Buchführungspflicht Schweiz: Was muss ich beachten?

Eine ordentliche Buchhaltung ist laut Obligationenrecht (OR) durch drei Faktoren definiert:

• ein Inventar nach Art. 958c Abs. 2 OR
• eine vollständige Bilanz 
• eine Erfolgsrechnung mit sämtlichen Belegen.

In der Schweiz gilt die Pflicht zur Buchhaltung und Rechnungslegung gemäss Obligationenrecht (Art. 957ff.) für folgende Gesellschaften:

• Juristische Personen (AG, GmbH, Kommanditaktiengesellschaften, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen)
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaften), die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 500.000 CHF erreicht haben.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von weniger als 500.000 CHF können auch eine vereinfachte Buchhaltung führen. Diese muss folgende Angaben enthalten: 

• Einnahmen
• Ausgaben
• Vermögenslage (Bilanz)

Die Kassenführung in der Schweiz basiert auf mehreren gesetzlichen Vorgaben:

• Obligationenrecht (OR): Buchführungspflicht für Unternehmen
• Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV):  Genaue Anforderungen zu Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern
• Strafgesetzbuch (StGB), Art. 325: Strafbarkeit mangelhafter Buchführung
• Belegpflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg (Kassenzettel, Rechnung oder Quittung) dokumentiert werden.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Einnahme und Ausgabe muss erfasst werden. Dazu gehören Angaben zu Artikel oder Dienstleistung, Betrag, Umsatzsteuer, Zahlungsart, Datum und Uhrzeit.
• Aufbewahrungspflicht: Alle Kassenunterlagen. Sämtliche Aufzeichnungen, Tagesabschlüsse, Belege und Buchungsinformationen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

Für eine ordnungsgemässe Kassenführung ist außerdem zu beachten:

• Nachvollziehbarkeit: Die Kassenführung muss transparent gestaltet sein, so dass Steuerberatung oder Finanzbehörden alle Geschäftsvorfälle eindeutig nachvollziehen und prüfen können.
• Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden. Alle Korrekturen müssen als solche erkennbar sein.
• Unmittelbarkeit: Alle Bareinnahmen und Barausgaben sollten für eine lückenlose Dokumentation zeitnah und idealerweise am selben Tag ins Kassenbuch übernommen werden.

Die ordnungsgemässe Kassenführung sichert Dein Unternehmen ab. Sie ist nicht nur Pflicht, sondern soll auch als Schutzmechanismus für Dein Unternehmen dienen. Anders gesagt: Wer seine Buchführung im Griff hat, ist vor Nachschätzungen und rechtlichen Konsequenzen deutlich besser geschützt.

Das Finanzamt erlaubt sowohl handgeschriebene Kassenbücher als auch elektronische Kassenbücher, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, jede Bareinnahme und -ausgabe muss

• vollständig
• chronologisch
• nachvollziehbar 
• korrekt

dokumentiert werden.

1. Handschriftliches Kassenbuchführung

Das handschriftliche Kassenbuch ist die klassische Form der Kassenführung. Wichtig dabei ist:

• Du musst alle Einnahmen und Ausgaben einzeln, vollständig und zeitnah eintragen. 
• Jeder Geschäftsvorfall muss durch Belege (Quittung, Kassenzettel, Rechnung) dokumentiert sein.
• Du musst jeden Bargeldzufluss und -abfluss manuell im Kassenbuch erfassen.

Oft wird das handschriftliche Kassenbuch mit einer offenen Ladenkasse kombiniert. Beides eignet sich eher für kleine Betriebe mit überschaubarem Bargeldverkehr. Doch gerade hier achten Prüfer besonders streng auf die Ordnungsmässigkeit.

Das führt zu einem hohen organisatorischen Aufwand, obwohl diese Form der Kassenbuchführung zunächst einfach erscheint:

• Die Tageseinnahmen müssen jederzeit nachvollziehbar sein. 
• Dafür sind regelmässige Kassenstürze nötig, bei denen der tatsächliche Kassenbestand mit den Aufzeichnungen abgeglichen wird. 
• Nach Geschäftsschluss müssen die Tagesberichte zur Nachvollziehbarkeit mit Datum und Unterschrift versehen werden.

2. Softwarebasierte Kassenbuchführung

Ein elektronisches Kassenbuch wird digital geführt:

• als spezielle Kassenbuch-Software 
• Kassenbuch als Bestandteil oder Feature eines elektronischen Kassensystems wie z.B. bei ready2order 

Im digitalen Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle automatisch erfasst, inklusive Produkt, Preis, Umsatzsteuer, Zahlungsart, Datum und Uhrzeit. Belege werden direkt erstellt und revisionssicher gespeichert. 

Voraussetzungen für ein finanzamtkonformes, softwarebasiertes Kassenbuch sind:

• Es darf keine nachträgliche Änderung von Einträgen möglich sein.
• Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg dokumentiert sein (Belegpflicht).

Diese Anforderungen sind streng, können aber durch die Automatisierung leicht eingehalten werden. Außerdem sorgen sie dafür, dass die Aufzeichnungen vom Finanzamt zunächst einmal als korrekt angenommen werden.

Wichtig: Ein Kassenbuch in Excel zu führen ist nicht zulässig, da nachträgliche Änderungen nicht zuverlässig nachvollziehbar sind und das Finanzamt dies nicht anerkennt.

Eine nicht ordnungsgemässe Kassenführung kann schnell zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Folgen führen:

• Nachschätzung der Bareinnahmen durch das Finanzamt mit deutlich höheren Steuerforderungen als bei korrekter Angabe der tatsächlich erzielten Einnahmen

• Säumnis- oder Strafzuschläge

• Strafverfahren bei wiederholten oder schweren Verstössen 

Ist die Kassenführung wiederholt mangelhaft, kannst Du damit sogar die Existenz Deines Unternehmens gefährden. Eine sorgfältige und gesetzeskonforme Kassenführung ist daher nicht nur Pflicht, sondern sorgt für die wirtschaftliche Stabilität Deines Betriebs. 

Und mit einer elektronischen Kasse wie von ready2order erfüllst Du alle Anforderungen quasi nebenbei und immer zuverlässig.