Kalkulation in der Gastronomie: Endlich richtig!

Kalkulation in der Gastronomie ist das Erfolgsrezept für Deinen Umsatz: Wir erklären, was Preiskalkulation ist und auf welche Faktoren Du achten musst, damit der Gewinn stimmt. Außerdem stellen wir drei bewährte Kalkulations-Methoden vor.

Preiskalkulation ist die Berechnung des Konsumentenpreises mithilfe bestimmter Formeln, die Kosten und Marge einbeziehen. Damit ist echte Kalkulation das Gegenteil von Preisgestaltung nach Bauchgefühl.

Besonders in der Gastronomie entscheidet die richtige Kalkulation der Preise für Speisen und Getränke über den Erfolg bzw. Misserfolg des Unternehmens:

• Wird zu knapp gerechnet, kann ein Unternehmen bankrottgehen, obwohl jeden Tag unzählige Gäste im Haus sind.
• Wird der Preis zu hoch angesetzt, bleiben die Gäste möglicherweise aus.

Bei der Preiskalkulation in der Gastronomie musst Du folgende Faktoren einbeziehen:

• Warenpreise sind die Preise für Lebensmittel im Einkauf.
• Warenkosten bezeichnen Liefer- und Transportkosten sowie Kosten durch Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen und Ähnliches. 
• Gemeinkosten umfassen alle fixen und variablen Betriebskosten. Dazu zählen Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren (auch z.B. für eine Registrierkasse), Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren und Marketingausgaben.
• Personalkosten (Lohnkosten) umfassen unter anderem Löhne, Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben für Service, Küchenkräfte, Buchhaltung, Reinigung sowie Geschäftsführung.
• Gewinnmarge bezeichnet den Anteil des Umsatzes, der als Gewinn einkalkuliert wird. Bei Getränken ist diese Marge im Regelfall höher als bei Speisen.
• Steuern müssen einkalkuliert werden. Dabei sind vor allem die Mehrwertsteuersätze für Speisen (7%) und Getränke (19%) zu beachten. Aber auch Gewerbesteuer und Einkommenssteuer sind zu berücksichtigen.

Der Verkaufspreis setzt sich bei der genauen Kalkulation aus fünf unterschiedlichen Berechnungen und Kosten zusammen:

• Warenpreis (= Einkaufspreis)
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinnmarge
• Mehrwert-/ Umsatzsteuer

Der Vorteil: Die genaue Preiskalkulation liefert sehr exakte Ergebnisse. 

Der Nachteil: Die genaue Kalkulation ist durch die zahlreichen Faktoren anfällig für Fehler. Hier musst Du also genau rechnen und prüfen, ob wirklich alles stimmt.

Die Faustformel für die genaue Kalkulation in der Gastronomie lautet:

1. Grundpreis = Einkaufspreis + 40% für Lagerung + 30% Gemeinkosten und Eigenkosten + 20–40% kalkulierter Profit = Grundpreis
2. Nettoverkaufspreis = Grundpreis + 17–20% Personalkosten
3. Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis + Mehrwertsteuer

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Die einfache Aufschlagskalkulation ist die einfachste und schnellste Variante. Sie geht nicht von spezifischen Kosten, sondern von Branchen-Durchschnittskosten aus. Damit eignet sie sich besonders für kleine Betriebe. 

Die Faustformel lautet:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3 oder 4*

Die drei- bis vierfachen Materialkosten stehen dabei für Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn. 

* Noch vor wenigen Jahren genügte der dreifache Wareneinsatz. Durch die gestiegenen Kosten bei Wareneinsatz und Energie empfiehlt sich heute oft der vierfache Satz – gerade, wenn Du hochpreisige Zutaten verwendest und hohe Energiekosten für die Zubereitung/Lagerung hast. 

Achtung: Bevor Du Dich für die höhere Gewinnspanne entscheidest, prüfe die Preissensibilität Deiner Kunden. Wenn weniger Leute den höheren Preis zahlen wollen oder können, steigt Dein Gewinn nicht unbedingt.

Vorteile der schnellen Kalkulation sind Zeitersparnis und Einfachheit. Das macht sie vor allem für Einsteiger besser geeignet. 

Nachteil der Methode ist, dass sie manche Faktoren vernachlässigt:

• Bei doppelten Portionen – auch bei Getränken – verdoppeln sich alle Kostenfaktoren, nicht nur die Warenkosten. Hier solltest Du jedoch manuell nachjustieren, damit Deine Preise für Gäste attraktiv bleiben. So werden 0,4 Liter Cola eher bestellt, wenn sie etwas günstiger sind als zwei einzelne Gläser mit 0,2 Liter.
• Wichtige Faktoren wie Konkurrenz und Standort werden außer Acht gelassen.

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Die Mischkalkulation bezeichnet eine Kalkulationsmethode, bei der Du die Preise für manche Produkte bewusst zu niedrig und für andere bewusst zu hoch ansetzt. Sie wird auch Ausgleichskalkulation genannt, weil Gewinne und Verluste einzelner Produkte sich insgesamt ausgleichen. 

Die Marktlage, d.h. die unterschiedliche Nachfrage nach den einzelnen Produkten, sorgt dabei für ein wirtschaftliches Gesamtergebnis.

Die Mischkalkulation unterscheidet entsprechend drei Produkttypen:

• Schlüsselartikel bieten gute Qualität zu einem günstigen Preis an, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Dazu gehören oft Schnitzel, Pastagerichte oder ein günstiges Mittagsmenu.
• Zugartikel sind besondere Angebote, die Gäste anlocken, aber kaum Gewinn erzielen. Dazu gehören besondere Menüs oder Aktionsgerichte wie Gänsekeule zu Weihnachten.
• Kompensationsartikel gleichen die Verluste durch normale bis höhere Preise aus. Dazu gehören oft Kaffee, Getränke und Desserts.

So gehst Du bei der Mischkalkulation vor:

• Rechne die gesamten Kosten (Einkaufspreis, Gemeinkosten etc.) für ein Produkt zusammen: So erhältst Du den Mindestpreis.
• Zum Mindestpreis kommt ein variabler Aufschlagsfaktor hinzu: Beim Bierverkauf können es z.B. etwa 300%, bei einem Kaffee sogar 700–1.000% sein.

Bei der Festsetzung des Verkaufspreises gelten folgende Faustregeln:

• Der Verkaufspreis muss mindestens so hoch sein wie der Deckungsbeitrag.
• Die Produkte mit dem höchsten Gewinn müssen aktiv verkauft werden: Dein Service sollte also bei Getränkebestellungen auf Zack sein, einen Nachtisch empfehlen oder Kaffee anbieten.
• Die Mischkalkulation muss eine optimale Wareneinsatzquote erreichen, um rentabel zu sein.

Warum ist die Wareneinsatzquote wichtig?

Die Wareneinsatzquote zeigt, ob Du Waren und Material effizient einsetzt. Als Prozentzahl ausgedrückt gibt sie Auskunft darüber, wie viel Waren bzw. Material benötigt wurde, um einen Umsatz von 100 € zu erzielen:

• Damit Du mit Deiner Mischkalkulation rentabel arbeitest, sollte die Wareneinsatzquote für alle Speisen und Getränke insgesamt nicht über 30% liegen. 
• Du solltest also nicht mehr als 30 € aufwenden müssen, um 100 € Umsatz zu machen.
• Je niedriger die Wareneinsatzquote, desto gewinnträchtiger wird ein Produkt verkauft.

So berechnest Du die Wareneinsatzquote: 

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro (= Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (= Verkauf) x 100

Beispiel “Wiener Schnitzel”

Verschiedene Faktoren haben neben den Kosten ebenfalls Einfluss auf Deine Preiskalkulation und den Erfolg Deines Gastrobetriebs. Manche kannst Du bewusst zu Deinem Vorteil nutzen:

• Portionsgröße: Vordefinierte Portionsgrößen helfen bei der genauen Zielkostenkalkulation, d.h. Du weißt genau, wie viel Wareneinsatz pro Teller entsteht. 
• Preissensibilität: Die Zahlungsbereitschaft der Gäste hängt von Deiner Zielgruppe ab. Hat die Zielgruppe höhere Ansprüche an Qualität und Zutaten, können auch die Preise höher ausfallen. Gleichzeitig darf eine gewisse Preisschwelle – sozusagen der “Gewöhnungswert” für eine Speise oder ein Getränk – nicht überschritten werden.
• Wahl des Lieferanten (Marktangebot): Vergleiche die Preise verschiedener Lieferanten – nicht nur ein Mal, sondern stetig. Achte auch darauf, ob die Lieferanten mit sich handeln lassen oder Sonderangebote bzw. Rabatte anbieten.
• Qualität: Achte beim Einkauf auf die beste Qualität zum geringstmöglichen Preis. So stellst Du sicher, dass Du die Lebensmittel zu einem optimalen Preis-Leistungsverhältnis einkaufst. 
• Saisonale Artikel: Außerhalb der Saison können Zutaten deutlich teurer sein. Hier kann es sich lohnen, die Speisekarte den Jahreszeiten anzupassen und Saisonprodukte als Tages- oder Wochenangebot anzubieten. So lieferst Du gleichzeitig ein abwechslungsreiches Angebot.
• Zubereitung: Exklusive und teure Zutaten erhöhen den Verkaufspreis. Auch Salatdeko oder ähnliches kann auf die Dauer ins Geld gehen und ist nicht immer nötig. Außerdem entstehen Verluste bei der Zubereitung (Schneiden, Reinigen usw.), aber auch durch zu große Portionen, bei denen viel auf dem Teller bleibt. Achte hier darauf, dass möglichst wenig Ware entsorgt wird.
• Haltbarkeit: Warenvorräte und Bestände im Lager sollten immer protokolliert werden. So hast Du verderbliche Artikel im Blick, bevor sie verfallen. Mit einem geeigneten Kassensystem kannst Du außerdem einen Melde- und Sicherheitsbestand als “eiserne Reserve” festlegen. So weißt Du genau, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge Du nachbestellen musst.
• Gewinn: Den Gewinn solltest Du nicht zu gering ansetzen. Denn er ist wichtig für das unternehmerische Wachstum und sichert Investitionen wie z.B. den Kauf von Maschinen und Geräten.