KPI

Was bedeutet KPI? Die Abkürzung steht für “Key Performance Indicator” oder – auf Deutsch – Leistungskennzahl. Dieser Begriff aus der BWL bezeichnet die Einheiten, mit deren Hilfe Du den Fortschritt oder das Erreichen festgelegter Ziele innerhalb Deines Unternehmens messen kannst. Um den Erfolg oder Misserfolg bestimmter Leistungen zu messen, werden unterschiedliche Kennzahlen verwendet.

Warum brauche ich KPIs?

Ganz einfach gesagt: Mithilfe der KPIs kannst Du bestimmte Ziele für Deinen Betrieb festlegen und außerdem überprüfen, ob Dein Unternehmen danach so arbeitet wie geplant.

Mithilfe von KPIs kannst Du…

• die Leistung in verschiedenen Bereichen des Unternehmens betrachten.
• sämtliche Prozesse und Abläufe beobachten und kontrollieren.
• analysieren, was funktioniert und was nicht.
• Bereiche oder Produkte priorisieren, die den besten Umsatz bringen.
• Kosten sparen, indem Du Bereiche eliminierst, die keinen Gewinn bringen. 
• Prognosen über Gewinne und Entwicklungen anstellen.
• tatsächlich erreichte Werte mit den gesetzten Zielen vergleichen.
• Deine Strategie anpassen, Verbesserungen planen und Innovationen effektiver umsetzen.

Welche KPIs wichtig sind, variiert je nach Unternehmen und Tätigkeitsbereich. Im Marketing zählen andere Kennzahlen als in Vertrieb, Buchhaltung, Logistik oder Management: Während es im Marketing z.B. oft um Kennzahlen für Zielgruppenanalyse oder Kommunikation geht, interessiert sich die Geschäftsleitung eher für die Performance bestimmter Projekte oder Abteilungen.

Was sind KPI-Metriken?

KPIs werden oft als Zahl, Summe oder Prozentsatz angegeben. Es geht also immer um einen messbaren Wert, der aussagt, wie Dein Unternehmen in einem bestimmten Bereich abschneidet.

Messen lässt sich dabei so gut wie alles – Du musst hier entscheiden, welche Werte für Dein Unternehmen oder Deine Ziele wichtig sind.

Ergebniskennzahlen und Leistungskennzahlen

Eine Ergebniskennzahl ist eine Kennzahl, mit deren Hilfe Du prüfen kannst, ob ein Prozess seine Zielsetzung erfüllt hat. Dabei kann es sich um Qualitätsverbesserung, Effizienzsteigerung oder eine Steigerung der Wirtschaftlichkeit handeln. 

Eine Leistungskennzahl dagegen misst den Fortschritt, den ein Prozess hinsichtlich der Zielerreichung macht. Hier geht es bspw. darum, ob die tatsächliche Auslastung einer Maschine ihrer theoretisch möglichen Leistung entspricht.

Welche KPIs sind für kleine Unternehmen wichtig?

“DIE” Kennzahl gibt es nicht. Wie bereits erwähnt, kommt es bei der Wahl der richtigen KPIs vielmehr darauf an, welche Leistungen und welche Art von Unternehmen betrachtet werden. Dabei unterscheidet man im Wesentlichen vier Arten:

• Operative Kennzahlen wie z.B. EBIT oder ROI
• Finanzielle Kennzahlen wie z.B. die Eigenkapitalrentabilität
• Wachstumskennzahlen
• Kundenbezogene Kennzahlen

Balanced Scorecard: Wie baue ich mein KPI-System auf?

Wenn Du Kennzahlen betrachtest, ist es wichtig, Dich nicht in einem Dschungel aus Zahlen zu verlieren. Ein bewährtes Hilfsmittel, um die richtigen Kennzahlen für Dein Unternehmen zu finden, zu beobachten und zu bewerten, ist die Balanced Scorecard.

Was bedeutet Balanced Scorecard?

Bei der Balanced Scorecard handelt es sich um einen Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Hier geht es um den Überblick über die strategischen Ziele eines Unternehmens. Dafür werden die zugehörigen Kennzahlen und Maßnahmen so dargestellt, dass sie auf einen Blick zu erfassen sind.

Praktischer Aufbau der Balanced Scorecard

Große Firmen nutzen dieses Konzept schon lange, aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen oder Handwerksbetriebe eignet es sich. Wir erklären, nach welchen Prinzipien Du es aufbaust.

1) Ziele definieren

Um KPIs erfolgreich zu nutzen, müssen vorab Unternehmensziele definiert werden, die Du erreichen möchtest. Definiere also als Erstes den Bereich, den Du betrachten willst. Hilfreiche Fragen dazu können sein:

• Was sind Deine wichtigsten Einkommensquellen?
• Welche Instrumente setzt Du für Promotion und Marketing ein?
• Woher kommen Deine Kunden?
• Ist es Dir wichtiger, neue Kunden zu gewinnen oder bestehende Kunden zu halten?

Setze Ziele, die Du erreichen willst und deren Erfolg messbar ist. Das können finanzielle Ziele, Kundenziele, Prozessziele oder Mitarbeiterziele sein.

Achte dabei darauf, vorlaufende, gleichlaufende und nachlaufende Ziele zu definieren:

• Vorlaufend = Das Ziel ist noch nicht erreicht, doch durch bereits erteilte, zukünftige Aufträge oder Aktionen praktisch schon erfüllt.
• Gleichlaufend = Hier sagen mehrere Kennzahlen Ähnliches aus, z.B. wenn Umschlaghäufigkeit im Lager und Auslastung der Maschinen gleichzeitig steigen.
• Nachlaufend = Hier bestätigt eine Kennzahl im Nachgang eine andere; z.B. ist der Umsatz ein nachlaufender Indikator für die Qualität Deiner Erzeugnisse.

2) Kennzahlen festlegen

• Was willst Du messen? 
• Welchen Sinn ergibt eine bestimmte Kennzahl für Deinen Betrieb?
• Welchen Bezugsrahmen (d.h. Vergleich zum Vorjahr o.ä.) hat die Kennzahl?

Lege geeignete KPIs und Messpunkte für Deine Ziele fest: Bedeutet etwa “mehr Kundenzufriedenheit” für Dich, am Ende des Jahres 50 Bewertungen mit 5 Sternen auf Deiner Website zu haben – oder willst Du eine bestimmte Prozentzahl der Neukunden zu in Stammkunden umwandeln?

Definiere an dieser Stelle auch, was für Deinen Betrieb ein gutes oder schlechtes Ergebnis darstellt: Zum Beispiel ist eine Umsatzsteigerung um 10% großartig, wenn Du sie mit der gleichen Mitarbeiterzahl erreichst – verdoppelst Du gleichzeitig aber Deine Angestelltenzahl, kannst Du Deine Kosten möglicherweise nicht decken und müsstest mind. 20% Steigerung anstreben.

3) Ursache und Wirkung bestimmen

Mithilfe von Ursache und Wirkung verbindest Du die definierten Ziele miteinander. 

Möglich sind etwa folgende Verkettungen:

• Bereits vorbestellte Ware sorgt für kalkulierbaren Umsatz
• Eine bessere Außendienst-Betreuung der Kunden lässt sich durch mehr Besuche erreichen
• Geplante Artikel in Fachzeitschriften sorgen für kalkulierbar erhöhte Reichweite
• Fortbildungen sorgen für besser geschulte Mitarbeiter:innen, die Kunden besser beraten können – was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert
• Eine verkürzte Bearbeitungszeit zwischen Kundenanfrage und Angebotserstellung führt schneller zu Auftrag und Umsatz. 

4) Maßnahmen festlegen

Durch die Verkettung der Ziele bzw. den Überlegungen zu Ursache und Wirkung ergeben sich oft schon konkrete Maßnahmen: Was kannst Du tun, um Deine Ziele zu erreichen, bzw. was willst Du ausprobieren?

Wichtig: Mache Deine Mitarbeiter:innen mit den KPIs, Zielen und zugehörigen Maßnahmen vertraut. Nur so können alle verstehen, was Du mit welcher Aktion bezweckst – damit letztlich alle an einem Strang ziehen.

5) Kennzahlen erheben

Nun dokumentierst Du die Kennzahlen in regelmäßigen Abständen – monatlich, quartalsweise oder mindestens jährlich. Ideal ist, wenn Du die nötigen Zahlen automatisiert ziehen kannst – zum Beispiel mithilfe der Echtzeit-Statistiken in Deinem ready2order Kassensystem.

6) Analysieren und optimieren

Welcher Wert einer Kennzahl ist “gut“, “akzeptabel“ oder “schlecht“? Das solltest Du bereits in Schritt 2 festlegen, um richtig auf Dein KPI-Ergebnis zu reagieren. Das gilt besonders, wenn die KPI von Dir zum ersten Mal erhoben wird. Denn je nach Betrieb und Ziel kann die Antwort unterschiedlich ausfallen.

Verfolge die Entwicklung der KPIs dafür regelmäßig. In der Regel wird die Balanced Scorecard spätestens nach einem Jahr überprüft: 

• Vergleiche die Ergebnisse mit den gesetzten Zielen.
• Konntest Du Deine gesetzten Ziele erreichen?
• Falls nicht: Welche Gründe hatte es? Waren die Ziele überhaupt realistisch?
• Aktualisiere die KPI ggf., um den realistischen Erwartungen und der Entwicklung Deines Unternehmens zu entsprechen.
• Betrachte auch die Maßnahmen, die mehr oder weniger erfolgreich waren.

Grenzen und Möglichkeiten der KPI

Bei der Auswertung der KPI geht es nicht nur um die erreichten Ziele, sondern auch um Interpretation und Zusammenhänge: Wenn Du den angezielten Traffic etwa nur durch hohe Marketingausgaben erreichst und/oder trotzdem keine neuen Kunden gewinnst, ist diese Kennzahl möglicherweise wertlos für den Erfolg Deines Unternehmens. 

Es geht bei Kennzahlen also nicht darum, möglichst viele Zahlen zu horten, sondern um Ursachenforschung und effiziente Reaktion: Was hat zum jeweiligen Messwert geführt? Meist sind es mehrere Faktoren. Indem Du hier nachforschst, findest Du heraus, welche Optimierungen Du vornehmen kannst, um Dein Unternehmen erfolgreich zu führen.