Das starke Kassenbuch für kleine Unternehmen

Ob kleines gewerbliches Unternehmen, Kleinunternehmer oder Selbstständiger – Wer ein Unternehmen betreibt, bei dem Bargeschäfte einen Teil der Einnahmen ausmachen, muss ein Kassenbuch führen. In welcher Form das Kassenbuch geführt wird, lässt der Gesetzgeber offen. Für den richtigen Überblick über alle Geschäftsvorfälle ist eine digitale Lösung der beste Weg. Denn es sind eine ganze Menge von Daten vorzuhalten:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Beschreibender Buchungstext des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer (Rechnungsnummer)
• Betrag und Währung der Einzahlung bzw. der Auszahlung
• Umsatzsteuersatz
• Absoluter Betrag der Umsatzsteuer
• Aktualisierter Kassenbestand

Damit ein Kassenbuch vom Finanzamt auch anerkannt wird, müssen einige Punkte beachtet werden. Ansonsten kann das Kassenbuch als ordnungswidrig eingestuft werden – mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen.

Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch darf nachträglich nicht veränderbar sein. Darum ist ein Kassenbuch per Excel-Liste beispielsweise nicht empfehlenswert. Wer seine Geschäftsvorfalle noch per Hand erfasst, sollte darauf achten einen Kugelschreiber oder Füller zu verwenden.
Mit dem ready2order Kassenbuch gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Denn mit unserem Kassenbuch werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben automatisch erfasst und können sekundenschnell jederzeit abgefragt werden.

Zeitnahe Bearbeitung: Jedes Bargeschäft sollte unmittelbar festgehalten werden. Anderenfalls kann das Finanzamt unterstellen, dass der Verfasser Geschäftsvorfälle festhält, die niemals stattgefunden haben – mit dem Ziel, die eigene Bilanz zu fälschen.

Chronologie: Das Finanzamt verlangt eine Auflistung aller Buchungen in chronologischer Form.

Einzelaufzeichnungspflicht: In einem Kassenbuch müssen grundsätzlich sämtliche Buchungen einzeln aufgeführt werden.

Verständlichkeit: Ein Kassenbuch muss auch von einem sachverständigen Dritten verstanden werden können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein.

Deutsche Sprache: Das Kassenbuch muss grundsätzlich in deutscher Sprache geführt werden. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt eine Übersetzung anfordern. Gleiches gilt auch bei Abkürzungen, auch sie müssen nachvollziehbar sein.

Auch Gastronomen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen – schließlich machen Bargeschäfte einen großen Anteil ihrer Einnahmen aus. Deshalb müssen sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert und samt relevanter Unterlagen für sieben Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft beispielsweise auch Speise- und Getränkekarten! Angesichts der vielfältigen Anforderungen, die die Finanzverwaltung an ein Kassenbuch hat, empfiehlt es sich gerade für Gastronomen auf eine digitale Lösung zu setzen. Das erleichtert nicht nur die Kassenführung, es vermeidet auch unnötigen Stress im Fall einer Kassenprüfung.

Es gibt viele Methoden ein Kassenbuch zu führen. Für die ordnungsgemäße Kassenführung ist ein  elektronisches Kassensystem mit einem digitalen Kassenbuch die angenehmste und sicherste Art. Mit unserem ready2order Kassenbuch ist jeder Unternehmer auf der sicheren Seite - von der Dateneingabe bis zum -export.