Fakturierung

Was bedeutet Fakturierung? Der Begriff “Faktura” kommt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet „Rechnung“. Heute wird es in der Buchhaltung jedoch als Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen und Eigenbelege verwendet. Unter “Fakturierung” versteht man entsprechend den gesamten Prozess der Rechnungsstellung. Dazu gehören folgende Schritte:

• Korrekte Ausstellung der Faktura gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Ordnungsgemäße Verbuchung auf den dazugehörigen Konten
• Mahnwesen

Es geht also nicht nur um die eigentliche Rechnungsstellung, sondern auch um den gesamten Rechnungsprozess. Dazu gehören also alle verbundenen Bereiche wie zum Beispiel das Anlegen einer Gutschrift, das Ausstellen von Mahnungen und das Verbuchen des jeweiligen Geschäftsfalles. 

Daher ist es eigentlich nicht ganz korrekt, den Begriff „Rechnungslegung“ synonym zu verwenden.

Fakturierung als Teil des Forderungsmanagements

Die Fakturierung zählt wie Debitorenbuchhaltung, Mahnverfahren und Inkasso zum Forderungsmanagement. Denn all diese Prozesse gewährleisten, dass Du für erbrachte Leistungen auch tatsächlich vergütet wirst. 

Offene-Posten-Management

Damit Du weißt, welche Beträge wie lange ausstehen werden, benötigst Du das “Offene-Posten-Management”: Es bezeichnet alles, was zwischen Rechnungsstellung und Begleichen der Rechnung geschieht. 

Bei der Rechnungsstellung entsteht ein sogenannter “offener Posten” im Bereich Forderungen, der durch eine Zahlung von Kundenseite ausgeglichen werden muss. Die Summe an offenen Posten zeigt Deine noch offenen, ausgestellten Rechnungen – also das Geld, was Du noch von Deinen Kunden zu erwarten kannst.

Die Arten der Fakturierung

Bei der Fakturierung unterscheidet man, ob sie vor oder nach Leistungserbringung geschieht. 

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung kommt im Tagesgeschäft deutlich häufiger vor: Denn in den meisten Branchen wird zuerst die Leistung erbracht bzw. die Ware übergeben, dann die Rechnung gestellt und zu guter Letzt das Geld eingenommen.

Beispiele: 

• Eine Landschaftsgärtnerin gestaltet ein Blumenbeet, schickt anschließend seine Rechnung an den Kunden und bekommt den Betrag überwiesen. 
• Der Bäckereifachverkäufer reicht die Brötchentüte über den Tresen und übergibt mit dem Wechselgeld auch den Kassenbon.

Vorfakturierung

Wird die Forderung vor der Lieferung ausgestellt, handelt es sich um die sogenannte “Vorfakturierung”. Hier müssen Ware und Dienstleistungen bereits vorab bezahlt werden. Somit findet auch der Buchhaltungsvorgang vor der Leistungsübergabe statt.

Beispiele:

• Beim Online-Shopping wählt der Kunde die Option “Vorkasse” aus: Er erhält also im Anschluss an die Bestellung eine Zahlungsaufforderung durch den Verkäufer, bezahlt den offenen Betrag und erhält dann seine Ware. 
• Eine Kundin schließt einen Vertrag bei einem Fitnessstudio ab und kauft zusätzlich eine Prepaid-Karte für den Saunabereich: Auch hier werden die entsprechenden Gebühren vor der Leistungserbringung gezahlt. 

Sonderfälle bei der Fakturierung

Es kommt vor, dass sich ein Rechnungsbetrag und der dazugehörige Zahlungseingang unterscheiden. Das kann viele Gründe haben:

• Retoure: Ein Kunde hat einen Teil der Ware zurückgegeben und zahlt nur, was er behalten möchte.
• Reklamation: Die Ware oder Leistung ist mangelhaft, so dass eine Kundin einen Nachlass erhält.
• Stornierung
• Skonto: Dein Unternehmen belohnt schnelle Zahlung innerhalb von 10 Tagen mit 2–3% Abzug. 
• Rabatt: Ein Kunde löst einen Gutschein ein oder nimmt an einer Aktion teil.
• Zahlungstoleranz:Versehentlich überweist eine Kundin statt 79,97 Euro nur 79,79 Euro, wofür Du Kulanz walten lässt, da die Verwaltungskosten für eine Korrektur den offenen Restbetrag weit übersteigen würden.

Wichtig ist, dass diese Sonderfälle ordnungsgemäß bearbeitet werden: Damit es bei der Fakturierung nicht zu Problemen kommt und die Buchhaltung stimmt, müssen derartige Abweichungen korrekt verbucht werden.