So geht's: Kalkulation in der Gastronomie

Unternehmen gegründet? Gastgewerbeberechtigung eingeholt? Prima. Jetzt ist es Zeit, sich auch über die Preisgestaltung Gedanken zu machen. Denn sie ist entscheidend für die Vermarktung Deines Angebots. Wir erklären, was Preiskalkulation ist und auf welche Faktoren Du achten musst, damit der Gewinn stimmt. Ausserdem stellen wir drei bewährte Preiskalkulations-Methoden vor.

Preiskalkulation ist das Gegenteil von Preisgestaltung nach Bauchgefühl: Hier wird der Endpreis für den Käufer nach Kosten und Marge mithilfe bestimmter Formeln berechnet. Nicht nur in der Gastronomie entscheidet die richtige Preiskalkulation mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung über den Erfolg bzw. Misserfolg des Unternehmens – denn wird hier zu knapp gerechnet, kann ein Unternehmen bankrottgehen, obwohl jeden Tag unzählige Gäste im Haus sind.

• Warenpreis und Warenkosten: Hier handelt es sich um Ausgaben für verwendete Lebensmittel beim Einkauf, Liefer- und Transportkosten sowie Kosten durch Lagerung, Haltbarkeit, Qualitätskontrollen etc. Hier sollte auf die beste Qualität für den geringstmöglichen Preis geachtet werden. Klar vorgegebene Portionsgrösse in der Küche helfen zusätzlich bei der genauen Zielkostenkalkulation, d. h. wie viel Wareneinsatz pro Portion entsteht.
• Gemeinkosten: Sie umfassen alle fixen und variablen Kosten, die während des Betriebes entstehen. Dazu zählen Wasser, Strom, Gas, Wartung und Instandhaltung, Lagerung, Schwund, Reinigung, Pacht- bzw. Mietgebühren (auch z.B. für eine Registrierkasse), Versicherungen, Abschreibung, Leasinggebühren und Marketingausgaben.
• Personalkosten (Lohnkosten): Hier werden u.a. Löhne, Lohnnebenkosten, Urlaubsgeld und Sozialversicherungsabgaben für Service, Küchenkräfte, Buchhaltung, Reinigung sowie Geschäftsführung gelistet.
• Gewinnmarge: Der Gewinn ist für das unternehmerische Wachstum sehr wichtig, da sie Investitionen wie den Kauf von Maschinen und Geräten oder die Eröffnung einer weiteren Filiale sichert. Sie hängt vom jeweiligen Produkt ab: Bei Getränken ist die Marge im Regelfall grösser als bei Speisen.
• Steuern: Die Steuerabfuhr an den Staat darf auf keinen Fall vergessen werden.

Weitere Kriterien, die den Verkaufspreis beeinflussen

• Zahlungsbereitschaft der Kunden (Preissensibilität): Jeder Unternehmer sollte seine Zielgruppe kennen, denn jede Zielgruppe hat unterschiedliche Ansprüche an die Qualität der Speisen. Hat die Zielgruppe höhere Ansprüche, dürfen auch die Preise höher ausfallen. Gleichzeitig darf eine gewisse Preisschwelle – sozusagen der Gewöhnungswert für eine Speise oder ein Getränk – nicht überschritten werden.
• Wahl des Lieferanten (Marktangebot): Die Preise verschiedener Lieferanten sollten ständig verglichen werden. So kannst Du sicherstellen, dass Du die Lebensmittel zu einem optimalen Preis/Leistungsverhältnis einkaufst. Schliesslich gehören Lebensmittel in der Gastronomie zum sog. Umlaufvermögen. Auch sollte darauf geachtet werden, ob die Lieferanten mit sich handeln lassen oder Sonderangebote bzw. Rabatte angeboten werden.
• Saisonale Artikel: Warenpreise können auch aufgrund saisonaler Schwankungen variieren. Hier ist es ratsam, die Speisekarte den Veränderungen anzupassen und die Produkte als Tages- oder Wochenangebot anzubieten. So bietest Du auch ein abwechslungsreiches Angebot, was bei den Gästen gut ankommt.
• Zubereitung: Exklusive und teure Zutaten erhöhen den Verkaufspreis – sind sie immer nötig? Auch die Portionsgrösse spielt eine Rolle. Ausserdem entstehen Verluste bei der Zubereitung (z.B. Kochen, Auftauen, Zuschneiden, Reinigen usw.). Hier muss daher darauf geachtet werden, dass nicht zu viel vom “Rohstoff” verloren geht.
• Haltbarkeit: Gelagerte Warenvorräte und Bestände sollten immer protokolliert werden. So vermeidest Du, dass zum Beispiel verderbliche Artikel verfallen. Mit einem geeigneten Kassensystem kannst Du ausserdem einen Melde- und Sicherheitsbestand als “eiserne Reserve” festlegen. So weisst Du genau, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Menge Du die notwendigen Lebensmittel bestellen musst.

Die genaue Preiskalkulation liefert sehr exakte Ergebnisse, ist aber durch die zahlreichen Faktoren auch anfällig für Fehler. Hier sollte also genau gerechnet und geprüft werden, ob wirklich alles stimmt.

Der Verkaufspreis setzt sich bei der genauen Kalkulation aus fünf unterschiedlichen Preisberechnungen und Kosten zusammen:

• Warenpreis (= Einkaufspreis)
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinnmarge
• Mehrwert-/ Umsatzsteuer

Die Faustformel für die Kalkulation in der Gastronomie lautet hier:

1. Grundpreis = Einkaufspreis + 40% für Lagerung + 30% Gemeinkosten und Eigenkosten + 20% bis 40% kalkulierter Profit = Grundpreis
2. Nettoverkaufspreis = Grundpreis + 17% bis 20% Personalkosten
3. Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis + Mehrwertsteuer

Dies ist die einfachste und schnellste Variante. Vor allem kleine Betriebe verwenden diese schnelle Faustregel. Hier wird von den Branchen-Durchschnittskosten ausgegangen, welche im Unternehmen anfallen:

Verkaufspreis = Materialkosten x 3

Die dreifachen Materialkosten stehen dabei für Warenkosten + Personal/Reinigungskosten + Gewinn. 

Vorteile der schnellen Kalkulation sind Zeitersparnis und Einfachheit, die sie vor allem für Einsteiger besser geeignet macht. Doch die Methode hat auch Nachteile:

• Bei doppelten Portionen verdoppeln sich alle Kostenfaktoren und nicht nur die Warenkosten: Der Kaufreiz für den Kunden ist dagegen grösser, wenn der Preis für z. B. ein kleines Soda von 1,70 Euro bei einem grossen Soda nicht auf 3,40 Euro verdoppelt, sondern z.B. nur auf 2,90 Euro erhöht wird.
• Wichtige Informationen wie Konkurrenz und Standort werden ausser Acht gelassen.

Übrigens: Bei einer Variante der Aufschlagskalkulation wird der Verkaufspreis = Materialkosten x 4 ermittelt. Bevor Du Dich für diese Faustformel und damit für die höhere Gewinnspanne entscheidest, prüfe die Preissensibilität Deiner Kunden: Wenn weniger Leute den höheren Preis zahlen wollen oder können, steigt Dein Gewinn nicht unbedingt.

Im Gegenteil zur zweiten Methode basiert die Mischkalkulation auf den Gegebenheiten des Marktes und nicht auf den Materialkosten: Hier werden geringe Gewinne oder sogar Verluste bei manchen Artikeln durch hohe Gewinne bei anderen Produkten ausgeglichen.

So unterscheidet man in der Mischkalkulation drei Produkttypen:

• Schlüsselartikel: Hohe Qualität zu einem günstigen Preis, um sich von der Konkurrenz abzuheben
• Zugartikel: Besondere Angebote, die Kunden anlocken, aber kaum Gewinn erzielen.
• Kompensationsartikel: Gleichen die Verluste durch normale bis höhere Preise aus.

Um den Mindestpreis zu kalkulieren, werden auch hier die gesamten Kosten zusammengerechnet pro Produkt errechnet. Der jeweilige Aufschlag auf den Warenpreis variiert dann: Beim Bierverkauf sind es z. B. etwa 300%, bei einem Kaffee sogar 700-1.000%.

Wann lohnt sich die Mischkalkulation?

Der gesamte Warenpreis aller Speisen und Getränke sollte grundsätzlich nur in etwa 30% des Gesamtumsatzes ausmachen: Je niedriger die Wareneinsatzquote ist, desto gewinnträchtiger wird verkauft.

Mit der Wareneinsatzquote lässt sich also die Effizienz des Wareneinsatzes messen. Das heisst, Du kannst damit vergleichen, ob sich die anfallenden Kosten für die Herstellung eines Produktes lohnen:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz in Euro (= Einkauf) / Nettoumsatz in Euro (= Verkauf) x 100

Dabei gelten folgende Faustregeln:

• Der Verkaufspreis muss mindestens so hoch sein wie der Deckungsbeitrag.
• Die Speisen mit dem höchsten Gewinn müssen aktiv empfohlen werden.

1. Marktpreise beobachten

Der Marktpreis ist der maximale Preis, welchen der Gast bereit zu zahlen ist. Er wird durch die Nachfrage bestimmt und kann nicht aktiv beeinflusst werden. Je höher der Marktpreis ist, desto grösser ist der Unterschied zum Mindestpreis – und damit der Gewinn. 

Beobachte Deine Konkurrenz, um den Marktpreis in Deiner Umgebung festzustellen. So bekommst Du ein Gefühl für, zu welchen Preisen Deine Speisen und Getränke verkauft werden können.

Kunden haben im Regelfall sogenannte Preisschwellen: Es macht oftmals wenig aus, ob ein Preis 8,50 Euro oder 8,80 Euro beträgt, aber trotzdem hat jeder Gast einen gewissen Preiskatalog von Getränkekosten und Speisen im Kopf, an welchem er sich orientiert.

Unser Tipp: Wenn der Marktpreis kleiner als Dein errechneter Mindestpreis ist, müssen Sparmassnahmen vorgenommen werden, um Gewinn zu erwirtschaften. Eine Möglichkeit ist etwa, die Portionsgrösse zu verkleinern oder Gerichte von der Karte zu streichen, wenn sie zu wenig Gewinn bringen.

2. Beim Wareneinsatz sparen

• Einkaufspreis und Mengen genau überprüfen
• Preise verschiedener Lieferanten vergleichen und nach alternativen Quellen zu günstigeren Preisen suchen
• Regelmässig Lager überprüfen, um Verluste zu vermeiden
• Bei Wareneingang Qualität, Preis und Menge kontrollieren
• Einheitliche Rezepturen, Menge bzw. Grösse der Portion, Gewicht und Einsatz von Lebensmittel festlegen
• Speisekarten auf gewinnbringende Gerichte verkleinern
• Optimale Verwertung von Rohstoffen (Sparsamkeit statt Verschwendung und Entsorgung)
• Fehleinschätzung korrigieren

3. Runden nicht vergessen

Um einen “schöneren” und einheitlichen Verkaufspreis zu erlangen, kannst Du ungerade Beträge runden. Dabei kannst Du Dir entscheiden, ob etwa 10,30 Euro oder 10,50 Euro als besserer Preis für Dich gelten – Deinen Kunden machen die 20 Cent Unterschied vermutlich wenig aus. Dagegen können Beträge auf -,99 Cent schnell als billig angesehen werden. Eine gute Preiskalkulation schafft optimalen Gewinn, überzeugt die Kundschaft bei der Kaufentscheidung und kann darüber hinaus ein wertvoller Baustein im Empfehlungsmarketing sein.

Unser Tipp: Das Kassensystem für Gastronomie von ready2order verwaltet Deine Produkte in einer zentralen Oberfläche. Preise können mit wenigen Klicks angepasst werden – ausserdem kannst Du Funktionen wie voreingestellte Happy Hours nutzen, um Deine Kunden mit günstigen Angeboten zu locken. So schaffst Du eine faire und transparente Preiskalkulation und stärkst das Vertrauen Deiner Gäste.