Registrierkasse 2017 & 2018: Der ultimative Kassencheck

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Mit der Einführung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) am 1. April 2017 überschlugen sich die Nachrichten über die Verschärfung der gesetzlichen Regeln zur Registrierkassenpflicht in Österreich. Gastronomen, Einzelhändler & Co. stellen sich zunehmend die Frage, welche Registrierkasse Sie ab dem 01.04.2017 benötigen und welche Kasse auch für die Zukunft die Richtige ist.

Und das aus gutem Grund: Wer nicht aufpasst und keine ordnungsgemäße Registrierkasse führt, muss mit Bußgeldern von bis zu 5.000 EURO rechnen. Verstöße gegen diese Regelung wurden 2017 in jedem fünften Unternehmen gefunden.

Seit 2017 muss bei der Wahl des richtigen Kassensystems einiges beachtet werden. Diese Anforderungen haben sich seit 2018 nicht geändert. Neben den gesetzlichen Voraussetzungen vom Österreichischen Bundesministeriums für Finanzen und den Kosten der Registrierkassen, spielen natürlich auch die branchenspezifischen Funktionen eine entscheidende Rolle bei der Wahl des richtigen Systems.

Falls Sie sich die Frage stellen, was denn eine Registrierkasse seit 2018 können muss, um die Kassenpflicht zu erfüllen und welche Neuerungen es bei der Kassenbuchführung zu beachten gilt, haben wir hier für Sie die wichtigsten Dinge zusammengefasst.

Tipp: Machen Sie sich keine Sorgen um die gesetzlichen Anforderungen an Registrierkassen und testen Sie finanzamtkonforme Registrierkasse kostenlos.

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Registrierkasse 2017: Das sind die Anforderungen

  • Registrierkassenpflicht: Jeder Barumsatz muss von einem elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert und Daten mindestens bis 7 Jahre gespeichert werden; gültig seit 01. Mai 2016
  • Belegerteilungspflicht: Bei Barzahlungen ist ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen; gültig seit 01. Mai 2016
  • Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV): Belege müssen zum Zweck des Manipulationsschutzes über eine technische Sicherheitseinrichtung signiert und mit einem QR Code ausgestattet werden; gültig seit 01. April 2017

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht auf den Punkt gebracht

Eines vorweg: Die Pflicht eine Registrierkasse zu führen gibt es in Österreich seit 2016. Die Belegerteilungspflicht gilt in Österreich ab einem Jahresumsatz von 15.000 EURO und einem Barumsatz von jährlich 7.500 Euro. Barumsätze umfassen dabei nicht nur Bargeld, sondern auch Zahlungen mit elektronischen Zahlungsmitteln wie Kredit- und Bankomatkarten. Dabei müssen auf Belegen folgende Informationen stehen:

  • Name des Unternehmens
  • fortlaufende Nummer für die Identifizierung des Rechnungsumsatzes
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. der Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung

NEU: Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)

Mit dem Inkrafttreten der RKSV ab dem 01.04.2017 müssen Unternehmer ihre Kassen auf ein manipulationssicheres System umgestellt haben. Registrierkassen müssen daher mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung kann durch eine Signaturkarte oder cloudbasiert umgesetzt werden. Die Vorteile der cloudbasierten Sicherheitseinrichtung liegen auf der Hand: Hier ist weder zusätzliche Hardware notwendig und damit entfallen auch Hardwarekosten und Lieferzeiten.

Die cloudbasierte Sicherheitseinrichtung (HSM) ist besonders sicher, da sie unabhängig von Hardwarefehlern oder Abnutzung ist. Und Besonders für diejenigen, die sich noch nicht um die Sicherheitseinrichtung ihrer Registrierkasse gekümmert haben, bietet ready2order eine besonders schnelle und einfach Lösung mit der cloudbasierten Sicherheitseinrichtung. Mit wenigen Klicks können Sie das Sicherheitszertifikat bestellen und auch die Anmeldung bei FinanzOnline von ready2order erledigen lassen. Rüsten Sie Ihre Registrierkasse noch schnell auf, bevor Sie von der Finanzkontrolle überprüft werden.

Markus Seidl, Geschäftsführer und Steuerberater bei  ECOVIS Austria Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft empfiehlt im Interview: „…wo es möglich ist, auf Automatisierung zurückzugreifen. Der Vorteil ist ganz klar die automatisierte Kommunikation zwischen Kassensystem und FinanzOnline.

Wie sieht eine gesetzeskonforme Registrierkasse für 2017 & 2018 aus?

Um den Manipulationsschutz zu gewährleisten  müssen seit April 2017 Belege auch folgende Elemente vorweisen:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

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Neue Registrierkasse kaufen oder die Alte aufrüsten?

Wenn Sie sich fragen, ob Sie Ihre alte Registrierkasse noch aufrüsten sollen oder gleich auf eine neue Registrierkasse umsteigen, nehmen Sie sich eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung vor: Lässt sich die Registrierkasse überhaupt noch aufrüsten? Liegen die Kosten für Aufrüstung und Neuprogrammierung unter der Anschaffung einer modernen cloudbasierten Variante? Lassen sich Produkte, Preise und Steuersätze einfach selbst anlegen? Sind die Daten auch bei einem Diebstahl gesichert und abrufbar? Bietet meine alte Registrierkasse einen Mehrwert, wie automatische Übertragung der Daten an den Steuerberater, Umsatzstatistiken, Kassenjournal, Lagerverwaltung und nimmt sie mir im Alltag einen Teil der Arbeit ab?

Falls Sie diese Fragen mit Nein beantworten mussten, wird es Zeit für eine moderne und einfachere Registrierkasse, die zumeist auch in der Anschaffung günstiger als herkömmliche Kassen ist.

3 Schritte, die Sie jetzt machen müssen

  • Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes System aufgerüstet werden kann und erkundigen Sie sich, ob Sie mit Ihrer derzeitigen Registrierkasse die gesetzlichen Anforderungen vom 1. April 2017 erfüllen oder ob Sie eine neue Registrierkasse kaufen müssen, die RKSV-konform ist. Die Registrierkassenpflicht alleine zu erfüllen, reicht nicht mehr aus.
  • Informieren Sie sich über eine Finanzkontrolle bereits im Vorhinein und seien Sie bestens gewappnet. Wir haben für Sie eine Checkliste für die Kassennachschau zusammengestellt mit den wichtigsten Punkten bei einer Betriebsprüfung.
  • Lassen Sie sich beraten und finden Sie heraus, wie Sie am besten die Anforderungen an Registrierkassen erfüllen und wo Ihnen die Registrierkasse Ihren Arbeitsalltag noch erleichtern kann. Jetzt persönlichen Beratungstermin vereinbaren.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre aktuelle Kasse RKSV-konform ist und den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht? Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder unserem Team beraten.

Eine einfache, finanzkonforme und flexible Variante ist die mobile All-in-One Registrierkasse, die Software und Hardware in einem Gerät vereint.

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Über den Autor
Christoph Schachner
Christoph Schachner
Christoph ist ein studierter Spezialist für digitales Marketing und Growth Marketing.

Kommentare (1)

  1. Super informativ und deckt alle Bereiche ab, die mich interessiert haben. Teste die Kasse jetzt schon seit 7 Tagen und bin von der Registrierkassenlösung echt begeistert.

    Weiterhin viel Erfolg!

    manuel, 04 . 01 . 2018 - 11:48

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