Kalkulation in der Gastronomie: So geht’s richtig!

Kalkulation in der Gastronomie ist der Schlüssel zu mehr Umsatz. Wir zeigen Dir, was Preiskalkulation bedeutet, welche Faktoren entscheidend sind und stellen drei bewährte Kalkulations-Methoden vor, damit Dein Gewinn stimmt.

Preiskalkulation bezeichnet die Ermittlung des Konsumentenpreises auf Basis festgelegter Formeln, die sowohl Kosten als auch Marge berücksichtigen. Damit steht eine fundierte Kalkulation im klaren Gegensatz zur Preisgestaltung nach Bauchgefühl.

Gerade in der Gastronomie entscheidet die richtige Preiskalkulation für Speisen und Getränke über Erfolg oder Misserfolg eines Betriebs: 

• Wird zu knapp kalkuliert, droht trotz vieler Gäste die Zahlungsunfähigkeit.
• Sind die Preise hingegen zu hoch, bleiben Gäste möglicherweise aus.

Bei der Preiskalkulation in der Gastronomie sind folgende Kosten einzubeziehen:

• Warenpreise: Einkaufspreise für Lebensmittel und Getränke 
• Warenkosten: Kosten für Lieferung und Transport, Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen etc. 
• Gemeinkosten: alle fixen und variablen Betriebskosten wie Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren (z.B. für eine Registrierkasse), Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren und Marketingausgaben
• Personalkosten: Lohnkosten in Form von Löhnen, Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben für Service, Küchenkräfte, Buchhaltung, Reinigung sowie Geschäftsführung
• Marge: der Anteil des Umsatzes, der als Gewinn einkalkuliert wird (bei Getränken im Regelfall höher als bei Speisen)
• Steuern: vor allem die Mehrwertsteuersätze für Speisen (7%) und Getränke (19%), aber auch Gewerbesteuer und Einkommenssteuer
  

Bei der genauen Kalkulation setzt sich der Verkaufspreis aus fünf unterschiedlichen Kosten und Berechnungen zusammen:

• Warenpreis (= Einkaufspreis)
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinnmarge
• Mehrwert-/ Umsatzsteuer

Vorteil: Diese Art der Preiskalkulation liefert sehr genaue Ergebnisse. 

Nachteil: Die genaue Kalkulation ist aufgrund der Vielzahl der Faktoren anfällig für Fehler. Hier musst Du sehr exakt rechnen und kontrollieren, ob wirklich alles stimmt.

Das ist die Faustformel für die genaue Kalkulation in der Gastronomie:

1. Grundpreis = Einkaufspreis + 40% für Lagerung + 30% Gemeinkosten und Eigenkosten + 20–40% kalkulierter Profit = Grundpreis
2. Nettoverkaufspreis = Grundpreis + 17–20% Personalkosten
3. Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis + Mehrwertsteuer

Bsp.: “Wiener Schnitzel”

Die einfache Aufschlagskalkulation ist die leichteste und schnellste Variante. Sie arbeitet mit Branchen-Durchschnittskosten statt mit spezifischen Kosten. Damit ist sie besonders für kleine Gastrobetriebe geeignet. 

Die Faustformel lautet hier:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3 oder 4*

Mit den drei- bis vierfachen Materialkosten werden dabei Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn abgedeckt. 

* Noch vor einigen Jahren genügte der dreifache Satz. Durch Inflation und gestiegene Kosten bei Energie und Wareneinsatz wird heute häufig der vierfache Satz empfohlen – gerade, wenn Du teurere Zutaten verwendest und viel Energiekosten für die Zubereitung/Lagerung anfallen. 

Wichtig: Bevor Du Dich für den vierfachen Satz entscheidest, prüfe die sogenannte Preissensibilität Deiner Kunden. Denn, wenn Deine Gäste den höheren Preis nicht akzeptieren, bleibt der erhoffte Gewinn möglicherweise aus.

Die Vorteile der einfachen Kalkulationsmethoden ist die Zeitersparnis. Damit eignet sie sich vor allem für Gastro-Einsteiger. 

Der Nachteil ist, dass diese Methode einige Faktoren nicht einbezieht:

• Bei doppelten Portionen verdoppeln sich alle Kosten, nicht nur die Warenkosten – auch bei Getränken. Hier solltest Du individuell nachregulieren, damit Deine Preise attraktiv bleiben. Denn 0,4 Liter Cola werden z.B. eher bestellt, wenn sie etwas günstiger sind als zwei Gläser mit 0,2 Liter Inhalt.
• Auch Faktoren wie Mitbewerber und Standort werden nicht einbezogen.

Bsp. “Wiener Schnitzel”

Bei der Mischkalkulation setzt Du die Preise für manche Produkte bewusst zu niedrig und für andere bewusst zu hoch an: So gleichen sich Gewinne und Verluste einzelner Produkte aus, weshalb sie auch Ausgleichskalkulation genannt wird. 

Für ein wirtschaftliches Gesamtergebnis sorgt dabei die unterschiedlich hohe Nachfrage nach einzelnen Produkten, also die sogenannte Marktlage.

Bei der Mischkalkulation gibt es entsprechend drei Produkttypen:

• Schlüsselartikel: gute Qualität zu einem günstigen Preis, um sich von der Konkurrenz abzuheben (oft Schnitzel, Pastagerichte oder günstiger Mittagstisch).
• Zugartikel: besondere Angebote, die Gäste anziehen, aber kaum Gewinn erwirtschaften (z.B. besondere Menüs oder Aktionsgerichte wie Grünkohlessen).
• Kompensationsartikel: gleichen die Verluste durch normale bis höhere Preise aus (Kaffee, Getränke und Desserts).

Mithilfe von Verkaufsstatistiken findest Du schnell heraus, welche Produkte besonders beliebt sind und sich deswegen z.B. als Zugartikel eignen können. Bei einem elektronischen Kassensystem wie ready2order kannst Du eine solche Analyse jederzeit automatisch und in Echtzeit abrufen.

So geht die Mischkalkulation:

• Kalkuliere die gesamten Kosten (Einkaufspreis, Gemeinkosten etc.) für ein Produkt: Das ist der Mindestpreis.
• Zu diesem Mindestpreis kommt ein variabler Aufschlagsfaktor hinzu: Beim Bierverkauf sind das z.B. etwa 300%, bei Kaffee sogar 700–1.000%.

Diese Faustregeln gelten bei der Festsetzung des Verkaufspreises:

• Der Verkaufspreis muss mindestens dem Deckungsbeitrag entsprechen.
• Die Produkte mit der höchsten Gewinnspanne müssen aktiv empfohlen werden: Dein Servicepersonal sollte also immer einen Blick auf leere Gläser haben, ein Dessert empfehlen und Kaffee anbieten.
• Mit der Mischkalkulation musst Du eine optimale Wareneinsatzquote erreichen, um rentabel zu arbeiten.

Warum ist die Wareneinsatzquote wichtig?

Die Wareneinsatzquote bildet ab, ob Du Waren und Material sinnvoll einsetzt. Sie gibt als Prozentzahl Auskunft darüber, wie viel Ware bzw. Material benötigt wurde, um einen Umsatz von 100 € zu erwirtschaften:

• Damit Du mit Deiner Mischkalkulation gewinnbringend arbeitest, sollte die Wareneinsatzquote für alle Speisen und Getränke nicht über 30% insgesamt liegen. 
• Das heißt, es sollten nicht mehr als 30 € nötig sein, um 100 € Umsatz zu erzielen.
• Je niedriger die Wareneinsatzquote, desto gewinnträchtiger das Produkt.

So berechnest Du die Wareneinsatzquote: 

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro (= Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (= Verkauf) x 100

Bsp. “Wiener Schnitzel”

Neben den Kosten haben weitere Faktoren Einfluss auf Deine Preiskalkulation und den Erfolg Deines Unternehmens. Einige davon kannst Du zu Deinem Vorteil beeinflussen:

• Portionsgröße definieren: Das hilft bei der exakten Zielkostenkalkulation, denn Du weißt genau, wie viel Wareneinsatz pro Teller aufläuft. 
• Preissensibilität kennen: Von Deiner Zielgruppe hängt ab, wie viel Deine Gäste zahlen können und wollen. Gibt es höhere Ansprüche an Qualität und Zutaten, können auch die Preise höher ausfallen. Gleichzeitig solltest Du eine gewisse Preisschwelle – sozusagen den “Gewöhnungswert” für eine Speise oder ein Getränk – nicht überschreiten.
• Lieferanten vergleichen (Marktangebot): Stetiger Preisvergleich verschiedener Lieferanten, Handlungsspielraum, Sonderangebote bzw. Rabatte können vorteilhaft für Dich ausfallen.
• Qualität prüfen: Kaufe die beste Qualität zum geringstmöglichen Preis, damit Deine Lebensmittel mit einem optimalen Preis-Leistungsverhältnis zur Verfügung stehen. 
• Saisonal einkaufen: Außerhalb der Saison sind einige Zutaten deutlich teurer. Wer seine Speisekarte den Jahreszeiten anpasst und Saisonprodukte als Tages- oder Wochenangebot anbietet, ist preislich im Vorteil und bietet gleichzeitig Abwechslung.
• Zubereitung begutachten: Exklusive und teure Zutaten schlagen sich im Verkaufspreis nieder. Beim Hauptrezept ist das oft unvermeidbar, doch bei Salatdeko und Co. kannst Du oft reduzieren. Auch Verluste bei der Zubereitung (Schneiden, Reinigen usw.) oder durch zu große Portionen lassen sich oft reduzieren.
• Haltbarkeit beachten: Protokolliere Warenvorräte und Bestände im Lager immer genau. So hast Du die Verfallsdaten im Blick und kannst angemessen verwerten. Mit einem elektronischen Kassensystem kannst Du außerdem einen Melde- und Sicherheitsbestand definieren: So weißt Du immer genau, wann Du wieviel nachbestellen musst.
• Gewinn richtig einschätzen: Dein Gewinn sollte nicht zu gering ausfallen. Denn er ist wichtig, damit Dein Unternehmen wachsen kann und sichert Investitionen wie z.B. den Kauf von Maschinen und Geräten ab.