Achtung Finanzkontrolle! Was Sie bei einer Kassennachschau beachten müssen.

Tips & Tricks zur Kassennachschau um einer Finanzprüfung gelassen entgegenzusehen.

Seit 1.1.2016 gilt sie und mit 1.4.2017 wird sie um den Manipulationsschutz erweitert: Die Registrierkassenpflicht bedeutet für viele Unternehmer eine neue Herausforderung und ein Härtetest für ihre Kassen. Wenn ein Unternehmen keine finanzamtkonforme Registrierkasse führt, aber die vorgeschriebenen Grenzbeträge überschreitet, kann es teuer werden.

Schon seit Oktober führt das Finanzamt vermehrt Kassennachschauen durch und verhängt Strafen, wenn die vorgeschriebenen Grenzbeträge (Gesamtumsatz von € 15.000 und davon der Barumsatz € 7.500) überschritten werden. Wenn Sie bereits über eine finanzkonforme Registrierkasse verfügen, haben Sie schon einen Teil der Prüfung erfolgreich gemeistert. Wir haben die wichtigsten Infos zur Finanzprüfung zusammengefasst, damit Sie einer Finanzkontrolle gelassen entgegensehen können.

“Die Rechnung bitte”: Ablauf der Betriebsprüfung

Grundsätzlich läuft es immer ähnlich ab. Mitarbeiter der Finanzpolizei geben sich als Kunden aus und überprüfen, ob alle wichtigen Daten vollständig und richtig dokumentiert werden. Außerdem werden grundsätzliche Fragen zum Betrieb gestellt, wie zum Beispiel über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter und wer für die Registrierkasse zuständig ist. Hier ist es von Vorteil, wenn man sich darüber bereits im Vorhinein Gedanken gemacht hat und auf solche Fragen vorbereitet ist. Nach diesem allgemeinen Überblick können einige Testläufe von Ihnen verlangt werden, die im Anschluss anhand der Kassennachschau überprüft werden, ob diese auch vollständig im Journal erfasst wurden.

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Kassenjournal Download

Am Ende der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll darüber, wie Sie bei der Überprüfung abgeschnitten haben. Dieses sollten Sie zum Nachweis aufbewahren.

Damit Sie Ihre Kassennachschau erfolgreich meistern, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für die Betriebsprüfung erstellt.

  1. Bleiben Sie in erster Linie freundlich und suchen Sie einen Raum, wo Sie ungestört den Ablauf des Verfahrens klären können.
  2. Definieren Sie vorab eine Person, die Zugang zu den wichtigen Dokumenten hat und durch den Betrieb führen kann. Sollten Sie nichts mit der Registrierkasse zu tun haben, bitten Sie rechtzeitig eine Person her, die sich damit auskennt.
  3. Haben Sie alle relevanten Unterlagen bereit? Dazu zählen sowohl Personalinformationen (Anmeldung beim Unternehmen und Ausweis, technische Daten zur Registrierkasse, eine Bestätigung zur Erfüllung der RKSV und abgaberechtlich relevante Unterlagen, wie z.B. Journal- und Auswertungsdaten).
  4. Wenn es gefordert wird, soll die informierte Vertretung Programmierungen an der Kasse vornehmen können, um Themen wie Manipulationssicherheit zu beweisen.
  5. Lassen Sie sich einen Beleg über die Kassennachschau ausstellen.

Damit Sie sich bereits vorab über die wichtigsten Punkte bei der Finanzkontrolle informieren können, erhalten Sie vom BMF eine Checkliste zur Musterprüfung.

RKSV, Manipulationsschutz & Co. Anforderungen an die richtige Registrierkasse

Registrierkassen sind an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden und müssen eine Reihe wichtiger Funktionen erfüllen, um dem österreichischen Gesetz zu entsprechen. Zu den wichtigsten technischen Faktoren gehören seit 1.5.2016:

  • laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (Einzelaufzeichnung)
  • Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als € 15.000 Umsatz und davon € 7.500 Bareinnahmen.
  • Belegerteilungspflicht § 132a BAO.

Mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) kommen ab dem 1.4.2017 gemäß § 5 Abs. 1 RKSV folgende Anforderungen hinzu:

  • Manipulationsschutz § 131b Abs. 2 (alle Rechnungen müssen elektronisch signiert und mit einem Text- oder QR-Code auf dem Beleg versehen sein).

Moderne und gesetzeskonforme Registrierkassen erfüllen diese Anforderungen und helfen Ihnen dabei, nicht nur die Verordnungen zu erfüllen, sondern bieten Ihnen zusätzlich viele nützliche Funktionen. ready2order stellt Ihnen neben den Journaldaten eine Lagerbestandsaufnahme, Umsatzanalysen und einen kostenlosen telefonischen Support zur Verfügung und macht für Sie aus einer notwendigen Umstellung einen Gewinn für Ihren Geschäftsalltag.

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