9 Tipps für die Inventur im Einzelhandel

Ob Supermarkt, Boutique, Baumarkt oder Spielzeugladen: Die Inventur ist ein Muss für jeden Einzelhändler. Mindestens einmal jährlich hilft sie Dir, den Überblick zu behalten: So dokumentierst Du, welcher Soll-Bestand laut Papier im Vergleich zum tatsächlichen Bestand im Geschäft stehen sollte. So kannst Du Warenschwund erkennen und diesem ggf. entgegenwirken. Wir erklären, wie Du die Inventur möglichst reibungslos durchführst.

Als Inventur ist die körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme des Inventars. Das bedeutet, dass alle vorhandenen Bestände (Waren, Produkte, Speisen, Getränke, etc.) gezählt und schriftlich erfasst werden. Laut Finanzamt musst Du zumindest einmal jährlich eine Inventur durchführen. Viele Unternehmen führen darüber hinaus einmal im Monat oder auch wöchentlich auf freiwilliger Basis eine Inventur durch.

Wir möchten Dir einige Tipps geben, welche Deine nächste Inventur erleichtern und effizienter gestalten.

1. Gute Teams zusammenstellen

Vor allem für die Stichtagsinventur ist es von Vorteil, wenn Du die eine gute Mischung aus erfahrenen und neuen Mitarbeitern zusammenstellst. Erfahrene Mitarbeiter sind mit Deinem Laden gut vertraut und wissen, wo sie was finden. Sie können neue Mitarbeiter einlernen, während Inventur-Neulinge noch nicht "betriebsblind" sind und mit frischem Blick an alles herangehen.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Inventurzähler von Drittanbietern zu mieten. Dies ist vor allem hilfreich, wenn Du nicht über das interne Fachwissen oder die nötigen Ressourcen verfügst, um die Inventur selbst durchzuführen.

In jedem Fall sollten Deine Zähler zügig, aber dabei zuverlässig und genau arbeiten.

2. Sorgfältige Inventurplanung

Bei allen Inventurmethoden sollte die Zählung gut geplant werden. Mach vorab einen Zeitplan und entscheide, wann (und um welche Uhrzeit) die Zählung durchgeführt werden soll. Generell gilt das letzte Wochenende im Januar oder im Juli als idealer Zeitpunkt für eine Inventur, da der Warenbestand bzw. die Lagererhaltungseinheit (SKU) während dieser Zeit oftmals am geringsten ist.

Unser Tipp: Versuche Bestandskontrollen und Inventur nicht unnötig zu verschieben, sondern immer zeitgerecht durchzuführen.

Die benötigten Mitarbeiter sollten rechtzeitig über die geplante Inventur in Kenntnis gesetzt werden. So stehen die ausgewählten Personen zum gewünschten Termin zur Verfügung.

Im Idealfall musst Du für die Zählung Dein Geschäft nicht schließen. Falls sich dies jedoch nicht vermeiden lässt, informiere auch Deine Kunden über die Inventur. Geeignete Informationskanäle dafür sind Deine Website, die von Dir genutzten Social-Media-Kanäle sowie im Betrieb ausgehängte Plakate (z. B. im Kassenbereich).

3. Skizziere Dein Lager

Erstelle eine Karte des Lagers und der Ladenfläche und zeichne ein, wo sich welche Waren befinden. Dadurch erhältst Du einen Überblick und kannst den verschiedenen Abschnitten Mitarbeiter zuordnen. Außerdem kannst Du auf diesem Plan festlegen, wo welcher Mitarbeiter zu zählen beginnt. Bereits gezählte Abschnitte werden markiert: So fungiert Deine Karte als praktische Checkliste, und Du behältst während der Inventur stets den Überblick.

4. Boxen und Regale etikettieren

Etikettiere bereits im Vorfeld alle Regale und Kartons, wenn die darin enthaltenen Produkte nicht sofort erkennbar sind. Stelle dabei in einem Arbeitsgang sicher, dass sich alles an seinem Platz befindet und räume gegebenenfalls  auf. Achte dabei darauf, dass keine Kartons doppelt oder missverständlich beschriftet sind, damit die Inventur ohne Nachfragen erfolgen kann.

5. Rückgaben und Bestellungen berücksichtigen

Deinen geplant vorhandenen Lagerbestand zu zählen ist in der Regel kein Problem. Doch es gibt auch Produkte, die sich nicht immer einfach zuordnen lassen – dazu gehören etwa ausstehende Bestellungen von Lieferanten, zurückgegebene Artikel sowie fehlerhafte oder beschädigte Produkte.

Mach Dir vorab Gedanken, wie Du diese Warengruppen bearbeiten willst. Die Inventur ist immer auch ein guter Anlass zum Aufräumen: Im Idealfall kümmert sich ein erfahrener Mitarbeiter schon vorab um Artikel mit komplizierter Zuordnung, damit später keine Verwirrung verursacht wird.

6. Mitarbeiter einbeziehen

Setze vor Inventurbeginn eine kurze Besprechung mit allen Mitarbeitern an, welche bei der Inventur helfen sollen. Bei einer sehr großen Ladenfläche kannst Du auch Teamleiter bestimmen, die stellvertretend für Dich je eine kleinere Gruppe Zähler anleiten und beaufsichtigen.

Achte darauf, dass Dein Team mit allen bisher beschriebenen Schritten vertraut ist: Zeige und erkläre zum Beispiel die erstellte Karte genauso wie die  beschrifteten Kartons und Lagerbestände. Führe die Mitarbeiter durch die Verkaufsfläche und den Lagerraum, damit sich jeder mit seinem Abschnitt der Zählung vertraut machen kann.

7. Essen und Getränke bereitstellen

Mit einem leckeren "Bonus" bleibt Dein Personal während der Inventur bei Laune und führt entsprechend gute Arbeit durch. Stelle daher den ganzen Inventurtag über frisches Obst, Snacks, kühle Getränke und frischen Kaffee bereit. Wenn Deine Zähler eine Mittagspause einlegen, freuen sie sich außerdem über eine von Dir spendierte Pizza oder eine andere Bestellung beim Lieferservice Deines Vertrauens.

8. Prozesse prüfen & perfektionieren

Haben Deine Zähler alles gefunden? Wo gab es Probleme? Was hätte noch besser vorbereitet werden können? In einem kurzen Nachgespräch am nächsten Tag findest Du heraus, was die nächste Inventur erleichtern kann.

Versuche nach jeder Bestandszählung die Prozesse zu verbessern, um die zukünftige Bestandsgenauigkeit zu verbessern. So kannst Du beispielsweise die Inventarnummern ermitteln und prüfen, bevor Du die Lagerbestände aktualisierst. Damit stellst Du sicher, dass alles richtig gezählt wurde.

9. Automatische Hilfsmittel nutzen

Achte bei der Anschaffung einer Registrierkasse auf eine inkludierte Funktion zur Warenwirtschaft und Lagerverwaltung-Funktion. So hast Du jederzeit die Möglichkeit, Dich mit Statistiken über den Soll-Bestand zu informieren. Nach und während der Inventur kannst Du Deine Unterlagen so einfach vergleichen, analysieren und Verbesserungsprozesse aufsetzen.