Registrierkassenpflicht Deutschland 2028

Die Registrierkassenpflicht 2028 bedeutet, dass Betriebe oberhalb einer Umsatzgrenze von 100.000 € ihre aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfassen müssen. Die manuelle Kassenführung mit offener Ladenkasse reicht ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr aus.

Ziel der neuen Kassenpflicht ist 

• eine bessere Nachvollziehbarkeit von Einnahmen, v.a. für bargeld- und kartenzahlungsintensiven Branchen
• die strukturierte, elektronische Erfassung von Geschäftsvorfällen
• Manipulationsschutz bei Kassendaten durch eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
• eine standardisierte Datenbereitstellung nach DSFinV-K für Überprüfungen durch die Finanzverwaltung.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Kasse dient nicht nur zur Abwicklung von Zahlungen,  sondern dienst als zentrales Nachweis- und Dokumentationssystem für Barzahlungen, Kartenzahlungen, Tagesabschlüsse, Belege, Buchhaltungsexporte und Betriebsprüfungen.

Die Registrierkassenpflicht gilt laut Aktionsplan der Bundesregierung ab dem 1. Januar 2028 für alle Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 100.000 €:

• Bei einem Umsatz von mehr als 100.000 € im Jahr 2027 gilt die Pflicht direkt ab 2028
• Bei erstmaliger Überschreitung des Umsatzgrenze gilt die Kassenpflicht ab dem 1. April des Folgejahres. Bei erstmaliger Überschreitung im Jahr 2028 muss ein Unternehmen also ab dem 1. April 2029 eine Registrierkasse einsetzen.

Wichtig: Ein einmaliger Umsatzrückgang soll die Pflicht nicht beenden. Nach aktuellem Stand endet die Kassenpflicht erst, wenn die Umsätze in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren unter 100.000 € liegen. Hier muss jedoch der endgültige Gesetzesentwurf abgewartet werden.

Hier geht es nicht um umgangssprachlichen Unternehmens-„Gesamtumsatz“, sondern an einen steuerrechtlich definierten Gesamtumsatz. Zu dessen Berechnung wird nicht zwangsläufig alles herangezogen, was das Unternehmen in Rechnung gestellt oder eingenommen hat.

Entscheidend ist nicht allein der Umsatz an der Kasse, sondern der Gesamtumsatz des Unternehmers im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Dabei werden grundsätzlich die relevanten Umsätze des Unternehmers unabhängig von der Zahlungsart berücksichtigt; bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben jedoch außer Ansatz.

Vereinfacht kann man sich die Berechnung so vorstellen: Der Gesamtumsatz ergibt sich aus den vereinnahmten Entgelten aus den relevanten steuerbaren Umsätzen abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze.

Die 100.000-€-Grenze wird dabei nicht pro Registrierkasse, Standort oder Zahlungsart betrachtet. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmers.

Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes geht es außerdem nicht nur um Bargeld- und Kartenzahlungen an der Kasse: Auch relevante Umsätze, die beispielsweise auf Rechnung erzielt und per Überweisung bezahlt werden, können zum Gesamtumsatz gehören.

Dazu das Beispiel eines Gastronomen:

• 65.000 € Restaurantumsatz (bar/Karte) in Berlin
• 20.000 € Umsatz (bar/Karte) im Imbiss in Potsdam
• 15.000 € Catering auf Rechnung
• 5.000 € Firmenveranstaltungen auf Rechnung

Mit grundsätzlich 105.000 € Gesamtumsatz greift die Registrierkassenpflicht, sofern keine gesetzlichen Abzüge/Ausnahmen greifen, die den Umsatz reduzieren.

Auch wichtig: Gesamtumsatz bedeutet nicht Gewinn.

Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen aller Branchen, deren Jahresumsatz 100.000 € überschreitet. 

Je nach Branche sind bei Anschaffung einer neuen Registrierkasse unterschiedliche Punkte zu beachten:

• Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Hotels mit Gastrobereich und Schnellrestaurants, Imbisse und Foodtrucks werden fast durchgängig von der Registrierkassenpflicht betroffen sein. 
• Einzelhandel: Auch im Einzelhandel sind mehr oder weniger alle regulär betriebenen Verkaufsstellen betroffen. Gerade Geschäfte mit vielen kleinen Transaktionen (z.B. Bäcker, Kiosk, Marktstand) müssen hier aufrüsten.
• Dienstleistung: Friseure, Kosmetikstudios, Barbershops, Tattoo-Studios und viele mehr fallen werden bei regeömäßigem Betrieb ebenfalls betroffen sein. 
• Freiberufler: Wenn Du Kundenzahlungen direkt entgegen nimmst und Dein Jahresumsatz über der Bemessungsgrenze liegt, fällst auch Du unter die Kassenpflicht. Das gilt zum Beispiel für Praxen mit Selbstzahlerleistungen, Werkstätten, Beratungsangebote mit Bar- oder Kartenzahlung und andere kundennahe Geschäftsmodelle. Auch die Rechnungsumsätze müssen hier mitgedacht werden.

Die aktuelle Belegausgabepflicht bleibt bis zum 31. Dezember bestehen: Wird ein Geschäftsvorfall mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, musst Du einen Kassenbeleg mit allen geforderten Angaben digital oder auf Papier erstellen und Deinem Kunden anbieten. Der Kunde muss den Bon nicht annehmen.

Ab dem 1. Januar 2028 muss ab einem Betrag von mind. 30 € ein digitaler Bon in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden, zusätzlich zum oder statt des Papierbons. Für alle Beträge, die unter dieser sogenannten Bagatellgrenze liegen, muss also kein Bon mehr ausgestellt werden.

Ab 30 € muss der elektronische Beleg bereitgestellt werden, z.B. über:

• QR-Code auf einem Kundendisplay
• Download-Link
• NFC
• E-Mail
• Kundenkonto

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Bereitstellung und Dateiformat: So ist z.B. der QR-Code das Medium, über das der Kunde seinen Beleg abruft. Das gesetzlich geforderte Standardformat beschreibt dagegen die technische Struktur des eigentlichen Belegs. 

Deine Kundschaft ist nach wie vor nicht verpflichtet, den elektronischen Beleg herunterzuladen oder anzunehmen. Der Anspruch auf eine papierhafte Quittung bleibt außerdem bestehen, sprich: Dein Kassensystem muss beides können. 

Um Dich auf die Kassenpflicht vorzubereiten, solltest Du nicht sofort “irgendeine” Kasse kaufen – aber auch nicht bis Ende 2027 warten. Stattdessen zählt jetzt eine ruhige und saubere Vorbereitung.

1) Prüfe Deinen Gesamtumsatz

Prüfe, ob Dein Gesamtumsatz in vergangenen bzw. im aktuellen Kalenderjahr mehr als 100.000 € beträgt oder ob er diese Grenzen in den nächsten Jahren planbar überschreiten wird. 

• Gesamtumsatz prüfen (bar, Karte, Rechnung)
• alle relevanten Geschäftsbereiche einbeziehen
• realistisches Wachstum einplanen, denn bei Überschreitung der Grenze greift die Kassenpflicht

Liegst Du hier über dem genannten Betrag und nutzt noch keine elektronische Registrierkasse, geht es für Dich mit dem nächsten Schritt weiter.

2) Prüfe Deine aktuelle Kassenführung

Hast Du bisher mit einer offenen Ladenkasse gearbeitet, steht für Dich die Umstellung an. Wenn Du bereits eine Registrierkasse nutzt, solltest Du Dein System auf die Kriterien zur Weiterverwendung prüfen: 

• TSE-Status kontrollieren
• Fähigkeit auf DSFinV-K und Datenexport prüfen
• Belegausgabefähigkeit (digital und auf Papier) prüfen
• Kassenmeldung berücksichtigen

Wenn Dein Kassensystem hier konform mit den neuen Anforderungen ist (z.B. weil Du bereits mit ready2order arbeitest), brauchst Du keine neue Kasse.

Sonst geht es für Dich mit dem nächsten Schritt weiter.

3) Wähle eine Kasse, die zu Deinem Betrieb passt

Neben den gesetzlichen Anforderungen wie dem digitalen Beleg sollte Deine neue Registrierkasse alle Funktionen mitbringen, die Du in Deinem Betrieb brauchst. Dazu können gehören: 

• Gastronomie: Zu den wichtigen Funktionen gehören u.a. schnelle Bedienung, Tischverwaltung, mobiler Betrieb, Kartenzahlung, Trinkgeld, Tagesabschluss und zuverlässige Statistiken sowie der Steuerberaterexport.

• Einzelhandel: Hier zählen beim Kassensystem der schnelle Artikelverkauf, Verwaltung mit Warengruppen, Retouren, Gutscheine, Kartenzahlung, Lagerwirtschaft und Tagesabschlüsse. Für Geschäfte mit vielen kleinen Transaktionen (z.B. Bäcker, Kiosk, Marktstand) sind schnelle Kassiervorgänge und robuste Hardware besonders wichtig.

• Dienstleistung: Hier ist der Verkauf von Leistungen und Produkten, die Anbindung von Terminkalendern, Trinkgeld, Kartenzahlung und Buchhaltung besonders wichtig. 

• Freiberufler: Wenn Du Kundenzahlungen direkt entgegen nimmst, benötigst Du ein System, das Bar- oder Kartenzahlung akzeptiert, aber auch Rechnungen ausstellen und Deine Buchhaltung unterstützen kann.

Überlege dabei genau, welche Funktionen Dein Unternehmen wirklich benötigt: z.B. Kartenzahlung (wenn auch die Pflicht zur bargeldlosen Zahloption kommen sollte), Kundendisplay, DATEV-Schnittstelle, Statistiken, Artikelverwaltung, mobile Kasse, Standortverwaltung oder spezielle Branchenfunktionen (z.B. per API-Anschluss). Auch zuverlässiger und im Idealfall kostenloser Support auf verschiedenen Kanälen (telefonisch, E-Mail, Ticket, Chatbot) ist wichtig.

Wir von ready2order beraten Dich gern unverbindlich, um die richtige Lösung zu finden.

4) Plane die Einarbeitungsphase 

Mit einem intuitiven System wie von ready2order ist Deine Kasse in wenigen Minuten eingerichtet. Auch die Einschulung Deiner Mitarbeiter kann ohne weitreichende Computerkenntnisse schnell und einfach erfolgen. 

Plane dennoch ausreichend Zeit für die Einrichtung von Stammdaten, Artikel, Steuersätze, Bediener, Zahlungsarten, Beleglayout, DATEV-Export, Kartenzahlung, Testbetrieb und die Schulung Deiner Mitarbeiter ein. 

Deswegen raten wir, mit dem Umstieg nicht bis Ende 2027 zu warten: Wenn Du jetzt umstellst, sicherst Du Dir nicht nur einen entspannteren Einstieg, sondern profitierst möglicherweise auch von günstigeren Preisen bevor die Nachfrage steigt.

Um der Registrierkassenpflicht zu genügen, muss ein Kassensystem nicht nur Verkäufe zuverlässig abwickeln können. Es muss auch den steuerlichen Anforderungen entsprechen:

Dazu gehören 

• ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO
• eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
• GoBD-konforme Aufzeichnungen
• DSFinV-K-Datenexport für Prüfungen
• ordnungsgemäße Tagesabschlüsse
• Kassenanmeldung beim Finanzamt
• korrekte Erfassung von Bar- und Kartenzahlungen
• digitale Belege und Papierbons nach geltender Vorgabe
• DATEV-Export für Steuerberater und Finanzverwaltung
• regelmäßige Updates 

Für Dich und Deine täglichen Abläufe sollte auch der Support zuverlässig auf diversen Kanälen (Ticket, E-Mail, telefonisch, Chatbot) funktionieren und im Idealfall kostenlos sein.

Die meisten dieser Anforderungen gelten auch jetzt schon, wenn Du eine Registrierkasse verwendest. Wenn Du also jetzt eine ordnungsgemäße Registrierkasse wie von ready2order einsetzt, kannst Du sie auch nach Einführung der Registrierkassenpflicht verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 kommen nur diese Punkte hinzu:

• Verpflichtende Nutzung ab einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 € 
• Verpflichtung zum digitalen Beleg in einem Standardformat
  
• Verpflichtung zur Meldung, wenn Du die TSE-Einheit austauschst 

Kassenpflichtige Unternehmen müssen nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlungen mit Debitkarte und Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfassen:

• Bargeld muss über die Kasse erfasst werden
• Kredit-, Debit- und Girokarten müssen über die Kasse erfasst werden
• Mobile Payment muss über die Kasse erfasst werden
• Kartenterminals sollten über die Kasse integriert sein (keine manuelle Eingabe)

Überweisungen und Lastschriften werden nicht über die Kasse erfasst, müssen aber ordnungsgemäß in der Buchführung dokumentiert sein.

Im Referentenentwurf zur Kassenpflicht ist in §146a Absatz 2 ausdrücklich vorgesehen, dass bei einem Gesamtbetrag von bis zu 30 € keine Belegausgabepflicht mehr besteht. Für alle Beträge, die unter dieser sogenannten Bagatellgrenze liegen, muss also kein Bon ausgestellt werden. Somit erfolgt eine offizielle Erleichterung für Bäckereien, Kioske und Co., bei denen vor allem Kleinbeträge über den Tisch gehen.

Der Papierbon soll Schritt für Schritt abgeschafft werden: Laut Referentenentwurf des Bundesministeriums für Finanzen ist eine gesetzliche Belegbereitstellungspflicht für elektronische Belege geplant. Als Unternehmer musst Du also dafür sorgen, dass Deine Registrierkasse digitale Belege in einem standardisierten Datenformat erzeugen kann und diese per QR-Code, NFC, E-Mail, Download-Link oder Kundenkonto bereitstellt. 

Wichtig: Der Kunde muss den digitalen Beleg nicht annehmen und hat gleichzeitig weiterhin Anspruch auf eine Papierquittung.

In Zukunft muss jeder Betrieb digitale Belege anbieten. Laut Referentenentwurf des Bundesministeriums zur Kassenpflicht musst Du also eine Registrierkasse nutzen, die digitale Belege in einem standardisierten Datenformat erzeugen kann und diese per QR-Code, NFC, E-Mail, Download-Link oder Kundenkonto bereitstellt. 

Wichtig: Deine Kunden haben gleichzeitig weiterhin Anspruch auf einen Papierbon.

Im Rahmen der Registrierkassenpflicht musst Du Folgendes melden:

• Überschreiten der Umsatzgrenze: Wer die Umsatzgrenze erstmals überschreitet, soll innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht das Finanzamt elektronisch informieren. Ein Betrieb, der im Jahr 2028 erstmals mehr als 100.000 € Gesamtumsatz erzielt, sollte spätestens zum 1. April 2029 ein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen können.
• Austausch des TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung): Ab 2028 soll der Austausch einer zertifizierten TSE gesondert gemeldet werden; dafür soll im Meldeverfahren die Wirtschafts-Identifikationsnummer verwendet werden. Das ist vor allem für alle relevant, die eine physische TSE (z.B. auf einem USB-Stick) verwenden; bei Einsatz einer Cloud-TSE wie von ready2order ist kein Austausch und damit auch keine Meldung nötig.

Ja, wer die Regeln zur Registrierkassenpflicht nicht einhält, muss mit Strafe rechnen Im Referentenentwurf des Bundesministeriums zur Kassenpflicht wird ein neuer Straftatbestand mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € Euro genannt, wenn Du als Unternehmer trotz Pflicht kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest.

Wer eine Software zum Manipulieren von Kassendaten nutzt, anbietet oder einführt oder die Übergabe von Kassendaten an die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) umgeht, kann mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafen rechnen.

Ja, für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von unter 100.000 € pro Jahr bleibt die offene Ladenkasse weiterhin erlaubt. Dennoch kann es sich lohnen, diese Gewohnheit jetzt zu überdenken.

Offene Ladenkassen gestatten scheinbar mehr “Freiheit”, bringen aber vor allem viel zeitintensive Arbeit mit sich: Wer eine offene Ladenkasse führt, muss

• Bons händisch ausstellen.
• jeden Tag ein manuelles Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren.
• alle Transaktionen im Tagesgeschäft ebenfalls manuell im Kassenbericht erfasst werden
• zur Ermittlung der Tageseinnahmen den Kassenendbestand zählen, den Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen sowie Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen.
• alle relevanten Unterlagen für die Steuerberatung aufwändig sammeln und sortiert übergeben.
• Warenausgänge und Lagerveränderungen händisch notieren.

Bei so viel Aufwand sind menschliche Irrtümer vorprogrammiert, doch bei Unstimmigkeiten droht hier schnell eine Nachschätzung durch das Finanzamt. Denn am Ende muss auch bei der offenen Ladenkasse einfach alles stimmen.

Im Gegensatz zur offenen Ladenkasse bist Du mit einem elektronischen Kassensystem von ready2order auf Gesetzesänderungen vorbereitet – und das gilt nicht nur für die Registrierkassenpflicht.

Gut vorbereitet in die Zukunft: Wenn Du jetzt eine elektronische Registrierkasse anschaffst, bist Du mit Deinem Team eingearbeitet und kannst alle Formalia mit einem Fingerschnippen abhaken, wenn die Registrierkassenpflicht kommt.