Kassensystem mieten – besser als Kauf?

Soll ich eine Kasse kaufen oder mieten? Vor allem in Saisonbetrieben und Pop-Up-Stores stellt sich die Frage häufig. Was ist günstiger, was geht schneller, was ist praktischer? Wir haben hilfreiche Antworten zusammengestellt und geben Tipps, wie Du Kosten sparen kannst.

Viele Unternehmen benötigen nicht das ganze Jahr hindurch eine Kasse. Zu den saisonabhängigen Einsatzorten gehören etwa 

• Veranstaltungen, Events und Feste
• Food-Trucks
• Festivals
• Pop-Up-Stores
• Biergärten
• Messen

Wer nicht ganzjährig durcharbeitet, hat natürlich ein Interesse daran, die laufenden Kosten ausserhalb seiner Betriebsmonate möglichst gering zu halten. Ausserdem gilt es auch in diesen Zeiten, Änderungen an rechtlichen Bestimmungen im Blick zu behalten. Denn die Pflicht, die Rechtskonformität der eigenen Registrierkasse sicherzustellen, gilt natürlich auch in Ruhezeiten. Mietkassen versprechen hier aus naheliegenden Gründen viele Vorteile ohne grosses Nachdenken – doch stimmt das wirklich? Doch sind Mietkassen tatsächlich ein Vorteil im Saisongeschäft?

1) Schneller Versand – versteckte Kosten

Viele Mietkassen-Anbieter locken mit Expressversand. Ausserdem kommen die Kosten für den Rückversand zusätzlich zum Miettarif dazu. Diese werden jedoch häufig nicht offiziell eingerechnet.

2) Keine Einlagerung – wiederholter Aufwand

Bei Express-Mietangeboten wird die Registrierkasse oft innerhalb von 24 Stunden versendet. So ist die Kasse zwar schnell da, doch die Einarbeitungszeit solltest Du ebenfalls einkalkulieren.  Ausserdem müssen die Daten zu Deinem Unternehmen, Deinem Sortiment, verfügbaren Zahlarten etc. bei jedem neuen Mietverhältnis wieder neu eingepflegt werden: Bei einer eigenen Kasse musst Du diese vorbereitenden Arbeiten nur einmal vornehmen.

3) Günstige Tagestarife – teure Rechnung

Mietkassen wirken auf den ersten Blick wie eine günstige Alternative zu einem gekauften Kassensystem. Beachte hier allerdings, dass die Mietvarianten oftmals per Tag verpachtet und verrechnet werden. Somit können auch bei geringen Tagestarifen schnell hohe Kosten entstehen, wenn Du die Kasse über mehrere Wochen oder Monate benötigst. Hier lohnt sich eine genaue Kalkulation: Wie lange möchte ich die Kasse diesmal mieten? Wie oft werde ich sie in Zukunft mieten? Hier kann sich der Kaufpreis einer eigenen Kasse oft schnell rentieren.

4) Unabhängiges Arbeiten – teurer Support

Wer sich nicht dauerhaft an ein Kassensystem binden will, möchte oft unabhängig arbeiten. Doch gerade in der Einarbeitungsphase stellen sich oft noch viele technische Fragen, bei denen schnelle Unterstützung gefragt ist. Rechnet die Anbieter-Hotline ihre Hilfestellung nach Minuten ab, kommen schnell hohe Telefonrechnungen zusammen. Wer dagegen länger mit seiner eigenen Kasse vertraut ist, hat weniger Fragebedarf – doch auch hier sollte ein kostenloser Kundensupport im Leistungsumfang inbegriffen sein.

5) Rechtskonformität – Fragezeichen?

Hier solltest Du als Saisonunternehmer nicht nachdenken müssen: Eine gute Mietkasse ist nachweislich rechtskonform und erfüllt alle Vorgaben des Finanzamtes für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Doch es gibt auch eine Möglichkeit, wie Dein eigenes Kassensystem nach den Ruhezeiten sofort wieder auf dem Laufenden ist: Im Gegensatz zu hardwarebasierten Modellen werden cloudbasierte Kassensysteme automatisch aktualisiert. Hier lohnt sich in jedem Fall die Nachfrage beim Kassenanbieter.

Wie bei einem geleasten Auto fallen bei einer Leasing-Kasse monatlich Gebühren an und sobald alle Raten gezahlt sind, geht die Kasse in Deinen Besitz über. Dies ist jedoch nicht ohne Risiko: Falls das Kassensystem sich als nicht praktikabel herausstellt, lässt sich der Kaufvertrag zwar während der Vertragslaufzeit auflösen, allerdings ist dies mit Kosten verbunden. Auch die eingespeicherten Daten bleiben in vielen Fällen nicht zugänglich. Eine Leasingvertrag empfiehlt sich also nur in Kombination mit einer ausführlichen, kostenlosen Testphase und einer Zusicherung auf Datenzugang auch nach Vertragskündigung.

Achtung: Manche Hersteller locken auch mit Gratis-Kassensystemen. Wir haben überprüft, wann Du mit kostenlosen Kassensystemen wirklich sparen kannst.

Hier muss zwischen den Kosten für die Kassenhardware – d. h. die physische Kasse mit Display und Kassenlade – und der Kassensoftware – d. h. dem Betriebssystem – unterschieden werden. Achte ausserdem genau darauf, welche Funktionen und Services im Leistungspaket des Anbieters inbegriffen sind: So kannst Du genau kalkulieren, was sich lohnt.

1) Kostenlos vorab testen

Seriöse Hersteller bieten eine kostenlose Testphase an: Hier kannst Du die enthaltenen Funktionen auf Bedienerfreundlichkeit prüfen. Ausserdem findest Du so heraus, wie schnell Du Dich in das neue System einarbeiten kannst und ob alle für Dich wichtigen Funktionen enthalten sind. Entscheidest Du Dich nach dem Test für den Kauf hast Du zudem den Vorteil, dass alle eingegebenen Daten in den Echtbetrieb übernommen werden – das spart viel Arbeit und Zeit.

2) Hardwarekosten sparen 

Hier gibt es gleich zwei Möglichkeiten, wie Du Kosten sparen kannst. Achte zum einen darauf, ein cloudbasiertes Kassensystem zu erwerben, dass mit Deinen vorhandenen Geräten und ihrem Betriebssystem kompatibel ist. So brauchst Du keine neuen Geräte zu kaufen.

Falls Du Deine vorhandene Hardware noch ergänzen willst – z. B. mit Bondrucker, Scanner oder Kartenlesegerät –, kannst Du auch gebrauchte Geräte erwerben und damit Geld sparen. Achte hier nur darauf, dass sie mit der neuen Kassensoftware kompatibel sind.

3) Softwarekosten planen

Das Abonnement für eine Kassensoftware bieten manche Hersteller für unterschiedliche Zeiträume an. Achte hier darauf, ob der Anbieter unterschiedliche Vertragsintervalle anbietet. Idealerweise gibt es nicht nur die Möglichkeit ein Jahresabonnement zu erwerben, sondern auch eine monatsweise Nutzung. Wichtig: Ein Monatstarif sollte sicherstellen, dass Du bei wechselnden Nutzungszeiten Deine Daten nicht jedes mal aufs Neue eingeben musst.

ready2order bietet neben den Jahresabos auch Monats-Tarife für Saisonunternehmer an.

Das sind Deine Vorteile mit unserem Kassensystem:

• Kostenlos testen: Während der Testphase kannst Du bereits Produkte einpflegen und alle Funktionen testen. Ausserdem gibt es auch später die Möglichkeit, während des Echtbetriebs in den Testmodus zu wechseln, um Funktionen auszutesten – so kannst Du nichts falsch machen. Übrigens: Nach der Testphase bleiben alle angelegten Produkte, Rabatte, Kunden- und Lieferantendaten etc. erhalten. 
• Rechtssicherheit: Sobald Deine Kasse im Echtbetrieb arbeitet, entspricht sie allen Vorgaben einer ordnungsgemässen Kassenführung, die für Steuerberater und Finanzamt wichtig sind. Updates spielen wir cloudbasiert auf und informieren Dich über neue Entwicklungen – Deine Kasse ist also jederzeit auf der sicheren Seite.
• Mit der vorhandenen Hardware arbeiten: ready2order kann auf jedem kompatiblen Endgerät verwendet werden. Du musst also keine neuen Geräte kaufen, sondern kannst einfach vorhandene Smartphones, Tablets oder Laptops nutzen. 
• Einfache Einarbeitung: Besonders bei Saisonbetrieben ist es wichtig, dass die Kasse intuitiv und einfach zu bedienen ist. Dies spart Zeit und Kosten und ist durch die Verwendung von vertrauter Hardware in Verbindung mit einer selbsterklärenden Software sichergestellt.
• Kostenloser Support: Wir sind bei technischen Fragen in unserem Hilfe-Center oder von 8-22 Uhr telefonisch, per Chat und Kontaktformular für Dich da.
• Zuverlässige Datensicherung: Auch wenn Du das Kassensystem nur für einen Monat oder eine Woche nutzt, bleiben alle Daten gespeichert und sind jederzeit nutzbar. Dies hat den Vorteil, dass Du Deine Kasse bei Erwerb eines neuen Monatsabos einfach wie gewohnt in Betrieb nehmen kannst.  
• Starke Statistiken: Du hast auch dann auf die Statistiken Zugriff, wenn Du nicht mehr für die Kasse zahlst. So kannst Du anhand der Vorjahresanalyse z. B. die Warenwirtschaft für Dein Saisongeschäft schon planen, bevor Du Dein neues Abo erwirbst. 

Schneller bei Saisonbetrieb – mit ready2order

Wusstest Du, dass sich das ready2order Jahresabo auch bei weniger als 12 Monaten Betrieb pro Jahr rentieren kann? Genaue Rechenbeispiele und weitere Infos findest Du hier.