten verkaufen. So weißt Du, was Du immer auf Vorrat haben solltest – und wo es sich möglicherweise lohnen könnte, Variationen anzubieten.

Um den Lagerbestand zu optimieren, ist es auch empfehlenswert zu wissen, welche Produkt am häufigsten in welcher Variation gekauft werden. Verkaufst Du etwa sehr häufig das "Schnitzel mit Pommes" oder den "Briefkasten mit Doppelschließe", kannst Du darüber nachdenken, das "Schnitzel mit Erbsen" oder den einfach schließenden Briefkasten aus dem Programm zu nehmen. So sparst Du Kosten und hast mehr Kapital für den Einkauf der schnelldrehenden Produkte zur Verfügung.

Auch hier kannst Du noch einmal nach Zeitraum oder Mitarbeitern filtern: Vielleicht geht ein Artikel besonders gut im saisonalen Zusammenhang – oder wenn es von Deinem Personal speziell empfohlen wird?

Diese Kennzahl verrät Dir, in welchem Bereich sich Wachstumspotenzial verstecken könnte. Wofür interessieren sich Deine Kunden am meisten – und welche Bereiche kannst Du mit ruhigem Gewissen verkleinern, um Ladenhütern vorzubeugen? Auch wenn Du einzelne Bestseller bereits kennst: Vielleicht hält diese Statistik noch Überraschungen für Dich parat.

Diese Kennzahl kann Dir helfen, Gründe für Kaufabbrüche zu erkennen, zu verstehen – und idealerweise zu minimieren. Unter dem Reiter “Produkte” kannst Du Dir die verschiedenen Stornoarten anzeigen lassen. Was hier relevant für Dich ist, legst Du selbst fest: So geht’s.

Sind Produkte beschädigt, gibt es Retouren  – oder werden immer wieder dieselben Produkte storniert? So findest Du es heraus.

Hier findest Du heraus, wer wie oft bei Dir arbeitet – diese Zahl lässt sich dann auch mit dem Umsatz des jeweiligen Angestellten verknüpfen. Etwa so: Wer häufig da ist und viel Umsatz macht, sollte möglicherweise besonders gefördert werden. So kannst Du die Motivation Deiner Mitarbeiter zusätzlich erhöhen.

Lege Profile für Deine Stammkundschaft an und dokumentiere, wer, wann, in welcher Menge welche Artikel bei Dir kauft. So kannst Du Dein Sortiment und auch Deine Werbemaßnahmen gezielt an die Bedürfnisse Deiner wichtigsten Käufer anpassen. So hast Du beliebte Waren stets vorrätig und kannst Treue zum Beispiel mit einem Loyalitätsprogramm belohnen.

Hier kannst Du Dir alle Tageslosungen (Z-Bons) aufgeschlüsselt anzeigen lassen. Aufgrund der zahlreichen Details ist diese Statistik nicht einfach als Kennzahl einsetzbar. Um Abläufe zu prüfen, Fehler aufzudecken oder Arbeitsaufteilungen zu beobachten – kurz: als Logbuch – eignet sich diese Übersicht allerdings sehr gut.

Mithilfe des Mailverlaufs kannst Du nachvollziehen, wann welche Dokumente versendet wurden – und zwar direkt in der Verwaltungsoberfläche. Du musst also nicht extra Deinen Mail-Account aufrufen. Vergleichbar funktioniert die Anzeige der Druckaufträge.

Beide Statistiken sind als Kennzahl nicht unbedingt relevant, helfen Dir aber, Deinen Betrieb organisatorisch im Griff zu behalten. 

So setzt Du Statistiken langfristig richtig ein

Wichtig ist, dass Du Deine Kennzahlen nicht nur von Woche zu Woche, sondern auch auf monatlicher oder jährlicher Basis beobachtest. So erkennst Du Trends in beide Richtungen: 

• Welche KPIs entwickeln sich gut, so dass Du in diesen Bereichen ggf. sogar mehr investieren könntest? 
• Wo stagnieren die Zahlen oder sind sogar rückläufig? 
• Mit welchen Maßnahmen kannst Du hier optimieren oder Kosten senken?  

Mithilfe der automatischen Umsatzanalyse von ready2order kannst Du so im Zeitverlauf ein wertvolles Prognoseinstrument entwickeln. So bist Du auf dem besten Weg, um Deine betrieblichen Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten.