Kassenführung: So führst Du das Kassenbuch richtig

Ob Kassenbon, Bareinnahmen oder Quittungen – Unternehmer kennen das: Statt sich allein auf Kund:innen und Produkt zu konzentrieren, wollen Buchführung und Aufzeichnungen sorgsam gepflegt werden. Wir führen kleine Unternehmen ans Thema heran – mit allem, was auf den ersten Blick zu wissen ist. Und das beginnt bei der Kassenführung.

Kassenbuch und Kassenführung sind zwar miteinander verwandt, doch beide Begriffe werden oft verwechselt und sorgen für Unklarheiten. Deshalb werfen wir zur Abgrenzung einen Blick auf die einzelnen Begriffe und klären, wozu das Kassenbuch genutzt wird, und welche Arten von Kassen es gibt:

Die Pflicht zur Kassenbuchführung basiert in der Regel auf dem Artikel 957 OR, in dem der Gesetzgeber Einzelunternehmen sowie generell juristische Personen zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind dann zur Kassenbuchführung verpflichtet, wenn sie

• eine erleichterte Buchhaltung in Form eines Kassenbuchs führen
• und/oder Umsätze in bar erzielt haben 
• und/oder im vorigen Jahr über 500.000 CHF Umsatz gemacht haben

Eine richtige Buchführung heisst, alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens mit korrekten Buchungssätzen zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest.

Jedes Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:

• Anfangsbetrag (Kassenstand)
• Datum der Einnahme oder Ausgabe 
• Belegnummer
• Buchungstext, der die Einnahmequelle oder die Ausgabeart erklärt
• Netto-Betrag und Währung
• Aktueller Kassenstand (Saldo)
• optional: MwSt-Satz, Saldosteuersatz, geschuldete MwSt

Es wird dabei aber nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung du dich letztendlich entscheidest. Hier gibt es zwei Varianten:

• Schriftliche Kassenbuchführung (Excel)
• Digitale Kassenführung

Beide Methoden verlangen eine Aufzeichnung, die vollständig, sowie sachlich und zeitlich zugeordnet ist.

readyInsight: Eine digitale d.h. elektronische Kassenbuchführung erleichtert dir viele Prozesse enorm. Das händische Eintragen des Kassenzählprotokolls fällt komplett weg. Zudem ist die Archivierung um ein Vielfaches leichter.

Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung muss ein Beleg ausgestellt werden. Grundsätzlich gilt: Wenn Geld in oder aus der Kasse fliesst, muss dies festgehalten werden! Jeder Geschäftsvorfall muss also nachvollziehbar, vollständig und richtig sein. Ausserdem dürfen sie nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Das bedeutet, dass es für jede Änderung in der Kasse einen neuen Eintrag geben muss. Um deine Buchhaltung richtig zu führen, darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben; ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenstand.

Desweiteren muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können. Tägliche Einnahmen und Ausgaben müssen zeitgerecht erfasst werden; dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto.

Das OR erlaubt seit 2002 die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher in schriftlicher, elektronischer oder vergleichbarer Form. Zusätzlich verlangt eine Ergänzung zu Art. 957 OR die Führung des Kassenbuches sowie der Geschäftsbücher generell in einem Format, in dem keine Änderungen möglich sind, ohne dass diese später nachvollziehbar sind. 

Die Kassenbuchführung in Excel – meist anhand einer Kassenbuch-Vorlage – war bis vor einigen Jahren noch eine gängige Praxis; davor sogar handschriftliche Buchführung. Letztere ist noch erlaubt: Dafür musst Du eine Kassenbuch-Vorlage (z.B. von Excel) ausdrucken und danach handschriftlich ausfüllen.

Ein Kassenbuch in Excel, bzw. eine Kassenbuchführung als Excel-Tabelle ist nicht mehr erlaubt, weil Zeilen sowie Texte und Beträge hier nicht nachvollziehbar verändert werden können. 

Fazit ist: Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft – und am besten sucht man sich dafür gleich ein Anbieter, der sich den laufenden Veränderungen fristgerecht anpasst!

Um finanzamtkonform zu wirtschaften, müssen Unternehmer also eine geeignete Registrierkasse kaufen. Du investierst damit nämlich nicht nur in die Finanzamt-Tauglichkeit, sondern ersparst Dir mit der richtigen Kasse auch viel Zeit und Sorgen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter. Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu verändern, und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.

Übrigens: Mit der Entwicklung der Digitalisierung bevorzugen immer mehr Menschen die Kartenzahlung. ready2order bietet mehrere Kassengeräte an, je nach Unternehmensart und Bedürfnis. Hier findest du einen Überblick über unsere Hardware.

Wenn Du Dein Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führst, müssen zusätzliche Punkte beachtet werden. 

Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch darf nachträglich nicht veränderbar sein. Darum ist ein Kassenbuch per Excel-Liste beispielsweise nicht empfehlenswert. Wer seine Geschäftsvorfälle noch per Hand erfasst, sollte darauf achten, einen Kugelschreiber oder Füller zu verwenden. 

Zeitnahe Bearbeitung: Jedes Bargeschäft sollte unmittelbar festgehalten werden. Andernfalls kann die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) unterstellen, dass Geschäftsvorfälle unterschlagen oder Vorfälle festgehalten werden, die niemals stattgefunden haben – mit dem Ziel, die eigene Bilanz zu fälschen.

Chronologie: Die ESTV verlangt eine Auflistung aller Buchungen in chronologischer Form.

Einzelaufzeichnungspflicht: In einem Kassenbuch müssen grundsätzlich sämtliche Buchungen einzeln aufgeführt werden.

Verständlichkeit: Ein Kassenbuch muss von einem sachverständigen Dritten verstanden werden können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein.

Sprache: Nach dem Art. 957 A Abs. 5 OR kann das Kassenbuch in einer der Landessprachen oder in Englisch geführt werden.

Eine ordnungsgemässe Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt Dich dabei und nimmt Dir das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparst Du Dir viel Zeit.

Wenn Du Dich nicht selbst damit plagen willst, Deine Buchführung übersichtlich zu halten, hast Du mit ready2order das Kassensystem gefunden, welches die Kassenführung auch ohne Steuerberater vereinfacht und erleichtert!

Kassenbuch führen? Einfach automatisieren!

Keine Lust, Dich mit den Details einer ordnungsgemässen Kassenführung auseinanderzusetzen? Wir bieten ein digitales, hochmodernes Kassenbuch, welches sich nahtlos in Dein ready2order-POS-System integrieren lässt! So kannst Du immer sicherstellen, dass Du...

• Zeit sparst
• weniger Papierkram hast
• immer 100% datensicher arbeitest.