Kassenführung: So führst Du das Kassenbuch richtig
Ob Kassenbon, Bareinnahmen oder Quittungen – Unternehmer kennen das: Statt sich allein auf Kund:innen und Produkt zu konzentrieren, wollen Buchführung und Aufzeichnungen sorgsam gepflegt werden. Wir führen kleine Unternehmen ans Thema heran – mit allem, was auf den ersten Blick zu wissen ist. Und das beginnt bei der Kassenführung.
Was ist ein Kassenbuch? Welche Arten von Kassen gibt es?
Kassenbuch und Kassenführung sind zwar miteinander verwandt, doch beide Begriffe werden oft verwechselt und sorgen für Unklarheiten. Deshalb werfen wir zur Abgrenzung einen Blick auf die einzelnen Begriffe und klären, wozu das Kassenbuch genutzt wird, und welche Arten von Kassen es gibt:
| BEGRIFF | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Kassenbuch | Ein Journal, das die einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig abbildet. In der Praxis sind es digitale Kassenbücher, die alle Vorgänge automatisch aufzeichnen. |
| Registrierkasse | Oftmals synonym mit dem Begriff Kassensystem verwendet; tatsächlich handelt es sich hier in der Regel um ältere Modelle von Aufzeichnungssystemen, die für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen benutzt werden. |
| Offene Ladenkasse | In der Regel wird darunter ein Aufbewahrungsgegenstand (Zigarrenkiste, Geldkassette, Schublade) für Bargeld verstanden, der keine technische Ausstattung hat. |
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht zur Kassenbuchführung basiert in der Regel auf dem Artikel 957 OR, in dem der Gesetzgeber Einzelunternehmen sowie generell juristische Personen zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind dann zur Kassenbuchführung verpflichtet, wenn sie
- eine erleichterte Buchhaltung in Form eines Kassenbuchs führen
- und/oder Umsätze in bar erzielt haben
- und/oder im vorigen Jahr über 500.000 CHF Umsatz gemacht haben
Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Buchführung sicher?
Eine richtige Buchführung heißt, alle Bareinnahmen und Ausgaben innerhalb eines Unternehmens mit korrekten Buchungssätzen zu erfassen. Der Gesetzgeber legt dazu konkrete Anforderungen fest.
Jedes Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:
- Anfangsbetrag (Kassenstand)
- Datum der Einnahme oder Ausgabe
- Belegnummer
- Buchungstext, der die Einnahmequelle oder die Ausgabeart erklärt
- Netto-Betrag und Währung
- Aktueller Kassenstand (Saldo)
- optional: MwSt-Satz, Saldosteuersatz, geschuldete MwSt
Es wird dabei aber nicht vorgeschrieben, für welche Art der Kassenführung du dich letztendlich entscheidest. Hier gibt es zwei Varianten:
- Schriftliche Kassenbuchführung (Excel)
- Digitale Kassenführung
Beide Methoden verlangen eine Aufzeichnung, die vollständig, sowie sachlich und zeitlich zugeordnet ist.
readyInsight: Eine digitale d.h. elektronische Kassenbuchführung erleichtert dir viele Prozesse enorm. Das händische Eintragen des Kassenzählprotokolls fällt komplett weg. Zudem ist die Archivierung um ein Vielfaches leichter.
Keine Buchung ohne Beleg: Mit jedem Eintrag bzw. Buchung muss ein Beleg ausgestellt werden. Grundsätzlich gilt: Wenn Geld in oder aus der Kasse fließt, muss dies festgehalten werden! Jeder Geschäftsvorfall muss also nachvollziehbar, vollständig und richtig sein. Außerdem dürfen sie nachträglich weder geändert noch unkenntlich gemacht werden. Das bedeutet, dass es für jede Änderung in der Kasse einen neuen Eintrag geben muss. Um deine Buchhaltung richtig zu führen, darf es keine leeren Zeilen im Kassenbuch geben; ebenso unzulässig ist ein negativer Kassenstand.
Desweiteren muss der Soll-Bestand immer mit dem Ist-Bestand verglichen werden können. Tägliche Einnahmen und Ausgaben müssen zeitgerecht erfasst werden; dazu zählen auch Einzahlungen von dem Kassensystem auf ein Bankkonto.
Excel-Kassenbücher haben ausgedient
Das OR erlaubt seit 2002 die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher in schriftlicher, elektronischer oder vergleichbarer Form. Zusätzlich verlangt eine Ergänzung zu Art. 957 OR die Führung des Kassenbuches sowie der Geschäftsbücher generell in einem Format, in dem keine Änderungen möglich sind, ohne dass diese später nachvollziehbar sind.
Die Kassenbuchführung in Excel – meist anhand einer Kassenbuch-Vorlage – war bis vor einigen Jahren noch eine gängige Praxis; davor sogar handschriftliche Buchführung. Letztere ist noch erlaubt: Dafür musst Du eine Kassenbuch-Vorlage (z.B. von Excel) ausdrucken und danach handschriftlich ausfüllen.
Ein Kassenbuch in Excel, bzw. eine Kassenbuchführung als Excel-Tabelle ist nicht mehr erlaubt, weil Zeilen sowie Texte und Beträge hier nicht nachvollziehbar verändert werden können.
Fazit ist: Ein digitales Kassenbuch ist die Zukunft – und am besten sucht man sich dafür gleich ein Anbieter, der sich den laufenden Veränderungen fristgerecht anpasst!
Die Kassenbuchführung beginnt mit der richtigen Kasse
Um finanzamtkonform zu wirtschaften, müssen Unternehmer also eine geeignete Kasse kaufen. Du investierst damit nämlich nicht nur in die Finanzamt-Tauglichkeit, sondern ersparst Dir mit der richtigen Kasse auch viel Zeit und Sorgen. Durch die elektronische Speicherung der Daten ist die digitale Registrierkasse transparenter. Ein Kassenbericht im klassischen Sinne ist leicht zu verändern, und deswegen anfälliger für Fehler in der Kassenbuchführung.
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Was sind die Anforderungen an eine elektronische Kassenbuchführung?
Wenn Du Dein Kassenbuch mithilfe einer elektronischen Kasse führst, müssen zusätzliche Punkte beachtet werden.
Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch darf nachträglich nicht veränderbar sein. Darum ist ein Kassenbuch per Excel-Liste beispielsweise nicht empfehlenswert. Wer seine Geschäftsvorfälle noch per Hand erfasst, sollte darauf achten, einen Kugelschreiber oder Füller zu verwenden.
Zeitnahe Bearbeitung: Jedes Bargeschäft sollte unmittelbar festgehalten werden. Andernfalls kann die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) unterstellen, dass Geschäftsvorfälle unterschlagen oder Vorfälle festgehalten werden, die niemals stattgefunden haben – mit dem Ziel, die eigene Bilanz zu fälschen.
Chronologie: Die ESTV verlangt eine Auflistung aller Buchungen in chronologischer Form.
Einzelaufzeichnungspflicht: In einem Kassenbuch müssen grundsätzlich sämtliche Buchungen einzeln aufgeführt werden.
Verständlichkeit: Ein Kassenbuch muss von einem sachverständigen Dritten verstanden werden können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein.
Sprache: Nach dem Art. 957 A Abs. 5 OR kann das Kassenbuch in einer der Landessprachen oder in Englisch geführt werden.
Das Wichtigste zur Kassenführung
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist wichtig, um keine Räume für sogenannte „Hinzuschätzungen“ zu schaffen. Eine elektronische Kasse unterstützt Dich dabei und nimmt Dir das manuelle Führen eines Kassenbuches ab. Damit sparst Du Dir viel Zeit.
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Sabine Amler
Senior Content Manager
Als gelernte Buchhändlerin kennt Sabine beide Seiten der Ladentheke. Dieses Know-how verbindet sie mit langjähriger Erfahrung im Bereich SEO und Marketing.
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