Registrierkasse 2017: Der ultimative Kassencheck

Registrierkasse 2017: Gastronomen mit Tablet

Seit Mitte Dezember überschlagen sich die Nachrichten über eine Verschärfung der gesetzlichen Regeln zur GoBD und Unternehmen stellen sich zunehmend die Frage, welche Registrierkasse Sie ab 2017 benötigen.

Es gibt die verschiedensten Aussagen darüber, was ab 2017 gilt. In einigen Artikeln wird geschrieben, dass manuelle Registrierkassen nicht mehr zulässig sind und auf jeden Fall auf elektronische Kassensysteme umgestiegen werden müsse. Ältere elektronische Registrierkassenmodelle würden demnach nicht mehr den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und Hersteller elektronischer Kassen könnten erst wieder ab März 2017 liefern können.

Falls Sie schon vollends von den verschiedenen Meldungen verwirrt sind und sich die Frage stellen, welche Neuerungen es nun wirklich bei der Kassenführung zu beachten gibt und wie damit am besten umgegangen werden kann, haben wir hier für Sie die wichtigsten Dinge, die Ihre Registrierkasse ab 2017 können muss, zusammengefasst.

  • es gibt derzeit keine Belegerteilungspflicht
  • offene Ladenkassen sind mit Ausnahmen zulässig
  • ab 2020 müssen Kassen auch in Deutschland manipulationssicher sein

Elektronische Registrierkassen versus Offene Ladenkassen:

Eines vorweg: Eine Pflicht eine Registrierkasse zu führen gibt es derzeit in Deutschland nicht. Die Belegerteilungspflicht gilt aktuell nur in Österreich ab einem Jahresumsatz von 15.000 EURO. Für Deutschland wird sie erst ab 2020 zur Pflicht und ab einem Jahresumsatz von 17.000 EURO

Die Finanzverwaltung hat bereits 2010 eine Kassenrichtlinie für elektronische Kassen aufgestellt. Wer im Besitz einer elektronischen Kasse ist, muss demnach während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (mindestens 10 Jahre) elektronisch erstellte Belege jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Bis Ende 2016 gab es eine Übergangsfrist in der man seine elektronische Kasse umstellen konnte. Mit der GoBD werden die vormaligen GDPdU (“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“) durch eine erneuerte Verwaltungsvorschrift abgelöst mit dem Ziel die Vorschriften an den neusten Stand der Technik anzupassen.

Wer jetzt noch eine Kasse besitzt, die nicht den “Kassenrichtlinien 2010” bzw. der GoBD entspricht, muss bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder zahlen.

Anforderungen an offene Ladenkassen ab 1. Januar 2017

Falls Sie noch eine manuelle Kasse haben, die sogenannte offene Ladenkasse, jedoch nicht sicher sind, ob diese den Anforderungen entspricht, haben wir für Sie im Folgenden eine Liste erstellt, worauf Sie achten müssen, damit Sie einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen können.

Eine Ausnahme stellen in Deutschland sogenannte offene Ladenkassen dar. Wenn Sie eine Bargeldkasse führen, müssen Sie auch jetzt nicht auf eine elektronische Registrierkasse umsteigen. Wer jetzt jedoch glaubt, dass offene Ladenkassen von allen gesetzlichen Vorgaben ausgenommen ist, irrt.  Wer eine offene Ladenkasse führt, muss jeden Tag ein Kassensturz-Protokoll mit Zählliste (Art und Anzahl der Münzen und Scheine) erstellen, unterzeichnen und aufbewahren. Die Tageseinnahmen müssen dabei folgendermaßen ermittelt werden.

  • Kassenendbestand zählen
  • Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
  • Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen
  • elektronisch aufgezeichneten Daten müssen bis zu 10 Jahre digital aufbewahrt werden

Die Nachteile der offenen Ladenkasse liegen auf der Hand: man muss alles manuell machen und man ist einer stärkeren Überprüfung durch das Finanzamt ausgesetzt. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management – und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit abnehmen.

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Anforderungen an elektronische Kassen

Die Führung einer elektronischen Registrierkasse ist von der Gesetzgebung nicht vorgeschrieben. Wer jedoch eine Registrierkasse verwendet, muss damit bestimme gesetzliche Anforderungen erfüllen. Neben den “Kassenrichtlinien 2010” stellt die GoBD ab 01 Jänner 2017 neue Grundsätze an Ihre Kassenführung. Elektronische Registrierkassen müssen seit 2017 folgende Daten und Unterlagen archivieren:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons (Kassenabschlussbeleg mit fortlaufender “Z-Nummer” und etwaigen Stornobuchungen)
  • Organisationsunterlagen die zur Registrierkasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis)
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw.
  • alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung
  • Kalkulationsgrundlagen
  • Manipulationssicherheit (einzelne, vollständige, unverdichtete, unveränderbare und geordnete Grundaufzeichnungen auf einem Speichermedium)

Ganz wichtig: Alle elektronisch aufgezeichneten Daten müssen bis zu 10 Jahre digital aufbewahrt werden können. Dazu zählen auch Fehlbons, die Sie auf keinen Fall wegwerfen dürfen, da sonst die Nummerierungskette der Bons unterbrochen wird. Ältere Kassen tun sich hierbei schon schwer. Hier lohnt es sich unbedingt eine Kopie der Daten auf einem externen Speichermedium anzulegen!

Was ist die GoBD?

Was bedeutet das für Gastronomen, Einzelhändler & Co. ?

Mit dem Ende der Übergangsfrist am 2020 müssen Unternehmer ihre Kassen auf ein manipulationssicheres System umgestellt haben. Zudem muss auf folgende Dinge geachtet werden:

Alte Registrierkassen aufrüsten ab 2017: Mit dem 01 Januar 2017 muss die Registrierkasse in der Lage sein, Daten bis 10 Jahre zu speichern. Erfüllt die Kasse alle technischen Anforderungen nicht, muss diese aufgerüstet werden oder eine neue angeschafft werden.

Technische Sicherheitseinrichtung ab 2020: Damit Sie sicherstellen, dass Ihre Kasse manipulationssicher ist, benötigen Sie bei anderen Anbietern zusätzliche Hardware. Bei ready2order ist die Verkettung der Barumsätze dank einer Cloud-Signatur gelöst. Das beudetet für Sie keine Kosten für zusätzliche Hardware aufbringen müssen.

Bonausgabe ab 2020: In Österreich bereits gang und gebe und jetzt auch hier in Deutschland: Bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme, muss jeder Kunde mit einem Bon den Laden verlassen.

Kassennachschau ab 2018: Wer sich mit der Anschaffung noch Zeit lassen will, sollte nicht zulange warten. Bereits Anfang 2018 wird es vermehrt zu unangekündigten Kassennachschaun kommen. Wir haben hier bereits die wichtigsten Punkte zur Kassennachschau zusammengefasst.

Neue Registrierkasse – 3 Schritte, die Sie jetzt machen müssen

Gastronomen, Einzelhändler & Co. müssen in Zukunft mit noch härteren Regelungen für die Registrierkasse rechnen. Aber keine Sorge: Mit ready2order sind Sie immer GoBD-konform und erfüllen sowohl die GoBD als auch alle weiteren gesetzlichen Vorgaben, die es in Zukunft geben wird. Wer sich nach all den Gesetzestexten noch nicht sicher ist, hat hier noch einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  1. Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes System aufgerüstet werden muss und erkundigen Sie sich, ob Sie mit Ihrer derzeitigen Registrierkasse die gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 erfüllen oder ob Sie eine neue Kasse kaufen müssen. Neben der GoBD-Konformitiät ist auch eine Manipulationssicherheit der Kassen zu gewährleisten.
  2. Informieren Sie sich zur Kassennachschau bereits im Vorhinein und seien Sie für die nächste Finanzkontrolle bestens gewappnet. Wir haben für Sie eine Checkliste zur Kassennachschau mit den wichtigsten Punkten bei einer Betriebsprüfung.
  3. Lassen Sie sich beraten und finden Sie heraus, wie Sie am besten die Anforderungen an die Registrierkassen erfüllen und wo Ihnen Registrierkassen Ihren Arbeitsalltag noch erleichtern können. Jetzt persönlichen Beratungstermin vereinbaren.

Wir empfehlen Ihnen sich jetzt mit dem Thema zu befassen, da seit 1.1.2017 die Übergangsphase vorbei ist und vermehrt Kontrollen ins Haus stehen.  Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre aktuelle Kasse GoBD-konform ist und den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht? Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder unserem Team beraten.

Kommentare zu (2)

  1. Danke für dies FAQ der neuen Gesetzeslage für Kassensysteme Einzelhandel. Sicherlich nützt dieser Artikel vielen Unternehmern.

    Gansenmühler, 29 . 03 . 2017 - 22:54

    1. Vielen Dank für den positiven Kommentar! Wir werden auch in Zukunft über gesetzliche Neuerungen in Deutschland berichten und Sie auf dem Laufenden halten.
      Herzliche Grüße,
      Ihr ready2order-Team

      sylviafeller, 31 . 03 . 2017 - 13:24

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